Perché ai comuni conviene adottare le indicazioni del Piano Triennale?

#1. Un percorso verso il cambiamento

 Oltre ad essere in alcuni casi un obbligo di legge, ai Comuni conviene adottare le indicazioni del Piano Triennale e le linee guida attuative pubblicate da AGID perché portano un aumento di efficienza, una riduzione dei costi e servizi migliori per i cittadini.

La buona notizia è che questi vantaggi non sono riservati ai soli comuni grandi con maggiori capacità di investimento, i champion del digitale, ma anche ai Comuni meno grandi che in Italia sono l’85% del totale infatti sono ben 6.697 quelli con meno di 10.000 abitanti su un totale di 7.914.

Grazie alla disponibilità di software gestionali qualificati AGID, utilizzabili in modalità SaaS, anche le amministrazioni con minori capacità di investimento possono aderire alla strategia digitale disegnata a livello nazionale e attivare quel processo di profonda trasformazione della PA atteso da cittadini ed imprese.

Il Piano Triennale traccia un percorso di cambiamento da un lato basato sull’adozione del cloud come fattore chiave di trasformazione dall’altro definisce una serie di azioni trasversali sviluppate a livello nazionale che portano utilità a tutti gli enti della PA. L’obiettivo del piano è quello di razionalizzare e rendere più efficiente la spesa in informatica della Pubblica Amministrazione.

Per un Comune, seguire la strategia e le indicazioni delineate nel piano, conviene, vediamo ora il perché.

Cloud First – Adottare soluzioni SaaS riduce i costi e aumenta l’efficienza

Non solo il Piano Triennale ma anche le conclusioni del recente referto della Corte dei Conti in materia di informatica pubblica indicano il Cloud come mezzo per generare risparmi nelle amministrazioni.

Il Cloud permette ad un comune di eliminare completamente le infrastrutture hardware e software e di utilizzare le applicazioni in modalità SaaS da ovunque sia disponibile una connessione internet.

Con la modalità SaaS (Software as a Service), il Comune non acquista licenze di software proprietario che installa su proprie infrastrutture ma utilizza un servizio a fronte del pagamento di un canone annuale.

Ad un Comune conviene adottare soluzioni SaaS sul Cloud per diversi motivi.

I servizi SaaS migliorano l'efficienza operativa dei sistemi ICT: la gestione delle infrastrutture hardware e software non è più in carico al Comune, si superano i problemi di obsolescenza dell’hardware e le responsabilità connesse ai Backup, al Disaster recovery e alla sicurezza sono delegate al provider di servizi.

Con il Cloud si utilizzano le sole risorse necessarie, è garantita la continuità ed il livello di servizio grazie alla scalabilità, a fronte di un aumento improvviso di richieste del servizio da parte dei cittadini si può attivare rapidamente una maggiore potenza di calcolo per non diminuire le prestazioni dei sistemi.

Migliora la sicurezza delle applicazioni e aumenta la protezione dei dati grazie ai cospicui investimenti in sicurezza dei provider che difficilmente il singolo Comune potrebbe fare.

I servizi SaaS rendono tempestivo ed economico l’aggiornamento dei software, a fronte di modifiche normative o evoluzione tecnologica dei software di base è compito del fornitore SaaS aggiornare centralmente il servizio per tutti i clienti.

Il Cloud infine favorisce lo Smart Working e aumenta la flessibilità organizzativa dei Comuni.

#2. Piattaforme digitali nazionali: quali sono i vantaggi per i Comuni?

Il secondo fattore chiave è dato dalla disponibilità delle piattaforme comuni sviluppate a livello nazionale. Le piattaforme sono state create con l’obiettivo di fornire a tutti i cittadini italiani l’identità digitale (SPID), la possibilità di effettuare pagamenti digitali (PagoPA), la possibilità di ricevere notifiche e interagire con tutta la pubblica amministrazione Italiana attraverso un’unica app (IO.ITALIA), avere un archivio unico dei cittadini italiani (ANPR). Le pubbliche amministrazioni Centrali e i Comuni più grandi hanno già adottato queste piattaforme, la vera sfida ora è per i Comuni meno grandi.

Come fare per adottare le piattaforme digitali e quali sono i reali vantaggi che possono ottenere i comuni? Andiamo nel dettaglio.

PagoPA genera risparmi nei costi di gestione dei pagamenti.

