10 PASSOS PARA UMA BOA GESTÃO DE CONDOMÍNIOS

1. INFORMAÇÃO

Comandar um condomínio não pode ser uma decisão sem pensar. Se as pessoas soubessem o quão grande se dá ficar a frente da gestão de um condomínio, pensariam melhor antes de se comprometer.

Assim sendo, se uma pessoa realmente deseja tornar-se síndica, ela precisa se preparar embasada em estudos específicos, se preparar psicologicamente e gostar do que faz acima de tudo.

2. CRIAR EQUIPE / CORPO DE GESTÃO QUALIFICADA

Nos últimos anos a gestão de condomínios tem se adaptado as diversas atualizações de do mercado em questão. Tem se exigido muito mais de uma boa administração nos quesitos documentação, manutenção, operação e prestação de contas. Contudo, é fundamental contar com um bom corpo de gestão seja, subsíndico e conselheiros, dispostos a trabalhar, e não só vistoriar por alto o trabalho realizado pelo síndico. O subsíndico e conselhos devem se envolver ativamente, dando todo apoio e sugestões pertinentes.

O síndico precisa ter uma equipe operacional de sua confiança, na qual, em caso específicos deve ser gerenciada por um administrador ou gerente. Este profissional deve lhe apresentar de forma transparente follow up's, relatórios gerenciais e boa comunicação sobre a rotina do empreendimento / condomínio.

Sem o apoio do corpo de gestão, o síndico pode ficar desorientado, desanimado e sem direção diante desta complexa tarefa.

3. CONTRATAR UM ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIO QUALIFICADA

Com base em especialistas em direito e gestão de condomínios, estipula-se que são 143 responsabilidades diferentes atribuídas a função do síndico. As leis que regem condomínios se tornaram muito abrangentes e mais complexas, parecidas com as de um empresa.

Por isso, o síndico deve contratar uma administradora qualificada, que de toda assessoria para tarefas tributárias, fiscais, previdenciárias, de Recursos Humanos e de compras, de escolha de fornecedores.

Uma boa administradora, pode e deve oferecer ferramentas específicas para o serviço aos condôminos, como prestação de contas e contratos, acesso a atas, segunda via de boletos, automação de serviços personalizados, entre outras.

Em comparação com o volume de arrecadação dos condomínios, o valor de contratação desse tipo de serviço costuma não chegar a 5% da verba disponível. Como esse será o principal fornecedor para a gestão, vale muito a pena este investimento.

4. CONTRATAR DEPARTAMENTO JURÍDICO

Todas as questões que se passam dentro de um condomínio, precisa ter respaldo jurídico. Assembleias, envio de notificações, circulares, cobranças, contratos e atas. Problemas dentro de um condomínio pode se variar do mais simples a um bastante grave, por isso a necessidade de uma boa administradora e um bom jurídico

O síndico pode contar com o jurídico da administradora, mas, em casos específicos também pode ter uma assessoria jurídica contratada a parte para se respaldar de sérios problemas.

5. AUDITORIAS

Hoje em dia não se pode adotar a auditoria no sistema antigo, em que as pastas de contas do condomínio circulavam entre os conselheiros. Tanto a administradora quanto conselheiros e síndicos acreditavam que isto era suficiente.

Mesmo que integrantes do corpo de gestão ou síndico tenha alguma formação pertinente, nem sempre tem o conhecimento técnico necessário para garantir que os números estejam corretos. Sempre que houver indicativos de irregularidades, é prudente que o síndico sempre contrate uma auditoria para investigar. Contudo, a auditoria mensal profissionalizada é a mais indicada, pois, fica muito mais em conta do que a auditoria anual investigativa.

6. COMUNICAÇÃO

É fundamental prezar por uma comunicação bem feita, que entregue antecipadamente ao condômino as informações necessárias sem que ele precise correr atrás.

