VU studie naar "formule voor samenwerking" in bouwprojecten - Van contract naar contractuele relatie

Wat is de "formule" om samenwerking te faciliteren, te stimuleren en te borgen op bouwprojecten? Dat is een vraag die de bouwpraktijk de laatste tijd in toenemende mate bezig houdt. Het is tevens de kernvraag die ten grondslag lag aan een diepgaand en meerjarig empirische onderzoeksproject genaamd Samenwerking in Aanbesteding en Contract, uitgevoerd aan de rechtenfaculteit van de VU Amsterdam in nauwe samenwerking met de bouwpraktijk. De studie geeft inzichten in de factoren die zorgen voor verstoorde (of juist heel goed verlopende) samenwerking en formuleert kernprincipes die een basis kunnen vormen voor een #samenwerkingssystematiek voor bouwprojecten. De resulaten worden momenteel publicatie gereed gemaakt. Eén van de kernbevindingen: De focus moet meer op de contractuele relatie en minder op het contractdocument komen te liggen (zonder het helemaal los te laten).

Een korte indruk van het rapport, de focus, en enkele fragmenten:

Praktijkinzichten en empirie - wat wil men en wat werkt?

Het vertrekpunt voor de studie waren de zorgen en wensen rond samenwerking in de context van aanbestedingsregels en contractering van projecten. Inzichten daarover zijn opgehaald bij praktijkexperts uit de bouwwereld door middel van interviews, bijeenkomsten met senior beleidsmensen, sessies met projectexperts, en een expert meeting. Die praktijk bevindingen zijn gelegd naast empirische bevindingen over wat samenwerking bevordert, de drijfveren in contractuele verhoudingen afkomstig uit #behavioralscience literatuur, en inzichten uit empirische economie, en #contracttheorie.

Grip ontwikkelen - mensenwerk dat je kunt organiseren

De kernvraag die de studie tracht te beantwoorden is hoe men beter grip op samenwerking kan ontwikkelen. Daar is de afgelopen periode samen met een 10 koppige begeleidingscommissie bestaande uit belangrijke spelers uit de GWW en B&U sector over nagedacht. In de loop van het meerjarige project werd namelijk duidelijk dat een belangrijke uitdaging en frustratie ligt bij het effectief reproduceren van geslaagde samenwerking. Er zijn voorbeelden te over van succesvolle projecten waar samenwerking goed liep, maar om dat systematisch te organiseren en te regelen zodat het reproduceerbaar is blijkt veel lastiger. Er zijn immers tal van factoren die bepalen hoe samenwerking verloopt. Samenwerking is mensenwerk. Dat maak het ontwikkelen van een standaard 'samenwerking-succesformule' een uitdaging. Het moet dus tailor-made maar het proces is wel degelijk te organiseren.

Geen panacee maar een benadering

De nadruk in de studie is daarom niet komen te liggen op het zoeken naar een panacee, een nieuw instrument, een nieuw contract, of andere nieuwe tool die het probleem eens en voor altijd oplost. In plaats daarvan is getracht de bouwstenen voor een een holistische benadering van samenwerking te ontwaren. Het begin van een aanpak die door ieder te gebruiken is en waar bestaande of nieuw te ontwikkelen tools logisch inpassen. Een aanpak voor het inrichten en onderhouden van samenwerking die men kan volgen bij het opstarten, aanbesteden en uitvoeren van een project, het liefst onafhankelijk van de omvang en contractvorm. 

Wat moet je weten en wat heb je nodig

Wat is ervoor nodig om tot zo'n aanpak te komen? Het begint met bewustzijn van wat men wil bereiken, van wat er vaak misgaat, en vervolgens het uiteenrafelen en zo beter snappen van de dynamiek van samenwerken, de spanningsvelden die er zijn en vervolgens kan men daar principes uit afleiden. Daarbij is het essentieel dat men luistert naar de gebruiker groepen. Wat betekent samenwerking in de praktijk? Wat voor gevolgen heeft het dat een jurist van nature focust op zekerheid en vastigheid waar de praktijk op projecten vaak dynamisch is en om continu aanpassen en bijstellen vraagt. Wat voor impact heeft het als de een de relatie met de ander centraal stelt en een ander het contract leidend wil maken? Welke van de aannames rond samenwerking berusten op waarheid en welke zijn mythes die samenwerking in de weg staan? Waar moet je aan denken als je samenwerking wil organiseren en een basis wil geven in de regels, procedures en afspraken?

Hieronder volgt een eerste voorproefje in de vorm van enkele fragmenten uit het rapport. Wat is het probleem met samenwerking; waarom contracten in de weg kunnen zitten; wat bedreigt samenwerking; en waar moet je aan denken als je samenwerking wilt organiseren en borgen? Het volledige rapport zal op korte termijn officieel verschijnen.

