LAVORO DI GRUPPO

Quando il tempo è d'ostacolo

Quasi tutte le aziende enfatizzano il lavoro di gruppo come modello operativo vincente sul mercato, ma la realtà spesso si rivela differente. La bibliografia e le pubblicazioni in materia non mancano, si sprecano le tesi su come creare e gestire un gruppo di lavoro, la psicologia del gruppo, ecc.

Non una mera esecuzione degli ordini

La realtà, però, si discosta notevolmente dalla teoria. Nella maggior parte dei casi, nelle aziende si lavora da soli, facendo unicamente leva sulle abilità e competenze del singolo. Frequentemente, l’azienda identifica erroneamente il lavoro di gruppo con l’esecuzione degli ordini, e con la partecipazione a riunioni, metodi spesso finalizzati all’adozione di una linea d’azione precedentemente approvata e sostenuta dal top management. Di fatto, dunque, si tratta di un lavoro di gruppo mascherato e pilotato in base ad un preciso disegno precostituito.

Quando il tempo è d’ostacolo

Le aziende in cui si lavora realmente in gruppo sono poche. Con le frequenti riduzioni delle risorse umane, spesso in azienda ci sono persone che devono lavorare doppiamente, per sostituire risorse «tagliate».  In una situazione del genere, non c’è tempo per lavorare in gruppo: l’individuo deve risolvere problemi, essere operativo, efficace ed efficiente. In sintesi, in azienda prevale un individualismo mascherato da finto lavoro di gruppo. Dunque, in molte imprese non si sa nemmeno lontanamente cosa sia lavorare in gruppo e spesso si dimentica la cosa principale: ossia, che l’azienda, il reparto, la divisione o il dipartimento sono un gruppo, e in quanto tale dovrebbero far sorgere fra le persone delle relazioni e dei rapporti per facilitare l’interscambio di opinioni, mezzi, idee e strumenti. Per tutto questo, spesso non c’è né tempo, né spazio!

L'azienda, gruppo di lavoro

Fatta questa premessa, è necessario ora verificare perché è opportuno lavorare in gruppo.  La relazione è la seguente: azienda = organizzazione = gruppi o più sottogruppi di lavoro.

Si imparano le dinamiche di gruppo negli istituti superiori e nelle università, ma la sensazione è che una volta che gli studenti abbandonano tale status per entrare nel mondo del lavoro, abbandonano anche tali regole tanto faticosamente apprese per adeguarsi e adattarsi ai nuovi schemi di lavoro.

Meglio due teste che una sola

Le aziende, in un contesto competitivo e dinamico, devono affrontare sempre nuove sfide; è evidente allora che due teste che pensano contemporaneamente sono sempre migliori di una. Le organizzazioni devono affrontare continuamente nuovi problemi ed essere sempre più competitive e vincenti in un mercato in costante mutamento. Considerando questo aspetto, il lavoro di gruppo è quello che in teoria dovrebbe riuscire meglio ad ottimizzare le competenze richieste. Infatti, le risorse eccellono in alcune aree e sono carenti in altre. Il lavoro di gruppo fa emergere, accanto alle competenze tecniche di cui ognuno dispone, anche le competenze sociali e relazionali. Se si tiene conto della tassonomia delle competenze, ognuno di noi ricopre al meglio alcune aree, esprimendo delle potenzialità specifiche, risultando invece meno idoneo in altre. I gruppi possono essere di piccole o di grandi dimensioni. Sembra che quelli di piccole dimensioni siano più efficienti nel raggiungimento dei risultati specifici. Si riscontra, infatti, maggiore impegno e concentrazione nella risoluzione del problema o nel perseguimento dell’obiettivo.

Così si colmano le reciproche lacune

Il lavoro di gruppo consente di perseguire un cambiamento, che non si pone come risultato di un singolo individuo, bensì di un gruppo che insieme lavora, apportando un know-how specifico e giungendo a determinare un risultato ed un lavoro comune. Se il gruppo è aperto, nuove risorse potranno inserirsi con facilità e integrarsi in esso senza alcun problema, operando con creatività, produttività, efficienza ed efficacia. Nell’ambito del team o gruppo di lavoro, si ha un costante transfer o scambio di conoscenze e di competenze, tale da integrare le reciproche lacune in alcune aree non solo tecniche, ma anche comportamentali, come la flessibilità, la dinamicità, ecc., che rappresentano i nuovi canali con cui si possono espandere le conoscenze. Sicuramente, nell’ambito del gruppo c’è anche un processo di negoziazione e di interdipendenza positiva, ossia una relazione indispensabile fra i partecipanti al gruppo.

