Nominare bene i file e vivere felici

Se chiami i tuoi file con uno di questi nomi: "bozza.doc", "Piano mktg 1.pdf", "Verbale revisione Bianchi da rivedere.rtf" allora

LO STAI FACENDO NEL MODO SBAGLIATO

e non vivrai felice.

Suppongo che tutti voi, come me, siate oramai avvezzi all'attività scontata, naturale e ripetitiva di dare nomi agli oggetti che abitano nel vostro PC.

Forse, però, qualcuno può trovare utili le mie congetture giusto ora prodotte che vi portano alcuni sistemi che adotto da molto tempo per ritrovare dati e documenti.

Ecco i miei trucchi per una sana e robusta archiviazione.

• Non date nomi lunghi a file e cartelle. Non vi servono e creano un indirizzo altrettanto lungo e alcuni sistemi operativi, come Windows, non lo gradiscono.
• Usate abbreviazioni standard. Per esempio REV per revisione, MKTG per marketing, PROG. per progetto ecc. Concordate un linguaggio comune anche con il vostro team, per le cartelle condivise.
• Individuate un metodo di archiviazione che vi si adatti ma che sia comprensibile da chiunque. Adottate un albero di cartelle che sia sempre lo stesso. Ad esempio: Cartella NOME CLIENTE Sottocartelle AMMINISTRAZIONE - LEGALE - SOCIETARIO. Sempre. Per qualsiasi cliente.
• Uno dei criteri più semplici per ordinare i documenti è quello cronologico. Purtroppo il filtro "Ultima modifica" fra i file in una cartella non serve a questo scopo. Personalmente faccio precedere il nome dei file da un codice composto da anno-mese-giorno. Uso la data significativa per quel documento (la scadenza, la data di sottoscrizione ecc.): "150408", per indicare oggi. In questo modo, ordinando in modo crescente o decrescente i file nella colonna "nome", questi si disporranno in ordine cronologico.
• Usate una punteggiatura standard. Ad esempio " _ " per separare concetti, " - " per separare nomi.

"150408_LKDN-Nominare bene i file_Bozza"

• Le mail vanno trattate come documenti. Una mail per argomento. Oggetti chiari che identifichino in modo inequivocabile la materia della mail. Magari voi lo fate già, ma evangelizzate tutti coloro che lavorano con voi.

Nome del progetto + caratteristica peculiare + questione da risolvere/compito

è un costrutto che funziona. Esempio:

Evento Pizzorno Calcio discoteca Mareblu - Sponsor ritirato

• Nel corpo delle mail scrivete sempre le parole chiave. Santo Cielo, non dimenticatele altrimenti vi odierete, tutti vi odieranno, diventerete persone sole e reiette. Quando, infatti, fra tre mesi cercherete di ricostruire lo scambio epistolare sarete sommersi di mail tipo:

Oggetto: FW:FW:FW: risp urg progetto

Body: Ferma tutto (tutto cosa) in quanto LUI (ma chi?) ha mandato un Excel che non gira (ossia?) per QUELLA FACCENDA (quale!!) di cui abbiamo parlato PRIMA (ma quando).

Sarebbe molto meglio:

Oggetto: FW: Evento Pizzorno Calcio discoteca Mareblu - Sponsor ritirato

Body: Ferma la richiesta di budget! Va rivista, in quanto Bianchi ha mandato un Business Plan per il progetto Pizzorno che non gira più: Dentifricio Sbiank, come purtroppo presagivamo quando abbiamo parlato a pranzo, si è tolto dagli sponsor.

• Date ai file un nome che coincida davvero con il contenuto. Non chiamate un file "Progetto SFERA" se poi il nome del prodotto cambia e diventa "Triangolo". Piuttosto, non temete di rinominare i file vecchi. In caso contrario vi ritroverete con milleseicento file con nomi diversi attinenti alla stessa materia. Triangoli e sfere si mescoleranno in una geometria infernale e lynchana.

Un trucco finale:

date un'occhiata ai fondamentali del processo della qualità e a come si redigono i manuali ISO. Rubate alcuni metodi chiave, come il buon uso dei numeri di revisione.

ED