La matrice di Eisenhower

Immaginate una settimana lavorativa costellata da meeting con clienti, incontri interni, progetti da monitorare e coordinare, task da esaurire. Aggiungeteci l'improvvisa convocazione del boss che vi chiede di mandargli i dati della produzione dell'ultimo trimestre. Condite con un figlio malato che non può andare a scuola e mescolate il tutto con le e-mail, le tante e-mail da leggere e a cui rispondere più o meno tempestivamente.

L'avete immaginato? Se immaginarlo non è stato difficile, allora presumo che il vostro tempo al lavoro sia più o meno simile a quello che vi ho invitato ad immaginare. Un tempo pieno, pienissimo, in cui ai già tanti impegni prefissati si sommano gli imprevisti, che capitano fra capo e collo quando meno ce l'aspettiamo, giusto per mettere ancor più in subbuglio le agende e i cervelli. Così, appena crediamo di aver finalmente messo ordine nel marasma delle cose da fare, appena ci compiacciamo di aver pianificato tutta la settimana in modo da poter riuscire a gestire al meglio scadenze ed incombenze, ecco che l'imprevisto ci piomba addosso, e allora sospiriamo... Non mi ci raccapezzo più!

Ciò non significa che programmare sia una cosa vana. Non è detto che, visto che la nostra vita è fatta anche di imprevisti, sia inutile sforzarsi di imparare a gestire bene il tempo. Per diverse ragioni. Non tutti gli imprevisti vengono per nuocere; non è detto che gli imprevisti debbano per forza piombarci continuamente addosso; possiamo pensare ad una gestione del tempo che cerchi di tener conto dei possibili imprevisti. Detto ciò, il solo programmare non basta. Occorre farlo bene. Con metodo e consapevolezza. Ricordando che, nonostante il futuro sia incerto per definizione, ciò non significa che noi non possiamo avere alcuna presa su di esso. Come diceva il filosofo Friedrich Nietzsche: il futuro influenza il passato tanto quanto il presente.

Ci sono diversi tools che sono stati ideati per il cosiddetto time management. Piattaforme, applicazioni, programmi virtuali o agende particolari. Tra i tanti, vorrei analizzarne uno in particolare: la matrice di Eisenhower. Dwight David Eisenhower! Che c'entra il 34° Presidente degli Stati Uniti d'America con una metodologia che pare essere più affine ad uno psicologo o un coach? Moltissimo, se pensiamo al ruolo che Eisenhower ricopriva, tale per cui si trovava ad essere continuamente in balia di appuntamenti, impegni, missioni, cose da fare, decisioni da prendere, eventi a cui partecipare, persone da incontrare e discorsi da preparare e pronunciare. Ecco, proprio questo cumulo di incombenze ha portato Eisenhower a dover stabilire delle priorità.

In un discorso del 1954 alla Seconda Assemblea del Consiglio Mondiale delle Chiese, Eisenhower (citando il dott. James Roscoe Miller, presidente della Northwestern University) disse: Ho due tipi di problemi: l'urgente e l'importante. L'urgente non è mai importante e l'importante non è mai urgente. Significa che noi dovremmo dedicare il nostro tempo anche alle cose importanti, senza doverci preoccupare ogni volta di affrontare le cose urgenti. È una tendenza comune: ci concentriamo sull'immediato per terminarlo il prima possibile, spesso dimenticando che, in realtà, i nostri obiettivi personali e professionali sono importanti e richiedono un tempo di realizzazione che è dilatato. Perché tutti sappiamo che non possiamo soddisfare le nostre ambizioni urgentemente.

Per utilizzare al meglio la matrice di Eisenhower, anzitutto occorre stilare una lista di tutto quel che sappiamo che dovremo fare nel corso del giorno. Per farlo, occorre concentrazione e tranquillità: si tratta di un esercizio non proprio immediato, che riesce bene solo se ci si pone in una condizione di rilassatezza. Una volta fatto l'elenco, bisogna esaminare ad una ad una le attività. Per capire il valore di ognuna di esse. In modo tale da poter inserire ciascuna attività all'interno di uno dei quattro quadranti della matrice, al fine di visualizzarla non solo come "attività da fare", ma anche come "attività da pianificare", o "attività da delegare", o "attività da ignorare". Non tutte le attività sono uguali, e perciò non possono essere svolte in tempi uguali.

Il consiglio è di creare cinque copie della matrice e di utilizzarne una al giorno, con l'accortezza di indicare, al termine di ogni attività, il tempo speso per portarla a termine. Alla fine della settimana lavorativa, dovremmo avere in mano cinque matrici compilate. A questo punto, si passa alla combinazione dei dati. Si sommano i tempi di tutte le attività per ogni quadrante e si riportano i risultati sui rispettivi quadranti della matrice riepilogativa, sia in forma numerica sia in percentuale. Questa operazione è fondamentale, perché permette di capire (in termini assoluti e anche in termini relativi) qual è stata la quantità di tempo spesa/investita in ciascun quadrante. In modo da avere sott'occhio un quadro sintetico ma significativo del tempo della settimana appena trascorsa.

Generalmente, noi trascorriamo la maggior parte del nostro tempo nel primo e nel terzo quadrante. E dedichiamo poco tempo alle attività che dovrebbero rientrare nel secondo. Ci risulta difficile installarci nel secondo quadrante perché, pur essendo importanti, facciamo fatica a gestire quei task a causa della loro non immediata necessità di esecuzione. Viceversa, il terzo quadrante è quello più "gettonato", perché ad esso pertengono quelle attività che ci fanno sentire operativi ed utili. Ma l'efficacia sul breve periodo ha meno valore dell'efficacia nel tempo. Ecco perché, per risultare veramente produttivi, il consiglio è di concentrarsi sul secondo quadrante. Al fine di riempirlo di tutto ciò che occorre fare per raggiungere obiettivi importanti e traguardi soddisfacenti.

In generale, sarebbe ottimale se riuscissimo a trascorrere la maggior parte del nostro tempo spendendoci in attività che rientrano nei due quadranti superiori della matrice. Fondamentalmente, bisogna far fronte alle attività urgenti ed importanti del primo quadrante per evitare conseguenze negative e trascorrere la maggior parte del resto del tempo sul secondo quadrante (per il motivo che abbiamo già detto). I restanti due (i quadranti inferiori) dovrebbero essere occupati solo in casi "estremi", soltanto quando veramente necessario, ricordando che all'interno di quei quadranti rientrano attività che, il più delle volte, sono associate al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro. Ovviamente, non è facile. Ma mai si comincia...