Sostenersi a vicenda

Cosa significa cooperare? Letteralmente, significa lavorare insieme per raggiungere obiettivi comuni: ogni individuo cerca di perseguire dei risultati che vanno, oltreché a suo vantaggio, anche a beneficio di tutti gli altri individui. La cooperazione e esattamente l'opposto della competizione, dove gli individui sono posti gli uni contro gli altri. Nell'ambito del gruppo, bisogna saper incoraggiare, fornire sostegno, chiarire, illustrare, osservare i comportamenti, ma anche criticare, sintetizzare, sviluppare e motivare. Infatti, hanno un elevato impatto sociale: conoscenza e fiducia reciproca, comunicazione chiara e precisa, accettazione e sostegno reciproci, costruttiva risoluzione dei conflitti.

Gli assessment

Il lavoro di gruppo genera creatività e dà origine a legami affettivi e di solidarietà che diventano uno degli asset di riferimento. Un gruppo deve sempre far emergere le differenze e divergenze al suo interno, ma deve essere in grado di interagire socialmente e creare delle interdipendenze per superare gli eventuali ostacoli. Ogni gruppo deve essere in grado di raggiungere un suo scopo e gli individui al suo interno devono essere messi nella condizione di esercitare il proprio ruolo. Spesso, dalle attività di assessment emerge che molti individui nell’ambito di gruppi di lavoro non prendono la parola per esprimere il proprio contributo, oppure, pur condividendo interiormente certi risultati, adottano delle tattiche che di fatto sono esattamente opposte. Nell’ambito del gruppo, dunque, ognuno assume un certo ruolo, che deve essere esercitato con consapevolezza, ma anche con naturalezza.

Quando l'obiettivo è comune

Nel lavoro di gruppo, si scambiano le informazioni, i dati e le esperienze per risolvere un problema comune: si opera, dunque, nell’ambito di un costante flusso che premia l’interattività delle relazioni. La collocazione ottimale nel lavoro di gruppo è quella a cerchio, perché favorisce il coinvolgimento di tutti e facilita la disposizione ad impegnarsi per raggiungere un risultato comune. Inoltre, tutti possono osservare tutto e tutti.

Dinamica di gruppo

Se costituire un gruppo è semplice, riuscire a generare buoni risultati è ben più difficoltoso, così come per la stessa attività di gestione. Alcuni fattori da monitorare riguardano il disinteresse, la deresponsabilizzazione e la rivalità: è più semplice lasciar fare agli altri, rinunciando a mettersi in competizione. La dinamica di gruppo è il fattore vivente e vincente del gruppo. Se muta, fa cambiare anche gli stessi risultati e l’orientamento generale. Infatti, il cambiamento nelle dinamiche può essere positivo o negativo, così come le relazioni fra gli individui possono essere positive, quanto negative. Nel gruppo si devono superare conflitti individuali per porre in comune le caratteristiche positive che ogni individuo possiede. Infatti, diventa naturale che ognuno assuma un certo ruolo.

Ascoltare le opinioni altrui

Nell’ambito del lavoro di gruppo, occorre stare sempre attenti a cosa e come si discute: non bisogna mai ledere i diritti altrui, né utilizzare comportamenti scorretti verso gli altri componenti. Dunque, vanno sempre considerate le opinioni degli altri; ognuno deve ascoltare senza giudicare a priori.

Accettare le critiche

Occorre essere pronti al confronto, a subire critiche, ecc.. Alla base, ci deve essere abilità di comprensione, ossia la capacità di realizzare insieme agli altri un percorso per raggiungere un obiettivo. Nell’ambito del gruppo, bisogna avere capacità di osservazione: occorre fare attenzione ai modi di comunicare.

