Antes de começar a reformular seus processos, você precisa ter uma visão clara e metas para o que deseja alcançar. Quais são os problemas ou desafios que você quer resolver? Quais são as expectativas e necessidades de seus clientes e partes interessadas? Quais são os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que você usará para medir seu sucesso? Ter uma visão e metas bem definidas ajudará você a alinhar seus esforços de BPR com seus objetivos estratégicos e comunicá-los de forma eficaz à sua equipe e organização.
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All re-engineering start with a business problem that needs to be solved. If you don't have a problem, then why are you changing things? Focus on what is strategically necessary.
O próximo passo é analisar seus processos atuais e identificar as lacunas e oportunidades de melhoria. Você pode usar várias ferramentas e técnicas para mapear, documentar e avaliar seus processos existentes, como fluxogramas, diagramas de raia, mapas de fluxo de valor e análise de causa raiz. Você também deve coletar e analisar dados sobre o desempenho atual do processo, como tempo de ciclo, taxa de erro, satisfação do cliente e custo. Isso ajudará você a entender o estado atual de seus processos e compará-los com suas metas e práticas recomendadas.
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In order to improve a process, you have to know what it looks like. What is its current state? (Some call this "As-Is") How are inputs and outputs tracked and measured (if they are measured)? What obstacles impede results?
Depois de ter uma imagem clara de seus processos atuais, você pode começar a projetar seus processos futuros. É aqui que você pode aplicar sua criatividade e inovação para repensar e redesenhar seus processos do zero. Você deve se concentrar em simplificar, simplificar e automatizar seus processos para eliminar desperdícios, redundância e atividades sem valor agregado. Você também deve considerar como aproveitar novas tecnologias, como computação em nuvem, inteligência artificial e blockchain, para melhorar suas capacidades e eficiência de processo. Você também deve envolver seus clientes e partes interessadas no processo de design para garantir que seus processos futuros atendam às expectativas e necessidades deles.
Depois de projetar seus processos futuros, você precisa implementá-los e monitorá-los de forma sistemática e controlada. Você deve planejar e executar seu projeto BPR em fases, testando e validando cada alteração de processo antes de escalá-lo. Você também deve fornecer treinamento, suporte e comunicação adequados para sua equipe e clientes para garantir uma transição suave e a adoção dos novos processos. Você também deve monitorar e medir o desempenho do novo processo usando os KPIs definidos anteriormente e compará-los com sua linha de base e metas. Você também deve coletar feedback e sugestões de sua equipe e clientes para identificar quaisquer problemas ou áreas de melhoria.
A BPR não é um evento único, mas uma jornada contínua de melhoria. Você não deve parar de implementar e monitorar seus novos processos, mas sim continuar procurando maneiras de otimizá-los e aprimorá-los ao longo do tempo. Você deve estabelecer uma cultura de melhoria contínua em sua organização, onde você incentiva sua equipe e clientes a compartilhar suas ideias e insights para a melhoria do processo. Você também deve revisar e atualizar sua visão e metas periodicamente, para refletir as necessidades e expectativas em constante mudança de seus clientes e partes interessadas. Você também deve acompanhar as últimas tendências e práticas recomendadas em seu setor e domínio, e adotá-las conforme apropriado para manter sua vantagem competitiva.
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