PEC & REM: FACCIAMO UN PASSO AVANTI

L'11 giugno 2024, insieme al Dott. Stefano Baldoni , abbiamo pubblicato un articolo intitolato 'LA REGISTERED ELECTRONIC MAIL (REM) IN ATTESA DEL DECRETO ATTUATIVO', in cui abbiamo delineato le principali caratteristiche e sfide del passaggio dalla PEC alla REM. Oggi facciamo un passo avanti più approfondito nello studio della materia, partendo da un documento di Namirial Group , molto opportunamente diffuso dal COA Firenze, con l'Amico Presidente Sergio Paparo da sempre attento all'innovazione tecnologica.

Questo nuovo documento ci permette di esplorare in maggior dettaglio le implicazioni tecniche e procedurali di questa transizione, offrendo una visione più completa di ciò che attende professionisti e aziende nel prossimo futuro. Iniziamo dal

Quadro Normativo:

Come già accennato nel nostro precedente articolo, la transizione è stata avviata con l'aggiornamento del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), specificamente l'Art. 8 del DL 14 dicembre 2018. Questo prevede che, mediante un Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM), la PEC dovrà essere adeguata ai Servizi Elettronici di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ). È importante sottolineare che, a partire dall'entrata in vigore di tale DPCM, l'attuale sistema PEC sarà abrogato.

È fondamentale precisare che, fino all'emanazione del DPCM attuativo, non si può parlare ufficialmente di REM, ma di una evoluzione della PEC verso gli standard europei. Tenendo ciò bene a mente, possiamo proseguire nella disamina, esaminando le differenze chiave tra PEC e REM

Identificazione del Titolare:

La REM richiederà un'identificazione certa del soggetto titolare. Questo potrà avvenire tramite SPID, CIE, firma digitale o altri metodi certificati. Come specificato nel documento, per ottenere una o più caselle REM, il soggetto firmatario del contratto (sia esso una persona fisica o giuridica) dovrà essere identificato in modo certo dal provider qualificato (QTSP). Tale processo dovrà essere completato anche per gli attuali titolari di PEC.

Autenticazione Multi-Fattore:

La REM imporrà l'obbligo di autenticazione almeno a due fattori. Ciò significa che, oltre all'uso di username e password, sarà necessario un secondo fattore di autenticazione, come un'app sul dispositivo mobile o un codice OTP ricevuto via SMS. Questo aspetto potrebbe presentare sfide per l'integrazione con gestionali esistenti e client di posta elettronica.

Validazione Temporale Qualificata:

A differenza della PEC, la REM garantirà data e ora attraverso una validazione temporale elettronica qualificata (marca temporale). Questo conferirà ai messaggi REM un valore probatorio superiore, potenzialmente eliminando la necessità di conservazione a lungo termine dei messaggi per scopi legali.

Interoperabilità Europea:

La REM sarà interoperabile a livello europeo, a differenza della PEC che è limitata al territorio italiano.

Certezza del Mittente e del Destinatario:

La REM fornirà una certezza maggiore sull'identità sia del mittente che del destinatario, grazie ai processi di identificazione e autenticazione rafforzati.

Implicazioni pratiche notevoli, quindi, poiché per gli Avvocati e altri professionisti il passaggio alla REM comporterà alcuni cambiamenti significativi:

Identificazione:

Sarà necessario completare un processo di identificazione con il proprio provider. Per gli avvocati, che già possiedono una firma digitale, questo passaggio dovrebbe essere relativamente semplice.

Accesso:

L'autenticazione a due fattori richiederà l'uso di un'app su smartphone o l'inserimento di codici OTP, simile a quanto già avviene per SPID o firme remote.

Integrazione con Software:

I gestionali e i client di posta elettronica che attualmente utilizzano la PEC dovranno essere adeguati. Sarà probabilmente necessario generare password applicative specifiche, da rinnovare periodicamente (ogni 3 o 6 mesi, in attesa di specifiche nel DPCM).

Valore Probatorio:

La marca temporale qualificata potrebbe eliminare la necessità di conservazione a lungo termine dei messaggi per scopi legali, semplificando la gestione documentale.

Le tempistiche e la transizione è bene indicata nel documento fornito da Namirial: il passaggio seguirà le direttive del DPCM, che stabilirà il momento preciso del cambio tecnico tra i due sistemi. L'operazione si svolgerà in tre fasi che consistono nel blocco dell'invio di nuovi messaggi PEC; nell'esecuzione delle operazioni tecniche necessarie per il passaggio al sistema REM; infine nell'attivazione del sistema REM, che sarà l'unico ad avere valore legale come servizio qualificato ai sensi eIDAS.

In definitiva, il passaggio dalla PEC alla REM rappresenta un significativo passo avanti nell'allineamento dei servizi di comunicazione elettronica italiani agli standard europei. Mentre offre vantaggi in termini di sicurezza e valore probatorio, richiederà anche adeguamenti tecnici e procedurali da parte degli utenti e dei fornitori di servizi.

Per questo, è fondamentale che professionisti e aziende si preparino a questa transizione, familiarizzando con i nuovi requisiti e pianificando l'aggiornamento dei propri sistemi e procedure.

Torneremo presto sull'argomento e, per intanto, ecco qui di seguito anche il documento cui abbiamo sopra fatto riferimento, reperibile tramite il sito del COA Firenze.

Stefano Baldoni

Andrea Pontecorvo