Last updated: 25 March 2024 

Reed Exhibitions is committed to respecting and protecting your privacy. This privacy policy applies to each Reed Exhibitions website, event, app and other service (each, a “Service”) that refers or links to this privacy policy. This privacy policy may be supplemented by additional privacy statements, terms or notices provided to you. The Reed Exhibitions company that owns or administers the Service, as identified therein, is the primary controller of your personal information provided to, or collected by or for, the Service.

We collect information about you in three ways: (1) from your input through our web forms, Emperia and other badge scanners, app forms and other mechanisms, (2) from third-party sources, and (3) through automated technologies.

Data You Provide To Us

The types of personal information that we collect directly from you depends on how you interact with us and the Service and may include:

• Contact details, such as name, email address, postal address, social media handle and phone number;
• Account login credentials, such as username and password, password hints and similar security information;
• Other account or event registration and profile information, such as educational, employment and professional background, dietary and accessibility requirements, and photo;
• Payment information, such as credit or debit card number;
• Comments, feedback and other information you provide to us, including information that you send to customer support and messages, appointment inquiries and other information that you wish us to share with our exhibitors, visitors, partners and others;
• Sensitive data revealing health, disability, religion, or race or ethnic origin, as part of a request for special assistance or dietary requirements or in a medical emergency; and/or
• Interests and communication preferences, including matchmaking, event planning, networking choices and preferred language.

To protect the safety and wellbeing of event participants, we may conduct disease prevention measures, which may include collection of health data through temperature screening, test-and-trace with the relevant health authority, monitoring for visible symptoms, or referral to quarantine or medical personnel.

Data From Other Sources

We also may obtain personal information about you from our group companies and from other third parties, including:

• Service providers that help us determine a location based on your IP address in order to customise certain products to your location;
• Partners with which we offer co-branded services or engage in joint marketing activities;
• Social networks when you grant permission to the Service to access your data on one or more networks; and/or
• Publicly-available sources and data suppliers from which we obtain data to validate or supplement the information we hold.

Data From Service Use or Attendance

Our Service may automatically collect information about how you and your device interact with the Service, including:

• Computer, device and connection information, such as IP address, browser type and version, operating system, platform and other software installed on your device, unique device identifier and other technical identifiers, error reports and performance data;
• Usage data, such as the features you used, the settings you selected, your URL click stream data, including date and time stamp and referring and exit pages, and pages you visited on the Service; and/or
• For location-aware Services, your location data, such as where you are located on the event floor.

We collect this data through our servers and the use of cookies and other technologies, including Bluetooth and RFID.

You can control cookies through your browser’s settings and other tools. However, if you block certain cookies, you may not be able to register, login, or access certain parts or make full use of the Service. For more details, visit the cookie notice of the Service.

You can control or limit location data collected through mobile applications by changing your preferences in your device’s location services preferences menu or through your choices regarding the use of Bluetooth and other network interfaces you may use to interact with our Service. However, use of RFID technologies, such as in wristbands, may be necessary for you to access certain events.

We also collect footage and imagery captured through recording, photography, or CCTV at events, offices and other locations.

Depending on how you interact with us and the Service, we use your personal information to:

• Provide, activate and manage your access to and use of the Service, including your attendance at events;
• Process and fulfil a request, order, download or other transaction;
• Provide customer, technical, product and other support and to help keep the Service working, safe and secure;
• Enhance and improve the Service and our other products and services and to develop new products, services and benefits;
• Offer you customised content and other personalisation to make the Service more relevant to your interests and geography;
• Respond to your requests, inquiries, comments and concerns;
• Notify you about changes, updates and other announcements related to the Service and our other products and services;
• Deliver targeted advertisements,  promotional messages, notices, and other information about products, events and services of ours, our affiliates and third parties, such as exhibitors, sponsors, licensees and media partners;
• Invite you to participate in user testing and surveys as well as sweepstakes, competitions, audience voting, and similar promotions or activities;
• Identify usage trends and develop data analysis, including for purposes of research, audit, reporting and other business operations, including determining the effectiveness of our promotional campaigns and evaluating our business performance;
• Support health and safety at our events; and/or
• Comply with our legal obligations, resolve disputes, and enforce our agreements.

We may also use your information to:

• provide relevant networking, speaker sessions, presentations, and exhibitor product recommendations as part of our event matchmaking services based on the preferences and interests you provide during your registration, your interactions on our websites, platforms, and at our events; and/or
• include in participant directories to provide visitors, exhibitors, and sponsors names and business contact details of those attending the event.

