Come impostare un archivio efficiente per la vostra agenzia di PR
Nella puntata precedente avevo tirato fuori qualche consiglio da smanettone per gestire meglio la relazione fra agenzia di PR e giornalisti/blogger.
Rileggendo l'articolo ho notato che c'era un aspetto che andava sviscerato un po' meglio: l'uso dei vari cloud al posto di we transfer. Vediamo come impostare Dropbox (ma la stessa procedura può essere fatta con Gdrive, Onedrive, ecc) in modo da avere un archivio sempre pronto per i giornalisti.
Il presupposto è il seguente: wetransfer è un ottimo strumento ma ha il grosso limite della scadenza del link, oltre ad altri limiti che non stiamo qui a disaminare per non creare confusione.
Vediamo passo passo, come creare una cartella su Dropbox che:
- consenta di far avere i file ai nostri amici giornalisti/blogger
- agevoli le ricerche del materiale, anche quello non appena uscito
- semplifichi la vita a tutti gli attori coinvolti
- Creiamo una cartella dal nome "Comunicati Stampa"
- All'interno di questa creiamo una cartella che chiameremo "cliente tipo"
- all'interno della cartella cliente tipo creiamo 12 cartelle con il nome dei mesi con questo formato "Numero-mese", quindi 01gennaio, 02febbraio, ecc...
- A questo punto man mano che escono i vari comunicati stampa creeremo una cartella per ognuno di questi, una volta messo su dropbox una cartella può essere condivisa online semplicemente premendo "tasto destro" nel menu contestuale troviamo "copia link dropbox"
Una volta fatto questo, il formato della mail che andremo ad inviare ai nostri affezionati è il seguente
Gentile giornalista
tra un mese uscirà sul mercato il prodotto X, qui trovi il presskit completo
A presto
P.S. nell'eventualità ti possa servire qualche comunicato precedente, naviga il nostro archivio generale seguendo questo link
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Il link del post scriptum rimanderà alla cartella "Comunicati stampa" e noi editor saremo in grado di usare la funzione cerca per trovare tutte le informazioni che ci servono. Supponiamo per esempio di dover scrivere un articolo "i migliori prodotti dell'estate 2018" ci basterà cercare la stringa "06giugno" e troveremo agilmente la foto del prodotto che ci serve per il nostro articolo.
Naturalmente possono esserci mille criteri nel creare l'alberatura delle cartelle, io ne ho indicato uno dei tanti possibili.
Spero possa tornare utile per gestire meglio le vostre PR.