Como você relata incidentes de segurança alimentar e não conformidades?

1 Identificar o incidente ou não conformidade

O primeiro passo é identificar a natureza e o escopo do incidente ou não conformidade. Isso significa coletar informações sobre o que aconteceu, quando, onde, como e por quê. Você também deve determinar o impacto potencial e a gravidade do problema, como o número de produtos, clientes ou processos afetados. Você pode usar ferramentas como análise de causa raiz, análise de perigo ou avaliação de risco para ajudá-lo a identificar o incidente ou a não conformidade.

2 Registrar o incidente ou não conformidade

O próximo passo é registrar o incidente ou não conformidade de forma clara e consistente. Você deve usar um formulário ou sistema padronizado para documentar os detalhes do problema, como data, hora, local, descrição, causa, impacto e ações corretivas tomadas ou planejadas. Você também deve atribuir um número de referência ou código exclusivo ao incidente ou não conformidade para facilitar o rastreamento e o acompanhamento. Você deve manter os registros de todos os incidentes e não conformidades em um local seguro e acessível.

3 Comunicar o incidente ou não conformidade

O terceiro passo é comunicar o incidente ou não conformidade às partes relevantes, tanto interna quanto externamente. Você deve seguir os procedimentos e protocolos de relatório estabelecidos em sua organização, como notificar seu supervisor, gerente, equipe de qualidade ou gerência sênior. Você também deve relatar o incidente ou a não conformidade a quaisquer autoridades externas ou partes interessadas que exijam notificação, como reguladores, clientes, fornecedores ou organismos de certificação. Você deve relatar o incidente ou não conformidade o mais rápido possível e fornecer informações precisas e completas.

4 Investigar o incidente ou não conformidade

O quarto passo é investigar o incidente ou não conformidade para descobrir a causa raiz e evitar a recorrência. Você deve usar uma abordagem sistemática e objetiva para coletar e analisar dados, como entrevistas, observações, testes ou auditorias. Você também deve envolver as pessoas e departamentos relevantes na investigação, como produção, manutenção, engenharia ou qualidade. Você deve documentar as descobertas e conclusões da investigação e denunciá-las às partes apropriadas.

5 Implementar ações corretivas e preventivas

O quinto passo é implementar ações corretivas e preventivas para resolver o incidente ou não conformidade e evitar ocorrências futuras. Você deve usar os resultados da investigação para identificar e priorizar as ações que precisam ser tomadas, como reparar, substituir, recuperar ou descartar produtos afetados, revisar procedimentos, treinar a equipe ou melhorar os controles. Você também deve atribuir responsabilidades, prazos e recursos para a implementação das ações e monitorar seu progresso e eficácia.

6 Revisar e melhorar o processo de geração de relatórios

O sexto passo é revisar e melhorar o processo de relato para garantir sua eficiência e eficácia. Você deve avaliar o desempenho e os resultados do processo de relatório, como a pontualidade, precisão, integridade e consistência dos relatórios. Você também deve solicitar feedback e sugestões das pessoas envolvidas no processo de relatório, como funcionários, gerentes, clientes ou reguladores. Você deve identificar e implementar quaisquer oportunidades de melhoria, como simplificar formulários, simplificar procedimentos ou aprimorar a comunicação.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?