Our Service Providers

Depending on the Service provided, we share personal information with:

• Our affiliates, trading names and divisions within the Reed Exhibitions group of companies worldwide (for a list, click here) and certain RELX companies that provide technology, customer service and other shared services functions; and/or
• Our service providers, suppliers, agents and representatives, including but not limited to, payment processors, venue providers, onsite event contractors, customer support, email service providers, IT service providers, mailing houses and shipping agents, to process the information as necessary to provide the Service, complete a transaction, fulfil your request, or otherwise on our behalf based on our instructions and in compliance with this privacy policy and any other appropriate confidentiality and security measures.

Your Choices

We share your personal information with our affiliates and with exhibitors, sponsors, media partners, joint venture partners and other third parties, including entities for which we are acting as an agent, licensee or event manager, that wish to send you information about their products and services that may be of interest to you, as determined by your choices in managing your communications preferences and other settings.

The Service may include forums and participant directories that let you create a profile and post and share personal information, comments, materials and other content to help others connect with you. Any such contributions you disclose publicly may be collected and used by others, may be indexed by search engines, and might not be able to be removed. Please be careful when disclosing personal information in these public areas.

The Service may enable you to share your virtual 'business card' information with an exhibitor, sponsor or association by tapping your event ID badge on a badge-scanning device at a booth or other event location. This also allows you to receive their product or service details directly to the email address you provide. 

When entering a virtual space, zone, or room at an event, your registration details may be shared with other attendees including the sponsor or exhibitor to facilitate event networking real-time video conferencing, online chats, and/or virtual business card drops, subject to additional notices. 

When redeeming a voucher or invite to attend any of our events courtesy of our exhibitors or sponsors, we will share your registration details with the exhibitor or sponsor for billing and/or marketing related purposes.

Legal Reasons

We will disclose your personal information if we have a good faith belief that such disclosure is necessary to:

• meet any applicable law, regulation, legal process or other legal obligation;
• detect, investigate and help prevent security, fraud or technical issues; and/or
• protect the rights, property, health or safety of Reed Exhibitions, our users, employees or others;

and as part of a corporate transaction, such as a transfer of assets or an acquisition by or merger with another company.

Editorial Content and Event Presentations

Where you submit content, such as write an article or produce a video, for any of our magazines or other products, or speak at one of our events, we will process some additional personal information about you, including:

• professional biography or profile, produced or approved by you, that may contain  your image, likeness, or voice, which may be published and made available to our subscribers, event audiences, or published online via our websites and social media channels for promotional purposes; and
• internal editorial, reviewer, commentary, or feedback.

To help improve the diversity of our editorial content and event panels, we may ask you to provide, on an entirely voluntary basis, demographic data such as age, gender, disability, race, ethnic origin, religion and sexual orientation. .

Event Concierge

As part of our event concierge services for our hosted buyers, we may need to collect government identification information, such as passport and visa details, as well as any relevant health and disability information to ensure all accommodation and dietary requirements are met. This information may be provided to our local agents to secure the most suitable services based on their expert local knowledge.  Where this is relevant, we would usually require your consent. However, there are some limited situations where this will not occur such as in a medical emergency.

Industry Awards

Participants, nominees, and sponsors of industry award ceremonies we host are invited to participate through the submission of award nominations, organisational reviews or award ceremony attendance. All nominations and organisational reviews are only used in the administration of the awarding process.

You can customise and manage your communications preferences and other settings when you register with the Service, by updating your account features and preferences, by using the ‘opt-out’ or unsubscribe mechanism or other means provided within the communications that you receive, or by contacting us. We reserve the right to notify you of changes or updates to the Service whenever necessary.

You can opt-out of personalised matches and instead receive recommendations based on our most popular results, [by selecting 'opt-out' during the registration process, unsubscribing via any subsequent emails, or by contacting us through the contact address provided below].

Self-Service

The Service may allow you to directly access and review your account, profile and participant directory information and make corrections, updates or deletions at any time. Keeping such information up to date is solely your responsibility. You may also close your account, delete your profile or remove your participant directory information through the Service or by contacting the Service’s customer support.