Controllare le emozioni

Non va sottovalutata la necessità di controllare le emozioni e gli eventuali contrasti emergenti. Una delle abilità è anche quella dell’incoraggiamento. Il coraggio è relativo alla fiducia in sé e alla capacità di affrontare situazioni non prevedibili.

Così emergono le diverse personalità

Dunque, devono emergere le più diverse personalità: il pragmatico, il concreto, l’attivo, il creativo ecc. e devono risultare minimi i sentimenti di invidia, impotenza, diffidenza. Molte persone sono in grado di lavorare con efficienza nelle relazioni duali, ma poco profittevolmente in quelle allargate, perché non riescono a superare lo scontro diretto con le differenti personalità.

Eliminare i rivali?

Molti ritengono che, nell’ambito del gruppo, sia preferibile eliminare i rivali, anziché pensare che possano servire a raggiungere un obiettivo comune. I neoassunti si uniformano immediatamente al comportamento aziendale di ipercompetizione, che riduce drasticamente il livello di interazione fra gli individui. Questo implica la presenza di abilità e che, comunque, devono essere difese passando dal saper al saper fare; ben più difficile, però, è passare al saper essere.

«Vi dico cosa fare e voi eseguite!»

Purtroppo, quanto detto finora indica le dinamiche auspicabili. Il metodo di lavoro di gruppo ora in auge è quello di «vi dico cosa c’è da fare e voi eseguite!». Si fanno riunioni e incontri che servono solamente a smistare delle attività che, comunque, verranno svolte in base ad un approccio individualizzato e senza confronto, se non di tipo informale, fra due individui, nei casi più estremi.

L’importanza del leader

Nell’ambito del gruppo, deve emergere la leadership, ma non la gestione del potere. Ad esempio, i giovanissimi in azienda tentano di emulare i comportamenti negativi dei propri responsabili per spirito di identificazione. Nell’ambito del gruppo, è pertanto fondamentale la posizione del leader.  Il leader non è imposto, ma emerge naturalmente nell’ambito del gruppo per doti naturali. Inoltre, bisogna stare attenti al livello di autorità: un gruppo funziona quando si autodisciplina e l’autorità imposta riduce i livelli di discrezionalità. Il leader nasce dal gruppo e non viceversa, ossia il leader fa il gruppo, ed è quello che possiede le migliori caratteristiche per realizzare il progetto che si intende perseguire o meno.

I gruppi

I gruppi possono essere diversi per età ed obiettivi. In un gruppo, non è possibile che si verifichi l’assoluta indipendenza, poiché fra gli individui sorge anche un minimo di rapporto in base al quale ci si influenzerà reciprocamente, generando, dunque, interdipendenza. I gruppi più efficienti sono quelli che variano da 6 fino a un massimo di 10 partecipanti. Il lavoro di gruppo è il lavoro di squadra, in cui i membri devono rivolgersi l’uno all’altro per aiutarsi, scambiarsi opinioni, percependo così il senso dell’unità di gruppo.

Attenzione a non «bruciarsi»!

Quando un individuo ci impone costantemente cosa fare, diveniamo vittime di quello che si chiama «bruciarsi»: ci si consuma attendendo unicamente la fine del mese per la ricompensa, rinunciando completamente alla creatività e ad avere un atteggiamento propositivo. Non dimentichiamo che anche la burocrazia riduce il lavoro di squadra e di gruppo e la sua stessa efficienza!

Esempio di «gruppo»: la famiglia

L’esempio più noto di gruppo è sicuramente rappresentato dalla famiglia, anche se in questo ambito i genitori rappresentano l’autorità e, generalmente, può valere il principio «qui vige la democrazia, ma, mi raccomando, alla fine fate quello che diciamo noi genitori!». Nel gruppo, le interazioni sono frequenti: anche una semplice postura indica un messaggio ed è sinonimo di interazione.