PagoPA è la piattaforma nazionale per i pagamenti digitali verso la pubblica amministrazione. Garantisce ai cittadini un’interfaccia unica e semplice per poter effettuare pagamenti verso la PA. Molti enti a livello nazionale come INPS, Agenzia delle Entrate, ACI danno già la possibilità ai cittadini di pagare quanto dovuto con questo mezzo.

Cosa accade ora? I cittadini conoscono lo strumento e la conseguenza naturale è che si aspettino di avere la stessa possibilità anche con il proprio Comune per pagare i tributi, le rette per la refezione scolastica, il trasporto scolastico, ecc... sono oltre 50 i servizi che in un comune prevedono un pagamento.

Aderire a PagoPA è obbligatorio per legge, ma non deve essere considerato come puro adempimento, deve invece essere considerato come una concreta opportunità per risparmiare. Infatti oggi il Comune per gestire i pagamenti deve sostenere costi rilevanti: per l’invio delle notifiche di pagamento, per gli incassi, per la rendicontazione e la riconciliazione, per inviare i solleciti, per la gestione del contante e per gestire le convenzioni con i Prestatori di Servizi di Pagamento.

Adottando PagoPA il Comune può ridurre fino ad azzerare i costi di notifica dei pagamenti, può ottenere la riconciliazione automatica degli incassi, incassare le somme il giorno successivo al pagamento direttamente sul conto di tesoreria, ridurre i tempi di processo interni. Una ricerca degli osservatori del Politecnico di Milano del 2018 quantifica questi risparmi. Ad esempio per un Comune fra i 10 e i 15.000 abitanti il risparmio medio per la gestione dei pagamenti relativi alla sola refezione scolastica è di oltre 11.000 euro all’anno.

Perché PagoPA porti davvero una riduzione dei costi in carico al Comune è necessario intervenire sui sistemi informativi che gestiscono i dati di pagamento dell’Ente come il sistema di gestione della contabilità e quello dei tributi e questo, per molti Comuni, è un passo difficile da fare soprattutto in relazione alle modifiche organizzative da introdurre nell’Ente e all’investimento iniziale da sostenere per partire.

La soluzione è quella di adottare soluzioni SaaS che con investimenti contenuti ampiamente coperti dai risparmi ottenuti, offrano soluzioni per la gestione del sistema informativo comunale nativamente integrati con PagoPA e che gestiscano in modo completo ed automatico tutto il processo di pagamento dall’invio dell’avviso di fino alla riconciliazione automatica dei pagamenti ricevuti. L'adozione di soluzioni di questo tipo va accompagnata da un lavoro di ridisegno dei processi interni al comune, lavoro non semplice ma che può essere fatto partendo dal riuso di buone pratiche già in essere in altri enti simili che può essere favorito sia da PagoPA SpA che dai provider dei servizi SaaS.

SPID per avere la certezza dell’identità del cittadino digitale

SPID è il sistema di autenticazione che può essere richiesto da tutti i cittadini e può essere utilizzato come sistema di riconoscimento per accedere a qualsiasi servizio online della Pubblica Amministrazione. Ad oggi sono più di 4000 le Amministrazioni che permettono di accedere ai propri servizi attraverso SPID.

Anche SPID è una piattaforma comune, unitaria, uguale per tutto il territorio nazionale, sono più di 5 milioni i cittadini che hanno SPID e lo utilizzano per identificarsi sui portali di Enti nazionali come INPS, Agenzia delle Entrate, ACI, INAIL, 18App, … e di molti Comuni. Il numero di utenti è destinato a crescere anche grazie alle iniziative in corso per rendere gratuita per sempre l'identità digitale a tutti i cittadini italiani

A un Comune utilizzare SPID per identificare i propri cittadini per l’erogazione di servizi online conviene per diversi motivi: si ha certezza dell’identità di un cittadino quando utilizza un servizio online, si possono erogare servizi personalizzati, ad esempio non si chiedono al cittadino dati già noti all’Ente ma si auto compilano e si possono mettere a disposizione del cittadino documenti e certificati che lo riguardano; non si deve creare un archivio locale di “soggetti registrati al sito” e ci si libera delle responsabilità connesse alla sicurezza e alla protezione dei dati personali (GDPR).