Jobs Board

When you create a candidate profile on our jobs board, you can upload your CV, contact details, and create career interests, which you can update, change, or delete at any time.  You can choose to provide recruiters’ access to your profile.  However, we cannot restrict the customers who access profiles on our jobs board, which could include your current employer, and we cannot be held responsible for any eventuality. Although access is restricted to our jobs board customers and we require they agree to use the platform solely for recruitment-related purposes, we do not verify their identity or control their subsequent use, disclosure or retention of the information.

Privacy Centre

You may have the right under European and certain other privacy and data protection laws, as applicable, to request free of charge:

• access to and correction or deletion of your personal information;
• restriction of our processing of your personal information, or to object to our processing; and
• portability of your personal information.

If you wish to exercise any of these rights, please contact us through our Privacy Centre. We will respond to your request consistent with applicable laws. To protect your privacy and security, we may require you to verify your identity.

We retain your personal information for as long as necessary to provide the Service and fulfil the transactions you have requested, or for other essential purposes such as complying with our legal obligations, maintaining business and financial records, resolving disputes, maintaining security, detecting and preventing fraud and abuse, and enforcing our agreements.

We do not knowingly collect information from children under the age of 13 or target the Service to children under 13.

We take precautions to safeguard your personal information against loss, theft and misuse and unauthorised access, disclosure, alteration and destruction using appropriate technical and organisational measures.

Your personal information may be stored and processed in your region or another country where Reed Exhibitions affiliates and their service providers maintain servers and facilities, including, but not limited to, Australia, Austria, Brazil, China, France, Germany, India, Indonesia, Italy, Japan, Malaysia, Mexico, Saudi Arabia, South Africa, South Korea, the Philippines, Russia, Singapore, Thailand, Turkey, the United Arab Emirates, the United Kingdom, the United States and Vietnam. We take steps, including through contracts, intended to ensure that the information continues to be protected wherever it is located in a manner consistent with the standards of protection required under applicable law.

When we collect from you any personal information within the scope of European data protection laws, we do so:

• where necessary to provide the Service, fulfil a transaction or otherwise perform a contract with you or at your request prior to entering into a contract;
• where necessary for our compliance with applicable law or other legal obligation;
• where necessary for the performance of a task carried out in the public interest;
• where necessary in order to protect your or another person’s vital interests;
• where applicable, with your consent; and/or
• as necessary to operate our business, protect the security of our systems, customers and users, detect or prevent fraud, enable our customers to comply with legal obligations, or fulfil our other legitimate interests as described in the “Information We Collect”, “How We Use Your Information” and “Sharing of Your Information” clauses above, except where our interests are overridden by your privacy rights.

Where we rely on your consent to process personal information, you have the right to withdraw your consent at any time, and where we rely on legitimate interests, you may have the right to object to our processing.

We will update this privacy policy from time to time. Any changes will be posted on this page with an updated revision date. If we make any material changes, we will provide notice through the Service or by other means.

Ostatnia aktualizacja: 25 marca 2024 r.

Informacje o niniejszej Polityce prywatności

Spółka Reed Exhibitions zobowiązuje się szanować i chronić prywatność użytkownika. Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do każdej witryny internetowej, wydarzenia, aplikacji i innych usług Reed Exhibitions (każda z nich zwana dalej „Usługą”), które odnoszą się do niniejszej polityki prywatności lub odsyłają do niej. Niniejsza polityka prywatności może być uzupełniona dodatkowymi, przekazywanymi użytkownikom oświadczeniami o ochronie prywatności, warunkami lub powiadomieniami. Spółka Reed Exhibitions, która jest właścicielem lub administruje Usługą, jak określono w niej, jest głównym administratorem danych osobowych użytkownika, przekazanych lub zgromadzonych przez Usługę lub na jej rzecz.

Informacje, które gromadzimy

Gromadzimy informacje na temat użytkownika na trzy sposoby: (1) na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika za pośrednictwem naszych formularzy internetowych, Emperia i innych skanerów identyfikatorów, formularzy aplikacji i innych mechanizmów, (2) ze źródeł zewnętrznych oraz (3) za pomocą zautomatyzowanych technologii.

