4 tipos de sistemas de informação para gerenciar o seu negócio

Toda pequena empresa possui um número de ferramentas que são utilizadas diariamente e são únicos para o seu ramo. Um restaurante tem a sua cozinha, uma manicure possui seus esmaltes e uma academia conta com toda a aparelhagem necessária para a prática de exercícios. Existe, porém, uma ferramenta em comum a todos eles, e são os sistemas de gestão.

Independente do tamanho do seu negócio, ou da área de atuação, é necessário gerenciar as coisas de alguma forma. Você pode começar de forma simples, com uma planilha do Excel, do pacote Microsoft Office, mas a complexidade das informações que devem ser registradas, ou até mesmo a utilização da planilhas para o gerenciamento de uma empresa pode se tornar ineficiente. Certo, você se convenceu de que tem que procurar alguma solução para a sua empresa, mas existem tantas opções! E com nomes tão complicados! Qual a certa pra você?

Pra facilitar, nós separamos as categorias de softwares disponíveis no mercado, dando uma breve explicação sobre o que aquele sistema faz, quais empresas deveriam usá-los, seus pontos negativos e positivos, e algumas alternativas presentes no mercado. Vamos lá?

1. IMS – Sistemas de Gestão Integrada

A sigla IMS vêm do inglês, e significa Integrated Management System ou Sistema de Gestão Integrada em português. Um IMS combina todos os componentes de um negócio em um único sistema para facilitar o gerenciamento da empresa e o andamento de suas operações.

Para quem: IMSs são software bem completos, mas isso vem com um preço, e nesse caso ele é bem alto. Eles não costumam ser utilizados por pequenas empresas e muitas vezes nem por médias empresas. Estamos falando de softwares com robustez para lidar com empresas gigantes até multinacionais.

Pontos fortes: São completos, seguros e robustos. O que você quiser eles provavelmente terão.

Pontos fracos: São extremamente complexos e difíceis de usar. Você precisa de um setor inteiro para dar suporte ao sistema, ou contar com o suporte da desenvolvedora em mãos.

O que tem no mercado: Com a especialização de softwares cada vez mais comum, é difícil um sistema que proponha fazer tudo isso, por isso o Business Suit da SAP é um dos poucos que consegue cumprir a função de um sistema integrado.

2. ERP – Planejamento de Recursos Empresariais

O ERP no fim é a solução mais próxima de um IMS completo. Normalmente considerado uma ferramenta de gestão empresarial completa, o ERP busca organizar as ações mais comuns à empresa, independente do ramo de atuação, como: Fluxo de Caixa, Faturamento Total, Administração de Pessoal, Estoque, Contas, etc.

Para quem: Existem diversos softwares que supostamente atuam como ERPs, mas encontrar a solução ideal para o seu negócio pode ser mais complicado. A boa notícia é que toda empresa deve possuir um ERP de algum porte.

Pontos fortes: Tudo o que você faz no Excel ou no papel atualmente pode de alguma forma ser transportado para um ERP. É a ferramenta mais completa para o seu negócio.

Pontos fracos: ERPs são extremamente subutilizados. A principal função no fim é o planejamento, e responder perguntas essenciais, como: “Qual o melhor cliente, qual o produto mais vendido, qual a melhor época do ano para a empresa”. Segundo pesquisas realizadas pelo Aberdeen Group – uma empresa de consultoria americana – apenas 27,6% das funcionalidades de um ERP são utilizadas.

O que tem no mercado: SAP ERP, Microsiga Protheus, da TOTVS e o mais popular Retail Pro são algumas das opções mais utilizadas no Brasil.

3. CRM – Gerenciamento de Clientes

CRMs (Customer Relationship Management) são softwares com o objetivo de gerir o relacionamento da sua empresa com o seu cliente. As ferramentas mais comumente associadas à um CRM são os canais de vendas e relacionamento, a estruturação de base de dados, o registro de informações de gestão de marketing e comercial, a gestão dos produtos e dos clientes e a parte analítica, com relatórios e informações sobre o negócio.

Para quem: Empresas cujo ticket médio seja relativamente baixo. Essas empresas normalmente necessitam de um volume de clientes muito alto, que pode ser difícil de manter sem um software. Se você é uma pequena empresa prestadora de serviços, com uma base de clientes pequena, deixe o CRM em segundo plano.

Pontos fortes: CRMs conseguem identificar clientes potenciais e estabelecer um estreitamento de relacionamento. Com eles é possível manter seus clientes atuais, criar novos clientes e facilitar a venda. A maioria dos CRMs tem uma interface amigável e fácil de usar.

Pontos fracos:  Por ser uma ferramenta mais especializada, você talvez precisa de outro software para gerenciar outros setores da empresa, e isso pode encarecer seu orçamento com sistemas.

O que tem no mercado: O mais popular de todos é o Salesforce, mas o Insightly possui planos bem interessantes para pequenas empresas, e o Buddy CRM possui ferramentas mais globais. Quer algo simples? O OnePageCRM é um dos mais baratos e mais simples, e foca na gestão de contatos.

4. HCM – Gestão de Recursos Humanos

Nenhuma empresa sobrevive sem uma boa gestão pessoal. Isso normalmente é uma tarefa do departamento de Recursos Humanos de uma empresa, e para isso temos os sistemas HCM (Human Capital Management). Existem diversas opções no mercado, mas a mais populares costuma ter ferramentas como: monitoramento de pessoal, desenvolvimento, recrutamento e comunicação interna.

Para quem: Qualquer empresa que possua mais de dez colaboradores deve começar a pensar na gestão de recursos humanos. Mesmo que você não tenha um setor específico, um sistema pode ajudar e muito.

Pontos fortes: Ferramentas de RH transformam decisões subjetivas em objetivas, como a contratação de pessoal novo, o monitoramento de colaboradores existentes e até mesmo a capacitação da equipe.

Pontos fracos: São as ferramentas mais “dispensáveis” em uma escala de necessidades emergenciais. Se a sua empresa não utiliza nenhum software, dificilmente o primeiro será um HCM.

O que tem no mercado: O Runrun.it tem um sistema de recompensas bem legal, e o Convenia é o mais completo de todos. O Bitrix24 também é uma solução legal, e possui várias funcionalidades mais gerais.

Está ainda mais perdido? Não se preocupe

Encontrar o software ideal não é fácil. Por isso não se preocupe se nenhuma ferramenta parece a certa pra você. Não deixe de realizar os períodos de testes, ler bastante sobre o que eles oferecem, e anotar o que sua empresa realmente precisa. Ainda assim está confuso? Converse com a Mercurio! Nós oferecemos consultoria gratuita, e ajudamos a sua empresa a encontrar a ferramenta ideal para o que você precisa.