Siamo tutti consapevoli di cosa comporti chiedere una fornitura urgente e non pianificata?

“Buongiorno, la contatto perché ho bisogno di una fornitura urgente”. 

Anche a voi, immagino, sarà capitato di ricevere richieste analoghe. Magari anche periodicamente.

Ecco, per noi sono diventate quasi di routine purtroppo. 

Nonostante ciò, però, non riesco a darmi pace, e continuo a pormi una serie di domande a cui vorrei prima o poi riuscire a dare anche delle risposte. Così come mi piacerebbe conoscere il vostro punto di vista in proposito.

Quando un cliente chiede una fornitura urgente e non pianificata, è consapevole di cosa quella richiesta comporti?

 E poi:

Perché la richiesta di forniture urgenti arriva quasi sempre dagli stessi clienti? Sono sfortunati? Operano in un mercato particolarmente soggetto a variabili difficili da prevedere? O si tratta semplicemente di disorganizzazione, se non – peggio ancora – di mancanza di rispetto nei confronti del fornitore?

Come probabilmente molti di voi sanno, MICROingranaggi è passata recentemente all'universo 4.0, il che comporta una serie di attività pianificate in un modo ben preciso nell'ottica – fra le altre cose – di ottimizzare tempi e costi di processo. Nella pratica ciò significa che, per esempio, la dentatrice A è riservata da lunedì a venerdì per il codice “XY”; e che – finita la produzione di quel lotto – viene fatto un piazzamento macchina nuovo, affinché possa partire nel minor tempo possibile la produzione del pezzo successivo. 

Questo discorso vale per tutte le macchine dell'officina e, fin qui, nulla di nuovo.

Se però arriva un cliente e chiede una fornitura urgente e non pianificata, vien da sé che quella programmazione dovrà essere stravolta. 

Dovrò, per esempio, capire se è possibile posticipare le forniture già pianificate. E per “capire” intendo anche chiamare i clienti con cui era già stata fissata una data di consegna e chiedere il favore di poterla ritardare per questa o quella ragione. Una telefonata che richiede tempo e che sarebbe meglio non fare.

“Capire”, inoltre, significa anche fare un ragionamento più complesso per verificare se la fornitura urgente la devo fare necessariamente su quella macchina o se posso spostarla su un’altra. E ancora: nel caso non potessi spostarla su un’altra, la produzione in corso sulla macchina che mi serve può invece essere indirizzata a un’altra macchina?

Insomma: 

comunque la si giri, dover inserire un’attività extra in una pianificazione già effettuata innesca un meccanismo che genera il lavoro di una o più persone, che devono mettersi lì e rifare una programmazione, consultare dei clienti, capire se il fornitore che doveva consegnare uno specifico materiale per fare dei pezzi riesce ad anticipare la consegna e via dicendo.

Comunque la si giri, dover inserire un’attività extra in una pianificazione già effettuata genera un lavoro.

E un lavoro è un costo.

Si fanno attività meticolose per la lotta alle inefficienze produttive, a volte sollecitate proprio dai clienti stessi che spesso chiedono urgenze.

Poi, nel momento in cui l’attività extra è una ogni tanto, è un discorso. La si mette in conto e quasi neanche ce se ne accorgi. Ma se sono tante? 

Se sono tante, la pianificazione su cui, in un modo o nell'altro, si basa l'organizzazione di tutta l'azienda inizia a vacillare e, per non farla crollare, è necessario uno sforzo che a lungo andare diventa poco sostenibile.

Sbaglio?

Sono cose che capitano anche a voi? Avete adottato delle soluzioni?

Mi piacerebbe conoscere la vostra esperienza in proposito.