Dane, które przekazuje nam użytkownik

Rodzaje danych osobowych, które gromadzimy bezpośrednio od użytkownika, zależą od sposobu interakcji użytkownika z nami i Usługą oraz mogą obejmować:

• dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, adres pocztowy, adres do obsługi mediów społecznościowych i numer telefonu;
• dane logowania do konta, takie jak nazwa użytkownika i hasło, wskazówki dotyczące hasła i podobne informacje zabezpieczające;
• inne informacje dotyczące rejestracji konta lub wydarzenia oraz informacje dotyczące profilu, takie jak informacje o wykształceniu, zatrudnieniu i doświadczeniu zawodowym, wymagania dotyczące diety i dostępności oraz zdjęcie;
• informacje dotyczące płatności, takie jak numer karty kredytowej lub debetowej;
• komentarze, opinie i inne informacje, które użytkownik nam przekazuje, w tym informacje, które użytkownik wysyła do działu obsługi klienta i wiadomości, zapytania o terminy i inne informacje, które chce, abyśmy przekazali naszym wystawcom, gościom, partnerom i innym osobom;
• dane wrażliwe ujawniające stan zdrowia, niepełnosprawność, wyznanie, rasę lub pochodzenie etniczne, dane ujawnione w ramach prośby o specjalną pomoc lub wymogi żywieniowe bądź dane ujawnione w nagłych wypadkach medycznych; i/lub
• zainteresowania i preferencje dotyczące komunikacji, w tym dopasowywanie, planowanie wydarzeń, wybór sieci kontaktów i preferowany język.

Aby chronić bezpieczeństwo i dobrostan uczestników zdarzenia, możemy wdrażać środki mające na celu zapobieganie chorobom, które mogą obejmować gromadzenie danych dotyczących stanu zdrowia poprzez badanie temperatury, monitorowanie, prowadzenie czynności związanych z odnajdywaniem i badaniem wraz z odpowiednimi organami służby zdrowia, monitorowanie widocznych objawów lub skierowanie na kwarantannę lub pod nadzór personelu medycznego.

Dane z innych źródeł

Możemy również pozyskiwać dane osobowe użytkownika od spółek należących do naszej grupy oraz od innych podmiotów zewnętrznych, w tym:

• od usługodawców, którzy pomagają nam określić lokalizację na podstawie adresu IP użytkownika w celu dostosowania określonych produktów do jego lokalizacji;
• od partnerów, z którymi oferujemy usługi pod wspólną marką lub angażujemy się we wspólne działania marketingowe;
• z sieci społecznościowych, gdy użytkownik zezwala Usłudze na dostęp do swoich danych w jednej lub kilku sieciach; i/lub
• z publicznie dostępnych źródeł i dostawców danych, od których pozyskujemy dane w celu weryfikacji lub uzupełnienia przechowywanych przez nas informacji.

Dane pochodzące z korzystania z usług lub związane z obecnością

Nasza Usługa może automatycznie gromadzić informacje na temat sposobu interakcji użytkownika i jego urządzenia z Usługą, w tym:

• informacje o komputerze, urządzeniu i połączeniu, takie jak adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, platforma i inne oprogramowanie zainstalowane na urządzeniu, unikalny identyfikator urządzenia i inne identyfikatory techniczne, raporty o błędach i dane dotyczące wydajności;
• dane dotyczące użytkowania, takie jak używane funkcje, wybrane ustawienia, dane URL dotyczące strumienia kliknięć, w tym znaczniki daty i godziny oraz strony odsyłające i końcowe oraz strony odwiedzane w ramach Usługi; i/lub
• w przypadku Usług zorientowanych na lokalizację dane dotyczące lokalizacji, takie jak lokalizacja użytkownika w przestrzeni wydarzenia.

Gromadzimy te dane za pośrednictwem naszych serwerów oraz za pomocą plików cookie i innych technologii, w tym Bluetooth i RFID.

Użytkownik może kontrolować wykorzystanie plików cookie za pomocą ustawień przeglądarki i innych narzędzi. Jeśli jednak użytkownik zablokuje określone pliki cookie, użytkownik może nie być w stanie zarejestrować się, zalogować, uzyskać dostępu do określonych części ani w pełni korzystać z Usługi. Więcej informacji można znaleźć w powiadomieniu o plikach cookie Usługi.

Użytkownik może kontrolować lub ograniczać dane lokalizacyjne gromadzone za pośrednictwem aplikacji mobilnych, zmieniając swoje preferencje w menu preferencji usług lokalizacyjnych urządzenia lub za pomocą opcji wyboru dotyczących korzystania z Bluetooth i innych interfejsów sieciowych, z których może korzystać w celu interakcji z naszą Usługą. Niemniej jednak korzystanie z technologii RFID, takich jak opaski na rękę, może być konieczne w celu uzyskania dostępu do określonych zdarzeń.