FRAGMENTEN RAPPORT

‘Grip op samenwerking – van contract naar contractuele relatie’:

1) Het probleem met samenwerking

• Een goede samenwerking alleen is geen garantie voor een goed project resultaat, maar blijkt vaak wel een randvoorwaarde.
• Het probleem met samenwerking op bouwprojecten is dat het soms een 'black box' lijkt...
• Juist omdat de term samenwerking zo vaak en op verschillende wijze gebruikt wordt ontstaat er snel verwarring. In discussies is het niet altijd duidelijk wat men precies bedoelt als men zegt “we willen samenwerking.”
• Opvallend is dat het beeld dat men heeft bij samenwerking bepaalt of men samenwerking als succesvol ervaart, maar wat het precies inhoud wordt gek genoeg zelden uitgebreid besproken laat staan iets over opgeschreven.

2) Samenwerking en juridische kaders - contracten

• Samenwerking vs contract - Waar contracten en andere interne prikkels toe aanzetten staat soms op gespannen voet met wat de mensen op projecten als “goed samenwerken” definiëren.
• Het hoe en wat van samenwerking is zelden in het contract document of de aanbestedingsprocedure concreet gemaakt. Er is daarom weinig formeels om op terug te grijpen als de samenwerking wordt bedreigd.
• “Er bestaat een spanning tussen samenwerken en simpelweg het contract volgen.”
• De houding ten aanzien van samenwerking schrijft men vaak aan het type contract toe, terwijl ze in werkelijkheid meer bepaald wordt door vooroordelen of organisatorische beperkingen. “Je moet inzetten op het menselijk gedrag dat je wilt faciliteren. Dit hoeft niet per se in het contractdocument zelf, het zou ook een soort gezamenlijke verklaring kunnen zijn, in een charter of gedragscode.”

3) Bedreigingen voor samenwerking

• Als men problemen moet overwinnen lijkt de stand van de onderlinge relatie, de communicatie en in hoeverre men elkaars werelden kent van doorslaggevend belang.
• Het merendeel van de bedreigingen en obstakels voor samenwerking die men identificeert staan los van het specifieke contract, en hebben veel meer te maken met de prikkels die organisaties geven, wat men van elkaar verwacht en de investering die men doet in de relatie.
• De één ziet het contract als positieve stok achter de deur voor samenwerking, de ander vindt dat samenwerking niets met contracten te maken heeft.
• Waar het contract de manier van werken in procesafspraken vastlegt of samenwerkingsbeginselen presenteert lijkt het een steun in de rug voor samenwerking. Is het echter onhandig, onevenwichtig of onnodig beperkend en voelt het als harnas aan, dan vormt het een obstakel voor samenwerking.

4) Hoe juridische kaders (aanbestedingsregels, -procedures en contracten) samenwerking in de weg kunnen zitten en hoe daarmee om te gaan

• Bepaalde aannames en vertrekpunten die passen bij het traditionele contract denken zijn vanuit samenwerkingsperspectief te beschouwen als ‘systeemfouten’ – ze zijn een belangrijke factor die ervoor zorgt dat juridische kaders en samenwerking nog vaak botsen.
• Er kan nogal wat licht zitten tussen wat de ontwerper van aanbestedingsregels en contracten bedoelt, hoe men in individuele projecten het contract opstelt en uit- onderhandelt, en hoe de gebruiker de aanbesteding en het contract vervolgens beleeft ...
• Het ontwerpen van contracten die rekening houden met de niet-juridische factoren die het verloop van samenwerking meebepalen, vraagt om een interdisciplinaire analyse van de contractuele relatie.
• De sleutel voor het ontwerpen van juridische kaders die samenwerking beter ondersteunen is het begrijpen van de krachten die contractueel gedrag drijven.

5) Samenwerking organiseren en borgen

• Samenwerking is tailor-made - Op basis van inzichten en ervaringen en de specifieke wensen van partijen is een tailor-made aanpak te formuleren om samenwerking zo goed mogelijk te faciliteren.
• Opschrijven en concreet maken van onderling gemaakte afspraken vergroot de kans dat men ze daadwerkelijk nakomt, zelfs al zijn ze niet juridisch afdwingbaar.
• De opdrachtgever kan samenwerking initiëren door het opnemen van samenwerkingsprincipes in een (standaard)contract en die principes na de gunning gezamenlijk met de opdrachtnemer verder invullen.
• Samenwerken in een contract integreren vergt een andere (innovatieve) manier van denken.
• Samenwerking lijkt grotendeels los te koppelen van de specifieke contractvorm en is per project op unieke wijze in te vullen. Dat geeft veel vrijheid en geeft de ruimte voor maatwerk.
• De keuze van partijen in omgang met het contract is een bepalende factor, maar een nadrukkelijke plek voor samenwerking inruimen in het contract en samenwerking ondermijnende bepalingen vervangen of aanpassen kan samenwerking zeker helpen...

Neem contact op als u geïnteresseerd bent in meer informatie, verdere updates rond deze studie en een overzicht van de resultaten wil ontvangen zodra het rapport gereed is.

Zie ook de andere artikelen die inmiddels zijn verschenen rond dit thema:

Drie dingen die nodig zijn om het juridische en samenwerking te combineren

Het gaat niet om het contract. het gaat om de relatie

De barrieres opruimen - 10 mythes over contracteren en contractuele relaties