Garanta um evento de sucesso dominando como gerenciar as relações entre funcionários e voluntários com estratégias eficazes para melhorar o trabalho em equipe.

One of the most impactful decisions I made was to enlist the support of a volunteer manager. As a contracted role, I could incorporate her within the budget constraints, and her contribution was invaluable - I cannot underscore that enough. With expertise in this domain, she alleviated the weight that was on my team, dedicating herself entirely to our volunteers, who, in turn, appreciated the focused attention they received. We saved $77,000 in temp costs and had volunteers who could speak a total of 26 languages. She oversaw training schedules, ensured they took breaks, ate, hydrated and provided them with a wonderful experience. They, in turn, did the same for our attendees. Definitely consider this game-changer for your future events.

O que você faz se a equipe do evento e os voluntários não estiverem trabalhando bem juntos?

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Ao planejar um evento, um dos principais componentes para o sucesso é a colaboração perfeita entre a equipe do evento e os voluntários. No entanto, o que acontece quando essa dupla dinâmica não está funcionando bem junta? É um desafio que pode jogar uma chave nos eventos mais meticulosamente planejados, mas não se preocupe, existem estratégias que você pode empregar para virar o jogo e garantir que seu evento corra sem problemas.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 4 contribuições. Saiba mais

Heather Wilson, CMP

Brand Strategist | Employer Brand Innovator I Experiential Marketer | Community | Illuminating Recruitment Marketing…

1 Avaliar problemas

Para resolver a discórdia entre sua equipe e voluntários, comece identificando as causas do atrito. Isso requer que você observe as interações e os padrões de comunicação de perto. Talvez haja falta de instruções claras, ou talvez alguns membros se sintam desvalorizados. É crucial identificar problemas específicos para que você possa abordá-los diretamente. Depois de entender os problemas, você pode tomar medidas para melhorar a situação, como oferecer treinamento adicional, esclarecer funções ou facilitar atividades de formação de equipe.

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Shane H.

Senior Bid Writer & Strategic Fundraising Development Professional.
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If event staff and volunteers are not collaborating intervene promptly to address underlying issues and foster team dynamics. Facilitate open communication by organising regular meetings where concerns can be voiced and solutions brainstormed. Encourage team-building to foster camaraderie and trust among staff and volunteers. Clarify roles and responsibilities to minimise confusion and enhance accountability. Provide adequate training and support to ensure everyone is equipped to fulfill their duties competently. Mediate conflicts swiftly and impartially, emphasising the importance of professionalism and mutual respect. Recognise and celebrate individual and team achievements to boost morale and reinforce a positive working environment.

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Gostei

2 Diálogo Aberto

Incentivar a comunicação aberta é vital para resolver conflitos entre funcionários e voluntários. Organize uma reunião onde todos possam expressar suas preocupações em um ambiente sem julgamentos. Ouça ativamente o que eles têm a dizer e valide seus sentimentos. Esse processo pode ajudar a descobrir problemas ocultos e promover a compreensão. Ao promover uma atmosfera de transparência e respeito, você abre caminho para um trabalho em equipe e colaboração mais eficazes.

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3 Definir funções

A clareza nos papéis e responsabilidades pode reduzir significativamente os conflitos. Garantir que cada membro da equipe conheça suas funções específicas e como elas contribuem para o sucesso do evento. Isso não só ajuda a evitar a sobreposição de tarefas, mas também permite que funcionários e voluntários se apropriem de suas funções. Quando todos têm clareza sobre o que se espera deles, isso reduz a incerteza e aumenta a confiança em sua capacidade de executar suas tarefas de forma eficaz.

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Heather Rausch

CEO/Founder of Foxfire Events, Connector of People, Community, Philanthropy & Business. Creator of Women Unite World, the Global Community of Diverse & Powerful Women!
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Clear roles and expectations are key, along with a well defined "chain of command" so everyne knows who they may go to with questions, challenges, and wh is responsible for what. Require clear communication. Be the example and foster a team attititude. Convey the importance of every role and issue a roadmap to success by having everything outlined in writing whether in a paper copy or Google docs folder that everyone has acccess to.

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4 Fornecer treinamento

O treinamento adequado pode preencher lacunas de habilidades e conhecimento entre sua equipe. Conduzir sessões que se concentrem nos aspectos técnicos de suas funções e nas soft skills, como comunicação e trabalho em equipe. Esse investimento em sua equipe e voluntários não apenas os equipa para lidar melhor com suas tarefas, mas também mostra que você valoriza sua contribuição e está comprometido com seu desenvolvimento pessoal.

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5 Promova o trabalho em equipe

Para melhorar a colaboração, crie oportunidades para que sua equipe e voluntários se vinculem e construam relacionamento. Isso pode ser por meio de exercícios de formação de equipes ou eventos sociais. Quando os membros da equipe formam conexões pessoais, é mais provável que trabalhem bem juntos. Incentivar uma cultura orientada para a equipe, onde todos apoiam uns aos outros, pode transformar a dinâmica geral e levar a uma equipe de eventos mais coesa.

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6 Monitorar o progresso

Depois de implementar essas estratégias, é importante monitorar o progresso da dinâmica da sua equipe. Fique de olho em como a equipe e os voluntários interagem e trabalham juntos durante o processo de planejamento do evento. Reconheça e celebre melhorias para reforçar o comportamento positivo. Se os problemas persistirem, não hesite em rever suas estratégias e fazer os ajustes necessários. O monitoramento e o feedback contínuos são fundamentais para garantir a harmonia e a produtividade a longo prazo dentro da sua equipe de eventos.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Heather Wilson, CMP

Brand Strategist | Employer Brand Innovator I Experiential Marketer | Community | Illuminating Recruitment Marketing Roadmaps | Veteran Spouse & Advocate | Beekeeper
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One of the most impactful decisions I made was to enlist the support of a volunteer manager. As a contracted role, I could incorporate her within the budget constraints, and her contribution was invaluable - I cannot underscore that enough. With expertise in this domain, she alleviated the weight that was on my team, dedicating herself entirely to our volunteers, who, in turn, appreciated the focused attention they received. We saved $77,000 in temp costs and had volunteers who could speak a total of 26 languages. She oversaw training schedules, ensured they took breaks, ate, hydrated and provided them with a wonderful experience. They, in turn, did the same for our attendees. Definitely consider this game-changer for your future events.

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Hadeel Abdulaziz

Events and Marketing Consultant | Event Planning | Luxury Management | Team Manager | Client Development | Corporate Events | UAE · KSA
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In this situation, I would clarify roles and expectations, foster open communication, and address any conflicts promptly. Creating a positive and inclusive environment encourages teamwork and collaboration.

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1 Avaliar problemas

2 Diálogo Aberto

3 Definir funções

4 Fornecer treinamento

5 Promova o trabalho em equipe

6 Monitorar o progresso

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