Gromadzimy również nagrania i obrazy zarejestrowane w formie nagrań, fotografii lub kamer telewizyjnych w układzie zamkniętym podczas wydarzeń oraz w biurach i innych miejscach.

W jaki sposób wykorzystujemy dane użytkownika

W zależności od tego, w jaki sposób użytkownik wchodzi w interakcję z nami i Usługą, wykorzystujemy dane osobowe użytkownika w celu:

• zapewnienia, aktywowania i zarządzania dostępem do Usługi i korzystaniem z niej, w tym obecnością na wydarzeniach;
• przetwarzania i realizacji wniosku, zamówienia, pobierania lub innej transakcji;
• zapewnienia wsparcia klienta, wsparcia technicznego, wsparcia produktu oraz wsparcia o innym charakterze, a także w celu utrzymania funkcjonalności i bezpieczeństwa Usługi;
• ulepszania i poprawiania jakości Usługi oraz naszych innych produktów i usług, a także w celu opracowywania nowych produktów, usług i korzyści;
• oferowania użytkownikowi spersonalizowanych treści i innych rozwiązań personalizacyjnych tak, aby Usługa była bardziej dostosowana do jego zainteresowań i lokalizacji geograficznej;
• odpowiadania na wnioski, zapytania, komentarze i wątpliwości;
• powiadamiania użytkownika o zmianach, aktualizacjach i w celu przekazywania innych powiadomień dotyczących Usługi oraz innych naszych produktów i usług;
• dostarczania ukierunkowanych reklam, wiadomości promocyjnych, powiadomień i innych informacji na temat produktów, wydarzeń i usług zarówno naszych, jak i naszych podmiotów stowarzyszonych i stron trzecich, takich jak wystawcy, sponsorzy, licencjobiorcy i partnerzy medialni;
• zaproszenia użytkownika do udziału w testach i ankietach użytkowników, jak również loteriach, konkursach, głosowaniach publiczności i podobnych promocjach lub działaniach;
• określania trendów użytkowania i opracowywania analizy danych, w tym na potrzeby badań, audytów, sprawozdawczości i innych operacji biznesowych, w tym określania skuteczności naszych kampanii promocyjnych i oceniania naszych wyników biznesowych;
• wspierania bezpieczeństwa i higieny pracy podczas naszych wydarzeń; i/lub
• przestrzegania naszych zobowiązań prawnych, rozwiązywania sporów i egzekwowania naszych umów.

Możemy również wykorzystywać dane użytkownika w celu:

• zapewniania odpowiednich kontaktów, sesji prelegentów, prezentacji i rekomendacji produktów wystawców w ramach naszych usług dopasowywania wydarzeń w oparciu o preferencje i zainteresowania podane podczas rejestracji, interakcje na naszych stronach internetowych, platformach i podczas naszych wydarzeń; i/lub
• uwzględnienia w katalogach uczestników w celu podania imion i nazwisk gości, wystawców i sponsorów oraz danych kontaktowych osób biorących udział w wydarzeniu.

Udostępnianie danych użytkownika

Nasi dostawcy usług

W zależności od świadczonej Usługi udostępniamy dane osobowe następującym podmiotom:

• nasze podmioty stowarzyszone, nazwy handlowe i oddziały w ramach grupy spółek Reed Exhibitions na całym świecie (aby zobaczyć listę, kliknij tutaj) oraz niektóre spółki RELX, które zapewniają technologie, obsługę klienta i inne funkcje usług wspólnych; i/lub
• nasi usługodawcy, dostawcy, agenci i przedstawiciele, w tym między innymi podmioty przetwarzające płatności, podmioty świadczące usługi w zakresie lokalizacji, podmioty realizujące wydarzenia na miejscu, podmioty zapewniające obsługę klienta, dostawcy usług poczty elektronicznej, dostawcy usług IT, firmy korespondencyjne i biura wysyłkowe, w celu przetwarzania informacji w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, realizacji transakcji, rozpatrzenia wniosku użytkownika lub do prowadzenia innych działań w naszym imieniu w oparciu o nasze instrukcje i zgodnie z niniejszą polityką prywatności oraz wszelkimi innymi odpowiednimi środkami zachowania poufności i bezpieczeństwa.

Wybory użytkownika

Udostępniamy dane osobowe użytkownika naszym podmiotom stowarzyszonym oraz wystawcom, sponsorom, partnerom medialnym, partnerom joint venture i innym podmiotom zewnętrznym, w tym podmiotom, dla których działamy jako agenci, licencjobiorcy lub menedżerowie wydarzeń, którzy chcą wysyłać użytkownikowi informacje o ich produktach i usługach, które mogą użytkownika zainteresować, zgodnie z wyborami użytkownika w zakresie zarządzania preferencjami dotyczącymi komunikacji i innymi ustawieniami.

