Sygnaliści – Q&A o implementacji procedur zgłoszeń wewnętrznych

W odpowiedzi na liczne pytania od naszych klientów związane z procedurą zgłoszeń wewnętrznych, przygotowaliśmy biuletyn w formie Q&A. Znajdują się w nim wyjaśnienia najczęstszych wątpliwości oraz wyzwań, z jakimi firmy mierzą się podczas wdrażania takich procedur.

W dzisiejszym materiale skupimy się na kluczowych aspektach treści polityki zgłoszeń wewnętrznych. W kolejnych tygodniach omówimy zagadnienia dotyczące wdrażania polityki, przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, ochrony sygnalistów oraz praw gwarantowanych przez ustawę. Przeanalizujemy również, jak przepisy dotyczące sygnalistów korespondują z innymi regulacjami prawnymi oraz jakie sankcje mogą wynikać z ich naruszenia.

Zachęcamy do subskrypcji naszego biuletynu: Sygnaliści – Q&A o implementacji procedur zgłoszeń wewnętrznych.

Treść polityki

Czy polityka zgłoszeń wewnętrznych może być w języku angielskim?

Ustawa nie określa wytycznych dotyczących języka procedury zgłoszeń wewnętrznych. Mając jednak na uwadze obowiązki wynikające z ustawy o języku polskim (sporządzanie dokumentów z zakresu prawa pracy w języku polskim) oraz konieczność zapewnienia efektywności w funkcjonowaniu polityki zgłoszeń wewnętrznych, rekomendowane jest sporządzenie polityki w języku polskim lub w wersji dwujęzycznej.

Czy polityka zgłoszeń wewnętrznych musi zezwalać na anonimowe zgłoszenia?

Nie, polityka musi wskazywać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. W treści polityki należy wskazać, czy zgłoszenia anonimowe będą rozpatrywane. Jeśli polityka umożliwia złożenie zgłoszenia anonimowego, to powinno ono zostać rozpoznane w najszerszym możliwym zakresie.

Należy zwrócić jednak uwagę, że nie wszystkie podmioty prawne mają możliwość podjęcia swobodnej decyzji o przyjmowaniu anonimowych zgłoszeń sygnalistów lub ich nieakceptowaniu. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nie jest jedynym aktem prawnym, który regulowałby tę kwestię. Zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, instytucje objęte jej reżimem są zobowiązane do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń. Procedura ta powinna umożliwiać pracownikom lub innym osobom wykonującym czynności na rzecz instytucji obowiązanej zgłaszanie rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura taka może stanowić odrębny dokument od generalnej procedury zgłoszeń wewnętrznych. Rekomendowane przez właściwe organy państwowe rozwiązanie to wdrożenie tych regulacji w ramach jednej polityki.

Czy sygnaliści są lub mogą być nagradzani za zgłoszenie naruszenia prawa?

Polityka nie musi przewidywać żadnych sposobów wynagradzania sygnalistów za zgłoszenie naruszenia wewnętrznie. Fakultatywnie, podmiot prawny może wskazać system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nie wskazuje jednak przykładów rozwiązań, które mogą zostać przyjęte przez podmioty prawne w ramach systemu. Zależe to od wewnętrznej decyzji i kultury organizacyjnej podmiotu prawnego, który na taki system się zdecyduje.

Czy polityka musi wskazywać imiennie osoby upoważnione do rozpoznawania zgłoszeń?

Nie ma konieczności wskazywania w polityce z imienia i nazwiska osób upoważnionych do rozpoznawania zgłoszeń. Polityka może wskazywać jedynie nazwy jednostek czy stanowiska osób odpowiedzialnych za rozpoznawanie i przyjmowanie zgłoszeń.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami:

Zespół prawa pracy: Hubert Hajduczenia, Senior Associate, Justyna Helbing, Associate

Zespół compliance: Magdalena DecCounsel, Bartłomiej Gudek, Associate