Sygnaliści – Q&A o implementacji procedur zgłoszeń wewnętrznych

Jak ustawa o sygnalistach wpływa na obecne rozwiązania zgłoszeń wskazane w Prawie Bankowym?

Banki, niezależnie od liczby pracowników, muszą przyjmować zgłoszenia od sygnalistów i podejmować odpowiednie działania. Obowiązek ten wynika z art. 23 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Dodatkowo banki muszą realizować obowiązki z rozdziału 3 tej ustawy.

Warto jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 9 ust. 2a i 2b Prawa bankowego, system zarządzania w bankach musi obejmować procedury umożliwiające anonimowe zgłaszanie naruszeń prawa, wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych. Zgłoszenia te powinny być kierowane do wyznaczonego członka zarządu, a w wyjątkowych sytuacjach – do rady nadzorczej. W ramach tych procedur bank zapewnia pracownikom, którzy zgłaszają naruszenia, ochronę co najmniej przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

Przepisy prawa bankowego są szersze niż te zawarte w ustawie o ochronie sygnalistów. Obejmują bowiem naruszenia wszystkich przepisów prawa obowiązujących bank, w tym na przykład z zakresu prawa pracy.

Czy zgłoszenia w bankach muszą być anonimowe?

Zgłoszenia w bankach nie muszą być wyłącznie anonimowe.

Tak jak wskazaliśmy powyżej, banki są obowiązane do wdrożenia systemu zarządzania, który obejmuje procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w banku procedur i standardów etycznych.

Jednakże w praktyce, z uwagi na objęcie banków także regulacjami ustawy o ochronie sygnalistów, banki obowiązane są przyjmować także zgłoszenia jawne sygnalistów i mogą dopuścić możliwość przekazywania nieanonimowych zgłoszeń dotyczących regulacji wewnętrznych w bankach.

Czy procedura w bankach musi podlegać konsultacji?

Prawo bankowe nie nakazuje, aby system zarządzania obejmujący procedury anonimowego zgłaszania musiał podlegać konsultacji z związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz banku.

Warto jednak zauważyć, że wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, wymaga już przeprowadzenia takich konsultacji.

W praktyce system zarządzania, którego integralną częścią są procedury obsługi zgłoszeń anonimowych opisane w art. 9 ust. 2a Prawa bankowego, będzie funkcjonował jako odrębny dokument od procedury ochrony sygnalistów określonej w ustawie o ochronie sygnalistów. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, aby wszystkie te zadania realizować w ramach jednego, wspólnego procesu – decyzja w tej sprawie należy do wewnętrznej organizacji danego banku.

Czy przepisy prawa bankowego dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę?

W praktyce art. 9 ust. 2a i 2b należy interpretować w sposób obejmujący również osoby świadczące pracę na rzecz banku na podstawie innych form zatrudnienia niż stosunek pracy.

Przepisy te odnoszą się do wszystkich osób, które mogą zgłaszać naruszenia prawa, wewnętrznych procedur oraz standardów etycznych obowiązujących w banku, niezależnie od formy zatrudnienia.

Ograniczenie ich zastosowania wyłącznie do pracowników byłoby sprzeczne z celem tych regulacji, którym jest zapewnienie możliwości raportowania naruszeń w bankach podlegających szczególnym wymaganiom, w tym również przepisom ustawy AML.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami:

➡ Zespół prawa pracy: Michał Synowiec, Partner, Hubert Hajduczenia, Senior Associate, Justyna Helbing, Associate

➡ Zespół compliance: Magdalena Dec, Counsel, Bartłomiej Gudek, Associate