Usługa może obejmować fora i katalogi uczestników, które pozwalają użytkownikowi na utworzenie profilu i opublikowanie oraz udostępnienie danych osobowych, komentarzy, materiałów i innych treści, aby pomóc innym osobom w nawiązaniu kontaktu z użytkownikiem. Wszelkie takie informacje, które użytkownik publicznie udostępnia, mogą być gromadzone i wykorzystywane przez inne osoby, indeksowane przez wyszukiwarki i mogą nie być możliwe do usunięcia. Należy zachować ostrożność podczas ujawniania danych osobowych w tych miejscach publicznych.

Usługa może umożliwiać udostępnianie informacji o wirtualnej karcie biznesowej wystawcy, sponsorowi lub stowarzyszeniu poprzez dotknięcie identyfikatora na urządzeniu do skanowania identyfikatorów na stoisku lub w innym miejscu. Pozwala to również na otrzymywanie informacji o produkcie lub usłudze bezpośrednio na podany adres e-mail.

Podczas wchodzenia do wirtualnej przestrzeni, strefy lub pokoju podczas wydarzenia dane rejestracyjne użytkownika mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, w tym sponsorowi lub wystawcy, w celu ułatwienia nawiązywania wideokonferencji w czasie rzeczywistym, czatów online i/lub wirtualnych wizytówek, z zastrzeżeniem dodatkowych powiadomień.

W przypadku realizacji vouchera lub zaproszenia do udziału w którymkolwiek z naszych wydarzeń dzięki uprzejmości naszych wystawców lub sponsorów, udostępnimy dane rejestracyjne wystawcy lub sponsorowi w celach rozliczeniowych i/lub marketingowych.

Podstawy prawne

Ujawnimy dane osobowe użytkownika, jeśli w dobrej wierze uznamy, że takie ujawnienie jest konieczne w celu:

• przestrzegania wszelkich obowiązujących przepisów prawa, regulacji, procesów prawnych lub innych zobowiązań prawnych;
• wykrywania, badania i zapobiegania problemom technicznym, problemom związanym z bezpieczeństwem i zapobiegania oszustwom; i/lub
• ochrony praw, własności, zdrowia lub bezpieczeństwa Reed Exhibitions, naszych użytkowników, pracowników i innych osób;

oraz w ramach transakcji korporacyjnej, takiej jak przeniesienie aktywów lub przejęcie przez inną firmę lub połączenie z inną firmą.

Dodatkowe przetwarzanie

Treści redakcyjne i prezentacje wydarzeń

W przypadku przesyłania przez użytkownika treści, np. przy napisaniu artykułu lub stworzeniu nagrania wideo dla któregokolwiek z naszych magazynów lub innych produktów lub wystąpienia podczas jednego z naszych wydarzeń, będziemy przetwarzać dodatkowe dane osobowe użytkownika, w tym:

• biografię zawodową lub profil, stworzony lub zatwierdzony przez użytkownika, który może zawierać jego wizerunek, podobiznę lub głos i który może być publikowany i udostępniany naszym subskrybentom, publiczności obecnej na wydarzeniach lub publikowany w Internecie za pośrednictwem naszych stron internetowych i kanałów mediów społecznościowych w celach promocyjnych; oraz
• wewnętrzne artykuły wstępne, oceny, komentarze i opinie.

Aby pomóc w zwiększeniu różnorodności naszych treści edytorskich i paneli wydarzeń, możemy poprosić użytkownika o podanie, na zasadzie całkowicie dobrowolnej, danych demograficznych, takich jak wiek, płeć, niepełnosprawność, rasa, pochodzenie etniczne, religia i orientacja seksualna.

Konsjerż wydarzenia

W ramach usług konsjerża dla naszych nabywców, których gościmy. możemy gromadzić rządowe dane identyfikacyjne, takie jak dane paszportowe i wizowe, a także wszelkie istotne informacje zdrowotne i dotyczące niepełnosprawności, aby zapewnić spełnienie wszystkich wymogów dotyczących zakwaterowania i diety. Informacje te mogą zostać przekazane naszym lokalnym przedstawicielom w celu zapewnienia najbardziej odpowiednich usług w oparciu o ich fachową wiedzę lokalną. W stosownych przypadkach zazwyczaj wymagamy zgody użytkownika. Istnieją jednak pewne ograniczone sytuacje, w których nie dojdzie do takiej sytuacji, np. w nagłych wypadkach medycznych.

