4 Passos para uma Apresentação de Sucesso

Fazer uma apresentação de sucesso é essencial nos dias de hoje. Independentemente do nosso contexto, profissional, académico ou pessoal, todos queremos ser bem sucedidos quando falamos para uma audiência.

No entanto, para muitas pessoas, o simples pensamento de falar em público pode ser intimidante. A boa notícia é que o sucesso da apresentação não depende do nosso talento natural, mas sim de um conjunto de estratégias que qualquer pessoa pode aprender e pôr em prática.

Vou fazer uma apresentação. E agora?

O momento chegou! Foi-lhe confiada a tarefa de fazer uma apresentação e, inevitavelmente, começam a surgir dúvidas: Por onde começar? O que dizer? Como prender a atenção do público?

A chave para enfrentar esta tarefa, e fazer uma apresentação de sucesso, está na preparação! Antes de subir a palco (ou ligar o microfone numa videochamada), é essencial organizar as suas ideias, estruturar a mensagem e definir a forma como a vai transmitir.

O tema, a duração e o local onde vai ser a apresentação são informações a que, à partida, temos acesso antes do acontecimento. Posto isto, qual é o passo seguinte? A grande maioria de nós pensaria em começar pela pesquisa. E, para a grande maioria de nós, isto pode ser um erro.

Quando começamos a pesquisar sobre o tema corremos o risco de encontrar muita informação que pensamos ser interessante e acabamos por recolher demasiado material. Isto não nos favorece numa apresentação, porque acabamos por fazer as chamadas “apresentações inchadas”.

Em vez disso, devemos começar por responder a quatro perguntas-chave:

1. Qual é o objetivo da minha apresentação?
2. Quem me permite atingir o meu objetivo?
3. Qual vai ser o conteúdo da minha apresentação?
4. Como vou fazer a apresentação?

1. Qual é o objetivo da minha apresentação?

Definir com clareza os objetivos que queremos alcançar com a nossa apresentação é fundamental para orientar o planeamento e execução da mesma.

Existem três tipos de objetivos que podemos cumprir durante uma apresentação. São eles:

• Objetivo principal: Ajuda-nos a manter o foco no resultado que queremos alcançar. “Qual é o meu grande objetivo ao fazer esta apresentação?” Pode ser, por exemplo, tirar uma nota excelente ou passar a uma disciplina.
• Objetivo emocional: Permite-nos definir o tom e a forma como desejamos ser percebidos. “Como é que me quero sentir após a apresentação?” Podemos querer ser mais divertidos ou mais formais, por exemplo.
• Objetivo secundário: Expande o impacto da apresentação. “Além de atingir o meu objetivo principal, posso conseguir outras oportunidades interessantes?” Por exemplo, sermos convidados a ir a uma conferência falar sobre a nossa apresentação.

Ao identificar e alinhar os objetivos, conseguimos criar uma apresentação mais direcionada, autêntica e com maior potencial de sucesso. Afinal, quando sabemos o que queremos, conseguimos comunicar com mais confiança e clareza.

2. Quem me permite atingir o meu objetivo?

Uma apresentação de sucesso não depende apenas do que dizemos, mas também de quem nos ouve. Normalmente, existem dois tipos de audiência:

• Audiência geral: Quem assiste à nossa apresentação. Por exemplo, uma turma.
• Audiência privilegiada: Quem nos permite atingir o nosso objetivo. Por exemplo, professores.

Um dos erros que cometemos com alguma frequência, é adaptar o nosso discurso à audiência privilegiada, já que é ela que nos permite chegar ao resultado que queremos. No entanto, ao fazermos isto, corremos o risco da audiência geral não perceber a nossa mensagem, levando a que fique desatenta e, muitas vezes, inquieta.

A resposta negativa por parte da audiência geral vai ser passada à audiência privilegiada, fazendo com que todos percebam que algo está errado na nossa apresentação.

Pode estar a pensar: “Mas se eu fizer uma apresentação mais simples, para que todos percebam, a audiência privilegiada perde o interesse e eu perco credibilidade.” Errado!

A credibilidade está associada ao quanto sabemos sobre o tópico, e se não conseguimos simplificar a nossa mensagem é porque não sabemos o suficiente sobre o assunto que estamos a apresentar.