SPID è obbligatorio per legge (art. 64 del CAD), anche per SPID valgono le stesse considerazioni di PagoPA. SPID non deve essere considerato solo un obbligo ma un’opportunità di risparmio per il Comune: all’aumentare dell’uso dei servizi on line da parte dei cittadini e imprese diminuiscono gli oneri amministrativi a loro carico e contemporaneamente, quando i servizi on line sono collegati ai backoffice, il Comune risparmia tempo nel trattamento delle richieste.

Anche per l’adozione di SPID le soluzioni SaaS sono un acceleratore. Soluzioni SaaS che offrono l’autenticazione con SPID sollevano il comune dalle problematiche di integrazione e riducono l’entità degli investimenti iniziali.

IO.ITALIA un’unica APP per interagire con tutta la pubblica amministrazione

IO è l’APP prevista dall’art. 64-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale.

L’idea di base dell’APP è quella di mettere il cittadino al centro. Anziché obbligare il cittadino ad usare un’applicazione diversa per ogni Ente della Pubblica Amministrazione, usa una sola APP per tutto (il singolo cittadino oggi deve interagire con decine di Enti diversi: il proprio Comune, la Regione, la Provincia, Arpa, l’INPS, ACI, INAIL, Agenzia Entrate, la Scuola, il Ministero dei Trasporti, la motorizzazione,….).

È un’idea ambiziosa, non nuova, altri tentativi sono stati fatti in passato ma oggi le condizioni al contorno sono diverse: la maggioranza dei cittadini usa le APP per interagire con la propria banca, per prenotare viaggi e soggiorni, per pagare la spesa, il livello di digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni è aumentato, esiste SPID per l’identificazione, esiste PagoPA per pagare, insomma mai come ora il contesto è favorevole al successo dell’iniziativa.

La APP è stata progettata come il mezzo attraverso il quale tutte le Pubbliche Amministrazioni possono mandare notifiche al cittadino, conoscendone il codice fiscale. Ad esempio un comune può notificare un pagamento che può essere evaso direttamente dalla APP con PagoPA, si può comunicare al cittadino che ha in scadenza la Patente o la carta di identità, si può comunicare lo stato di una pratica, notificare una ricetta medica, ecc..

Oggi la APP è in sperimentazione con un numero limitato di cittadini, nel primo trimestre del 2020 sarà scaricabile dagli app store e diventerà pubblica.

Per i Comuni anche IO.ITALIA è una grande opportunità per interagire con i cittadini digitali via APP. È un’occasione di risparmio perché riduce i costi di comunicazione e attiva i cittadini in modo più rapido e chiaro dei mezzi tradizionali. Si pensi al caso d’uso più semplice del pagamento della retta scolastica: al cittadino, sulla sua APP, arriva la notifica di pagamento della retta, il cittadino può immediatamente pagare con la sua carta di credito tramite PagoPA e ottenere contestualmente la ricevuta il tutto in mobilità, ad esempio andando al lavoro fra due fermate dell’autobus… Nessuna coda alle poste, nessuna carta, non ci si dimentica di pagare, non si perdono le ricevute. Sembra davvero un sogno.

La vera domanda anche qui è: ma per aderire a questa iniziativa i Comuni di dimensioni minori e con ridotte capacità di investimento come fanno? Anche in questo caso la soluzione sta nell’adottare soluzioni SaaS che risolvono nativamente il problema e che hanno ad esempio nel software di gestione dei tributi la notifica automatica a IO.ITALIA di tutti i pagamenti dovuti.

ANPR l’anagrafe nazionale della popolazione residente

ANPR è l’Anagrafe nazionale della popolazione residente, unica per tutti i Comuni italiani. ANPR è obbligatoria per legge (art. 62 del CAD) e porta un vantaggio al cittadino che viene riconosciuto nello stesso modo da tutte le amministrazioni pubbliche, semplifica i cambi di residenza e l’emissione di certificati. Porta un vantaggio al Comune che può passare ad una gestione centralizzata dei dati e può interagire con le altre Pubbliche Amministrazioni in modo più agevole.

L’Anagrafe nazionale oggi coinvolge 38 milioni di cittadini, sono subentrati oltre 4.800 Comuni.

3#. Come adottare quindi le piattaforme previste dal piano triennale?

Abbiamo visto quali sono le indicazioni del Piano Triennale e quali sono i vantaggi dell'adozione di soluzioni SaaS cloud e i vantaggi che si ottengono dalle piattaforme SPID, ANPR, PagoPA….

Bene, ma come fare per adottare le piattaforme nazionali?