Portal rekrutacyjny

Tworząc profil kandydata na naszym portalu rekrutacyjnym, użytkownik może przesłać swoje CV, dane kontaktowe i utworzyć zainteresowania zawodowe, które użytkownik może w każdej chwili zaktualizować, zmienić lub usunąć. Użytkownik może również umożliwić podmiotom prowadzącym rekrutacje dostęp do swojego profilu. Nie możemy jednak ograniczać działań klientów, którzy mają dostęp do profili na naszym portalu rekrutacyjnym, które to profile mogą obejmować informacje dotyczące obecnego pracodawcy użytkownika. Nie ponosimy również odpowiedzialności za jakiekolwiek ewentualne następstwa takich działań. Mimo że dostęp jest ograniczony do naszych klientów korzystających z portali rekrutacyjnych i wymagamy od nich zgody na korzystanie z platformy wyłącznie w celach związanych z rekrutacją, nie weryfikujemy ich tożsamości ani nie kontrolujemy ich późniejszego wykorzystania, ujawniania ani przechowywania informacji.

Nagrody branżowe

Uczestnicy, osoby nominowane i sponsorzy ceremonii przyznawania nagród branżowych, które organizujemy, są zapraszani do udziału poprzez składanie nominacji do nagród, oceny organizacyjne lub udział w ceremonii przyznawania nagród. Wszystkie nominacje i oceny organizacyjne są wykorzystywane wyłącznie w ramach procesu przyznawania nagród.

Preferencje użytkownika dotyczące komunikacji i dopasowania

Użytkownik może dostosować swoje preferencje dotyczące komunikacji i inne ustawienia podczas rejestracji w ramach Usługi, aktualizując funkcje i preferencje konta, korzystając z mechanizmu rezygnacji z subskrypcji lub innych środków dostępnych w otrzymywanych wiadomościach lub kontaktując się z nami. Zastrzegamy sobie prawo do powiadamiania użytkownika o zmianach lub aktualizacjach Usługi, gdy jest to konieczne.

Użytkownik może zrezygnować ze spersonalizowanych preferencji i zamiast tego otrzymywać rekomendacje w oparciu o nasze najpopularniejsze wyniki, [wybierając opcję „rezygnacja” podczas procesu rejestracji, rezygnując ze subskrypcji za pośrednictwem wiadomości e-mail lub kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu kontaktowego podanego poniżej].

Uzyskiwanie dostępu do swoich danych i ich aktualizacja

Samoobsługa

Usługa może umożliwiać użytkownikowi bezpośredni dostęp do konta, profilu i danych użytkownika z katalogu uczestników oraz ich przeglądanie, a także wprowadzanie poprawek, aktualizacji lub usuwania w dowolnym momencie. Za aktualizację takich informacji odpowiada wyłącznie użytkownik. Użytkownik może również zamknąć swoje konto, usunąć swój profil lub dane z katalogu uczestników za pośrednictwem Usługi lub kontaktując się z działem obsługi klienta.

Centrum ds. prywatności

Na mocy europejskich i niektórych innych przepisów dotyczących ochrony prywatności i danych w stosownych przypadkach użytkownik może mieć prawo do zażądania bezpłatnego:

• dostępu do danych osobowych użytkownika oraz ich poprawiania lub usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania przez nas danych osobowych użytkownika lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich przez nas; oraz
• przeniesienia danych osobowych użytkownika.

Jeśli użytkownik pragnie skorzystać z któregokolwiek z tych praw, wówczas należy skontaktować się z nami za pośrednictwem naszego Centrum prywatności. Odpowiemy na wniosek użytkownika zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Aby chronić prywatność i bezpieczeństwo użytkownika, możemy wymagać od niego weryfikacji jego tożsamości.

Przechowywanie danych

Przechowujemy dane osobowe użytkownika tak długo, jak jest to konieczne do świadczenia Usługi i realizacji żądanych przez użytkownika transakcji lub w innych istotnych celach, takich jak przestrzeganie naszych zobowiązań prawnych, prowadzenie dokumentacji biznesowej i finansowej, rozwiązywanie sporów, utrzymywanie bezpieczeństwa, wykrywanie i zapobieganie oszustwom i nadużyciom oraz egzekwowanie naszych umów.