La sfera motivazionale

Tutti i gruppi rappresentano anche una dimensione cognitiva, nel senso che insieme si apprende, ci si informa, ci si aggiorna e si scambiano informazioni e dati. Infatti, il presupposto è che fra gli individui vi sia un costante interscambio. In questo ambito, la dinamica del gruppo attiene alla sfera motivazionale, al sostenersi e condizionarsi reciprocamente. Infine, la tensione in questo contesto genera la motivazione al cambiamento, all’apprendimento, alla crescita, che deve essere vissuta positivamente. È la tensione positiva che ci porta ad individuare le soluzioni alle differenti problematiche. Essa va diffusa e tutti ne devono essere coinvolti per generare positivi risultati.

Le minoranze

Nell’ambito del gruppo, emergono sempre delle minoranze, il cui pensiero, se non accettato, può condurre ad una rigidità o ad una relazione antagonistica.  Bisogna dunque accettare le persone diverse e ridurre le ostilità. Nei gruppi ristretti, emergono facilmente le possibilità di interazione, anche gratificanti e protratte senza particolari sforzi. Quanto più vicine sono queste persone, tanto più semplice sarà interagire. Nell’ambito del gruppo, possono anche sorgere fattori come l’ammirazione, il sostegno del ruolo e dei valori.

Perchè lavorare in gruppo

Se ci interroghiamo sul perché lavorare in gruppo, la risposta potrebbe essere: perché si hanno più cervelli che operano in comune per trovare una soluzione a un lavoro comune.  Tutti, all’interno di un’azienda, fanno parte di un gruppo ben più ampio. Spesso, la competizione fra i vari sottogruppi viene promossa tacitamente, e anche inconsapevolmente, ponendo le risorse le une contro le altre.  All’opposto, c’è l’individualismo. L’interdipendenza presuppone che, quando un soggetto ha successo, anche l’altra risorsa lo ha, e così è per tutto il gruppo. Lavorare insieme significa avere fiducia nel gruppo. Questo non vuol dire che nell’ambito del gruppo non ci siano discussioni, anzi possono essere anche vivaci, ma non aggressive, in base ad un rapporto sconfitta/vittoria per mettere in luce diversità e creare nuovi approcci e nuove idee. Alla fine, emerge comunque anche un processo di valutazione. Lavorare in gruppo significa apprendere ed imparare nuovi linguaggi e idee che nascono dal confronto. Questo significa che si dovrebbe infondere una buona stima di sé a tutti i partecipanti, perché spesso possono aver subito umiliazioni o vessazioni in altri contesti lavorativi. Lavorare in gruppo incoraggia la possibilità di perseguire il successo, aiuta ad avere una migliore reazione in caso di insuccesso ed una maggiore fiducia in se stessi.

Cooperare, non competere

La competizione è meno efficace della cooperazione. La competizione promuove l’ansia e interferisce nelle prestazioni, portando ad ultimare il compito il più velocemente possibile; il successo viene attribuito alla fortuna, più che allo sviluppo delle abilità. La gente che si sente meglio con i propri colleghi ha la probabilità, a parità di ogni altra condizione, di lavorare meglio. La stima di sé, come i rapporti con gli altri e la generazione di buone prestazioni operative, sono una condizione di reciprocità, perché il miglioramento in una di queste variabili influenza positivamente anche le altre. Dovrebbe essere fatta propria la regola che «nessuno è tanto bravo quanto tutti noi messi insieme».  Le aziende dovrebbero mettere il proprio staff nelle condizioni di cooperare insieme.  Invece, la realtà è fatta di competizione e di sfide sempre più elevate a danno dell’individuo e del suo ruolo nell’ambito del gruppo.

La solidarietà spontanea

Sicuramente, il lavoro di gruppo è una fonte di successo per l’impresa. Tuttavia, in un periodo come questo, determinato da costanti tagli occupazionali, ristrutturazioni e riorganizzazioni aziendali, nonché da sovraccarico di compiti operativi, emerge un nuovo modo di lavorare in gruppo in tutte le aziende. Sicuramente, il lavoro di gruppo inteso in senso teoricotecnico ne risente, perché nasce spontaneamente fra gli individui soprattutto ad alcuni livelli con maggiore solidarietà e sentimenti di reciproco rispetto e aiuto.  Ciò crea una nuova figura di tipo informale, priva di competizione, che sancisce la vittoria dei rapporti interpersonali, dove interessi e sfide non hanno un valore reale, se non simbolico a vantaggio di un clima sereno di cooperazione.