L'adozione di soluzioni SaaS moderne, nativamente integrate con le piattaforme nazionali è secondo noi il modo migliore, più rapido e conveniente per farlo: la complessità tecnologica di integrazione e tutta a carico del fornitore di servizi. Il comune ha in carico gli adempimenti amministrativi che sono molto ben descritti nei siti dedicati (PagoPA, SPID, ANPR, IO) che possono essere evasi in modo rapido e semplice.

Le soluzioni SaaS hanno un impatto in termini di investimenti iniziali molto minore rispetto all’acquisto di infrastrutture dedicate ma hanno comunque un costo.

Sul fronte costi è importante ricordare che dall’entrata in vigore del CAD (il Codice dell’Amministrazione Digitale) i Comuni possono chiedere degli spazi finanziari in deroga al pareggio di bilancio e domandare un finanziamento anche per investimenti legati all’attuazione del Piano Triennale per la trasformazione digitale. Il passaggio al Cloud, l'integrazione con SPID, PagoPA, ANPR... rientrano in questa categoria di investimenti.

Inoltre, dal 2018 sono disponibili anche dei finanziamenti specifici previsti da Cassa depositi e prestiti per sostenere iniziative legate all’attuazione del Piano Triennale.

E per i comuni che hanno già applicazioni installate sui propri server, perché è arrivato il momento di sostituirli con le soluzioni SaaS?

I vecchi software progettati molti anni prima della definizione della strategia digitale nazionale - quando ancora tutti i processi erano basati sugli originali cartacei - non sono più adeguati per accompagnare i Comuni nella trasformazione digitale e in alcuni casi ne sono il freno.

Sostituire le vecchie soluzioni con soluzioni moderne SaaS cloud pure che implementano in modo nativo la digitalizzazione dei processi secondo le norme del CAD e integrate con le piattaforme digitali nazionali fanno di queste soluzioni il mezzo per poter rivedere i processi, poter ripensare il modello organizzativo dei comuni, trasformare profondamente l’interazione con cittadini e imprese e risparmiare, coma abbiamo visto, costi nella gestione della macchina amministrativa.

Dedagroup Public Services ha realizzato per i comuni CiviliaNext, una soluzione SaaS cloud nativa pensata proprio per accompagnare tutti i Comuni anche quelli meno grandi in questa trasformazione.

Dedagroup, consapevole dell'importanza delle competenze e delle difficoltà nell'introdurre cambiamenti nel modo di lavorare nei comuni, ha creato una Community. Uno spazio dedicato ai comuni dove sia possibile trovare materiali formativi, aggiornamenti sulle evoluzioni e suggerimenti per riorganizzare il lavoro utilizzando il digitale. L'obiettivo è quello di fare diventare questo uno spazio per la condivisione di buone pratiche, di modelli organizzativi standardizzati, di processi che sfruttino il digitale end to end e nuovi modelli di servizio che rispondano alle nuove richieste che i cittadini fanno ai propri comuni.

Penso che questo sia davvero il momento giusto per i comuni di avviare la trasformazione digitale utilizzando l'opportunità offerta dalle soluzioni SaaS, i benefici che si ottengono in termini di aumento dell'efficienza per l'ente sono chiari e condivisi a tutti i livelli e si da una risposta ai cittadini che si aspettano di poter interagire in digitale anche con il proprio comune.

CiviliaNext è stata la prima soluzione SaaS italiana a qualificarsi nel catalogo delle soluzioni SaaS di AgID a dicembre del 2018. Il catalogo oggi contiene oltre 230 servizi qualificati a dimostrazione della credibilità del Piano Triennale e delle strategie in esso delineate.

CiviliaNext è il SaaS cloud nativo che Dedagroup mette a disposizione dei Comuni per la gestione integrata del Sistema Informativo. Implementa le direttive del piano triennale: è in linea con ANPR, integra SPID e PagoPA, è utilizzabile via Internet da qualsiasi dispositivo fisso o mobile (mobile first), comprende moduli applicativi che rispondono alle esigenze operative dei Comuni, Gestioni Associate, Unioni e Città Metropolitane.

Il modello architetturale di CiviliaNext, in riferimento alle linee guida AGID per le soluzioni SaaS è il 3 - «Multi-tenant SaaS application»: in questo modello si estrinsecano tutte le caratteristiche essenziali del Cloud computing secondo la definizione NIST.