Prywatność dzieci w Internecie

Nie gromadzimy świadomie informacji od dzieci poniżej 13. roku życia ani nie kierujemy Usługi do dzieci poniżej 13. roku życia.

Bezpieczeństwo danych

Podejmujemy środki ostrożności w celu ochrony danych osobowych użytkownika przed utratą, kradzieżą i niewłaściwym wykorzystaniem oraz nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą i zniszczeniem przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Lokalizacje przetwarzania

Dane osobowe użytkownika mogą być przechowywane i przetwarzane w regionie użytkownika lub innym kraju, w którym podmioty stowarzyszone z Reed Exhibitions i ich dostawcy usług mają serwery i obiekty, w tym między innymi w Australii, Austrii, Brazylii, Chinach, Francji, Niemczech, Indiach, Indonezji, Włoszech, Japonii, Malezji, Meksyku, Arabii Saudyjskiej, RPA, Korei Południowej, Filipinach, Rosji, Singapurze, Tajlandii, Turcji, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych oraz Wietnamie. Podejmujemy kroki, w tym na podstawie umów, mające na celu zapewnienie, że informacje są nadal chronione w każdym miejscu, w sposób zgodny ze standardami ochrony wymaganymi przez obowiązujące prawo.

Podstawy przetwarzania

Gdy gromadzimy od użytkownika jakiekolwiek dane osobowe w zakresie podlegającym europejskim przepisom o ochronie danych, robimy to:

• gdy jest to niezbędne do świadczenia Usługi, realizacji transakcji lub w inny sposób realizacji umowy z użytkownikiem lub na jego żądanie przed zawarciem umowy;
• gdy jest to niezbędne do zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa lub innym obowiązkiem prawnym;
• gdy jest to niezbędne do wykonania zadania w interesie publicznym;
• gdy jest to niezbędne w celu ochrony istotnych interesów użytkownika lub innej osoby;
• w stosownych przypadkach, za zgodą użytkownika; i/lub
• w zakresie niezbędnym do prowadzenia naszej działalności, ochrony bezpieczeństwa naszych systemów, klientów i użytkowników, wykrywania lub zapobiegania oszustwom, umożliwienia naszym klientom przestrzegania zobowiązań prawnych lub realizacji naszych innych uzasadnionych interesów, zgodnie z opisem w punktach „Informacje, które gromadzimy”, „W jaki sposób wykorzystujemy dane użytkownika” i „Udostępnianie danych użytkownika” powyżej, z wyjątkiem sytuacji, gdy nasze interesy są nadrzędne względem praw użytkownika w zakresie prywatności.

Jeśli polegamy na zgodzie użytkownika na przetwarzanie danych osobowych, użytkownik ma prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, a jeśli opieramy się na uzasadnionych interesach, może on mieć wówczas prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych.

Zmiany

Od czasu do czasu będziemy aktualizować niniejszą politykę prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie wraz z datą zaktualizowanej wersji powiadomienia. W przypadku gdy wprowadzimy jakiekolwiek istotne zmiany, udostępnimy powiadomienie w ramach Usługi za pomocą innego środka.

Kontakt

W przypadku jakichkolwiek pytań, uwag, skarg lub próśb dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania przez nas danych użytkownika prosimy o kontakt z nami za pośrednictwem naszego Centrum prywatności. Użytkownik może także złożyć skargę do organu zajmującego się ochroną danych w odpowiedniej jurysdykcji.

Przedstawicielem ds. ochrony danych w naszych firmach, które przetwarzają dane osobowe w zakresie podlegającym przepisom Unii Europejskiej i Szwajcarii dotyczącym ochrony danych, który ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym i Szwajcarią, jest spółka RX France SAS, 52-54, Quai de Dion-Bouton, CS 80001, Puteaux Cedex 92806, Francja. Przedstawicielem ds. ochrony danych w naszych firmach, które przetwarzają dane osobowe w zakresie podlegającym przepisom Wielkiej Brytanii dotyczącym ochrony danych, który ma siedzibę poza Wielką Brytanią, jest spółka Reed Exhibitions Limited, Gateway House, 28 The Quadrant, Richmond, Surrey, TW9 1DN, Wielka Brytania.

Użytkownik może skontaktować się z naszym Inspektorem ochrony danych za pośrednictwem naszego Centrum prywatności.