Elaborar uma rotina de comunicações, jornais, comunicados quinzenais, grupo nas redes sociais, mídias em elevadores, totens modernos em locais visíveis. Isto ajuda muito e resolve problemas de falta de comunicação. Uma linguagem bem objetiva com os condôminos, diminuem boatos, evitam demandas de solicitações ao síndico e isto otimiza mais a gestão condominial. Desta forma, o síndico tem mais tempo para objetivar suas atribuições e melhorar a qualidade de sua gestão.

7. APÓLICE DE SEGURO

Tentar economizar em serviços essências para o condomínio não vale a pena. Principalmente quando se refere a apólice de seguros.

Incluir coberturas como responsabilidade civil, danos elétricos, danos hidráulicos e enchentes pode prevenir custos realmente altos em um eventual desastre. Ainda que, o síndico tem como obrigação contratar uma apólice de seguro dentro do escopo do condomínio.

8. PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTROLE DE INADIMPLÊNCIA

O síndico, junto com a administradora devem controlar as contas e a inadimplência dos moradores. O objetivo é para garantir uma boa gestão, boa saúde financeira do condomínio.

A administradora deve ter um setor específico e competente para isso e ficar atento aos itens relacionados a seguir:

• orçamento anual: é realizado um budget com projeção de todos os gastos previstos com despesas condominiais. Este orçamento deve ser pauta e aprovado em assembleias anuais. Importante salientar que as despesas gerais vigentes ao ano, também devem ser apresentadas em assembleias.
• fluxo de caixa: é aqui que a administradora e o síndico terão o controle de todas as entradas e saídas de finanças do condomínio, podendo se organizar e planejar os dias de pagamento e controlando os recebimentos, para que haja um equilíbrio e o prédio não fique no prejuízo;
• contas a pagar: é necessário ter um controle sobre todas as despesas do condomínio, desde os gastos fixos mensais como contas de luz, água e gás, como também o pagamento dos funcionários e serviços terceirizados;
• contas a receber: é um controle acerca dos recebimentos do condomínios, cuja principal fonte é o pagamento das taxas condominiais feito pelos moradores. É importante ter esse monitoramento para identificar um ciclo das receitas e as datas de vencimentos do boletos;
• controle de inadimplência: já aqui, é preciso saber controlar a inadimplência dos condôminos. O administrador e o síndico devem incentivar os moradores a não terem dívidas, já que as melhorias para o prédio dependem desse pagamento. Caso haja algum devedor, é necessário saber o momento certo de cobrar e as ações necessárias diante dessa situação.

9. MEDIAÇÃO DE CONFLITOS

É comum existir opiniões diferentes e costumes diversos quando se convivem em um mesmo lugar. Então, inevitavelmente irá existir conflitos ou divergências dentro do condomínio.

Tanto o síndico do prédio quanto a administradora ou o administrador precisam ter jogo de cintura mediar os conflitos, que possam surgir e desmantelar a boa convivência no condomínio. Por isso, reuniões ou conversas entre os moradores, para entender as opiniões diferentes é sempre importante. O mediador deve ser sempre ético, ouvindo todos os envolvidos da história e direcionando para uma decisão agradável para todos.

10. FERRAMENTAS AUTOMATIZADAS PARA GESTÃO DE CONDOMÍNIOS

Por fim, automatizar os processos e tarefas que são executadas no dia a dia do condomínio é de extrema importância. O síndico deve exigir que a administradora tenha um software específico para a gestão financeira, para emissão de boletos, cobranças, entre outros. A administradora precisa ter softwares voltados a operações prediais como um todo.

Tecnologias trazem muitos benefícios e possibilitam dividir o trabalho em equipes, registrar os controles financeiros, diminuir o fluxo de trabalho, padronizar os processos e otimizar a gestão condominial. Com isso, o condomínio será mais notável positivamente nos quesitos, estética, financeiro e com uma boa valorização dos imóveis dos imóveis sediados.

Antonio Marcos

Excecutive Operations Manager

21/08/2020