Além disso, se a nossa apresentação for muito complexa, o mais provável é a audiência prestar menos atenção e, consequentemente, reter menos informação. Por isso, o melhor que podemos fazer para garantir uma apresentação de sucesso é simplificar o conteúdo, de modo a que seja percetível para todos.

3. Qual vai ser o conteúdo da minha apresentação?

Esta é a pergunta mais importante. Aparece em terceiro lugar porque tem de ser adaptada às respostas das questões anteriores.

Para decidirmos qual a melhor mensagem a passar, temos de saber qual é o nosso objetivo e quem será a nossa audiência. Como referimos anteriormente, devemos ter especial cuidado para não apresentar demasiado material e temos de ter em consideração o tempo que nos é dado para falar.

Se temos 15 minutos para fazer a apresentação e 8 tópicos selecionados, está na altura de reduzirmos a quantidade. É preferível falarmos de 3 ou 4 tópicos de forma mais aprofundada do que falarmos de 8 de forma superficial.

Ao abordar inúmeros assuntos, mostramos que sabemos que eles existem, mas não mostramos que sabemos algo sobre eles. Quando apresentamos menos quantidade de forma mais aprofundada, demonstramos conhecimento e deixamos a audiência a querer saber mais.

“Mas posso falar dos 8 tópicos de forma aprofundada se falar mais rápido.” Certo. No entanto, não é a melhor opção.

Só é possível dizermos muita coisa em pouco tempo se decorarmos exatamente o que queremos dizer. Isto quebra a autenticidade e cria uma barreira entre nós e a audiência. Além disso, se estivermos apenas a debitar aquilo que decoramos, o público não vai ouvir nem reter a mensagem.

4. Como vou fazer a apresentação?

Para responder a esta pergunta, é importante considerarmos duas coisas:

• Forma: Como vamos falar.
• Integração: Queremos integrar a audiência na nossa apresentação? Se sim, como?

A melhor forma de transmitirmos a nossa mensagem é adaptando-a à nossa audiência. Se queremos, por exemplo, motivar uma equipa, falamos mais rápido e de forma entusiasmada. Se estamos a fazer um discurso informativo, tendemos a falar mais devagar para que o que dizemos seja mais percetível.

Por outro lado, se a nossa audiência for mais jovem, a linguagem pode ser mais informal e, se o contexto for mais sério, a linguagem deve ser mais formal. Ou seja, a audiência e o contexto influenciam a nossa linguagem numa apresentação.

Em relação à integração, devemos ou não interagir com a nossa audiência? Depende do contexto mas, em princípio, é boa ideia fazê-lo. Há diferentes formas de o fazer: podemos interagir de forma direta, fazer perguntas retóricas ou expor apenas a informação e deixar um período de perguntas e respostas no final.

Quando integramos a audiência, esta torna-se um elemento ativo na nossa apresentação, o que potencia a sua capacidade de retenção da mensagem.

Apesar de, na maior parte dos casos, ser boa ideia interagir com a audiência, existem situações em que não o devemos fazer. Por exemplo:

• Quando não nos sentimos preparados. Nunca sabemos que perguntas é que nos podem ser colocadas, por isso temos de estar à vontade com o tópico sobre o qual estamos a falar. Se não é o caso, então mais vale não arriscar.
• Quando o tempo é muito reduzido. Se temos pouco tempo para fazer a apresentação, devemos evitar gastá-lo a interagir com a audiência.
• Quando a apresentação é muito formal, e a audiência não está à espera de participar.
• Quando a audiência é constituída por muitas pessoas. Esta pode ser uma boa oportunidade para interagir de forma indireta, usando perguntas retóricas.

O caminho para apresentações memoráveis

Preparar e fazer uma apresentação de sucesso pode parecer uma tarefa desafiante, mas se seguirmos os passos certos, é possível!

Lembre-se de que uma boa apresentação não é apenas sobre o que está a dizer, mas também sobre como o diz e como se relaciona com o público.

Agora já pode começar a preparar a sua próxima apresentação, presencial ou online, respondendo a estas quatro perguntas-chave! Desta forma, estará a construir uma base sólida para transmitir a sua mensagem de forma clara, impactante e memorável.

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