As 3 ferramentas mais importantes para home office e como nós usamos

No meio do momento caótico que vivemos, muitos de nós estamos tendo que nos adaptar às rotinas de home office, distância dos colegas de trabalho, e atritos na comunicação.

Há alguns anos eu trabalho em São Paulo, enquanto a empresa toda é localizada em Florianópolis. Por isso, tivemos que desenvolver processos internos que mantivessem eu e os outros membros da equipe em dia com o que está acontecendo.

Nesse segundo artigo da série sobre home office no mercado de trading de energia, eu queria apresentar as três principais ferramentas que utilizamos para manter a produtividade em um ambiente parcialmente (e agora totalmente) remoto.

1.Discord

O Discord é uma ferramenta de comunicação inicialmente desenvolvido para a comunidade gamer. Eles se descrevem no website como “Um bate-papo de voz e texto para jogadores que é gratuito, seguro e que funciona tanto no celular quanto no computador.”

O motivo pelo qual achamos ele tão relevante para as equipes que estão remotas é pela capacidade de criar “salas de voz”. Diferente de uma ferramenta de reuniões virtuais na qual cada vez que queremos falar com os colegas precisamos iniciar uma call, o discord apresenta um sistema mais parecido com o de tesouraria de bancos, no qual todos estão constantemente disponíveis via voz, basta tirar o microfone do mute e falar. Simula um ambiente de escritório presencial e torna a comunicação fluída e rápida.

Abaixo segue imagem de como fica a sala que eu estou dentro. Se eu tirar meu microfone do mudo e começar a falar, o Vinicius vai estar escutando já. 

Com essa ferramenta fica mais fácil manter a “espontaneidade” do ambiente de trabalho, compartilhando em tempo real os insights que vão surgindo e recebendo feedback. Quando houver necessidade de uma conversa particular, pode-se alterar rapidamente para a “Sala de Reunião” e já iniciar.

Outro feature interessante do Discord é que ele, assim como slack, é por grupos de trabalho. Nosso grupo de trabalho é Navarra, mas alguns membros tem outros grupos dentro da ferramenta, que são bem segregados. Dentro do nosso grupo Navarra estão somente os membros da empresa e separados por canais (igual ao Slack). Com isso os assuntos ficam bem segregados e de fácil referência depois. Segue exemplo abaixo que usamos na Navarra:

Diferente do WhatsApp, os arquivos enviados ficam armazenados de forma histórica.

Além disso, possui diversos bots prontos que são facilmente integráveis com seus canais, como por exemplo um que registra a hora que cada pessoa entrou e saiu da sala de voz, que impede certas palavras de serem faladas, ou de registro de algum evento.

Usado em sua capacidade máxima, o discord é uma ferramenta poderosa na produtividade do time.

2. Asana

Asana é uma ferramenta de gestão de equipes, podendo ser dividida em projetos e fluxos. Se tornou uma ferramenta chave para nós garantirmos que os prazos que estimamos sejam cumpridos.

Ele permite a separação em times (que poderiam ser middle, front, back) conforme no exemplo abaixo e depois em projetos.

O interessante dessa ferramenta é que ao mesmo tempo em que permite uma visualização de tarefas como uma lista, parecido com um microsoft project (waterfall), ele permite ver os mesmos dados em formato de board, com listas e itens (como no trello), e permite facilmente transferir as atividades do projeto para uma Sprint (com boards com To Do, Doing, Review, Done).

   Segue um exemplo de uma de nossas sprints:

   Por meio dessa gestão de sprints é que controlamos a execução das tarefas de cada equipe todas as semanas, e sabemos se estamos on track ou não na execução dos projetos e rotinas. Coloca todo mundo na mesma página e identifica facilmente os gargalos.

3.Trello

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de boards. A grande diferença do Asana é que ele tem bem menos coisas, e portanto uma interface mais intuitiva.

Por mais que ele possa ser utilizado para uma infinidade de coisas, vou me focar aqui no que eu utilizo a ferramenta, visto que temos Asana para muitas outras demandas, que é a gestão pessoal de tempo.

Eu tenho um quadro que chamo de Dias da Semana Atual. Nele eu faço o gerenciamento dos meus próximos 7 dias.

"Pode ser compartilhado com o restante da equipe, de forma que todos estejam cientes de quais as suas demandas e onde seu tempo está sendo alocado. Ajuda a gerenciarem o que vão te pedir, assim como quando"

Ele é organizado com 9 Listas. Feito, A Fazer e os dias da semana. Abaixo segue um exemplo (cortado até a quarta feira).

      A lista “A Fazer” é alimentada conforme novas demandas vão surgindo sem data fixa (que pode ser desde preparar uma proposta até comprar pilhas pro controle remoto da TV). Ao longo do dia eu vou alocando as tarefas no dia da semana que pareça caber melhor. No fim de cada dia eu rapidamente aloco as atividades do dia seguinte na ordem que elas devem ser executadas. Isso ajuda muito porque elimina a necessidade de pensar ao longo do dia “o que fazer agora”. 

Além disso, separo as atividades por cores. Isso ajuda a alocar melhor o tempo em coisas que são importantes e só fazer o que não é urgente / importante quando tem lacunas de tempo. Melhor significativamente a capacidade de alocar tempo. 

Demora um pouco pra se adaptar, mas depois é impossível viver sem. Organiza sua vida e faz com que você seja uma daquelas pessoas que na hora que fala que vai fazer alguma coisa até X dia, sempre lembra e sempre faz, seja algo complexo ou simples. Basta na hora pegar o aplicativo do celular do trello e anotar na lista “A Fazer”.

   Espero que essas ferramentas ajudem a tornar o processo mais fluido no seu Home Office.

Na semana que vem vou falar um pouco sobre os nossos processos auxiliares que garantem a boa comunicação de forma remota como:

• Weekly report
• Weekly call
• KPI dashboard
• Daily Scrum

Fiquem ligados!