Quando uma Empresa Precisa de um #ERP?

Para muitas empresas em crescimento, não é uma questão de se eles precisarão de um software de planejamento de recursos empresariais (ERP), mas quando. Conforme uma empresa cresce, também aumenta sua quantidade de dados gerados - e fontes de dados a serem rastreadas. Gerenciar todas essas informações em várias plataformas torna-se caro, demorado e sujeito a gerenciamento incorreto.

Embora não haja uma regra rígida e rápida sobre quando é hora de mergulhar, muitos dos proprietários de pequenas empresas com quem conversei compartilham pontos problemáticos comuns que um sistema ERP pode resolver.

Se sua empresa se identifica com os seguintes sinais indicadores, você provavelmente precisa de um ERP. Mesmo que a implementação que sua empresa escolha venha com altos custos iniciais, você economizará dinheiro a longo prazo, simplificando processos e maximizando a eficiência do fluxo de trabalho.

Você superou o seu software existente

Das centenas de compradores com quem conversei no ano passado, eu recomendo um ERP para 31% deles com base no crescimento corporativo.

Da mesma forma que superamos nossa camiseta favorita do Led Zeppelin quando adolescentes (um dia triste, de fato), as empresas adolescentes experimentam dores de crescimento semelhantes com software. Você pode tentar esticá-lo e usá-lo até perder toda a circulação em seu torso, mas na verdade você está apenas atrasando o inevitável.

Os dados são o sangue da sua empresa e você deve mantê-los fluindo.

Se você está processando dados em aplicativos de software básicos desenvolvidos para conter apenas um determinado volume, precisa de um sistema mais robusto para fazer todo esse trabalho pesado.

Como um ERP ajuda: O software ERP é projetado para armazenar grandes quantidades de dados em todo o espectro das operações de negócios. Essas operações incluem contabilidade, fabricação, CRM ou RH, para citar alguns.

A flexibilidade dos sistemas ERP fornece aos proprietários de pequenas e médias empresas espaço para crescimento contínuo e, tão importante, alguns acolhem a paz de espírito.

Seu processo existente é ineficiente

Se você está perdendo o controle de todas as planilhas, alternando constantemente entre softwares ou lutando para que seus aplicativos se comuniquem uns com os outros, não se preocupe - você não está sozinho. Esses são desafios comuns para uma empresa em crescimento e alguns dos principais motivos para atualizar para um sistema ERP.

Um fabricante, por exemplo, depende das previsões de demanda para gerenciar a produção e manter os níveis de estoque adequados. Mas fazer isso com precisão e eficiência requer um processo simplificado da cadeia de suprimentos, que integre sourcing, vendas, distribuição e outras funções de planejamento de fabricação.

É quase certo que a falta de comunicação entre os processos codependentes resultará em excedentes ou escassez indesejados. E principalmente na manufatura, tais ineficiências podem prejudicar a produção, prejudicar os prazos e causar estragos nos resultados financeiros de uma empresa.

Como um ERP ajuda: A principal oferta do ERP é sua capacidade de integrar funções perfeitamente, combinando operações distintas em um único espaço de trabalho central.

Isso elimina a maioria, senão todos, os processos duplicados que você está fazendo em vários aplicativos diferentes. Também reduz o risco de erros na entrada de dados, uma vez que as informações só precisam ser inseridas uma vez em um sistema centralizado.

Você está gastando muito com integração de software

Sem um ERP, é provável que sua empresa dependa de várias integrações de software para otimizar os dados e acessá-los em vários departamentos. Mas integrar vários aplicativos não é barato.

Entre as taxas de licença, equipe, treinamento, operações e a mão de obra necessária para fazê-los funcionar bem juntos (se é que funcionam juntos), o preço de possuir e integrar várias peças de software pode aumentar muito rápido.

A maioria das pequenas empresas que recorreram a um pedido de ajuda receberam a recomendação de um ERP prefere um sistema tudo-em-um. Muito menos popular é o software best-of-breed, que vem totalmente formado e sem o nível de personalização que as empresas desejam.

Como um ERP ajuda: Quer você encontre um sistema ERP integrado ou o melhor da categoria para ser mais adequado para sua empresa, todos os sistemas ERP otimizam os dados enquanto reduzem os custos de treinamento, erros do usuário e despesas de manutenção de vários sistemas. 

Você está lutando para atender às demandas dos clientes

Seus clientes são vitais para sua organização e a última coisa que uma empresa em crescimento precisa é deixar de cumprir a promessa de seu produto.

Esteja você tendo dificuldade em gerenciar e rastrear o estoque, recuperar informações financeiras específicas do cliente ou produzir relatórios abrangentes para os clientes, o software ERP permite que você organize e acesse os dados em um local central.

Digamos, por exemplo, que você seja um fabricante que está aumentando a produção e adicionando uma nova fábrica. Mas você ainda está usando métodos manuais e aplicativos díspares para rastrear estoque e processar pedidos de compra, e as coisas estão ficando complicadas.

Nesse caso, um sistema ERP pode ajudá-lo a dimensionar de forma adequada e responder por qualquer aumento na demanda.

Como um ERP ajuda: O software ERP pode ajudar a agilizar e simplificar o processo de fabricação das seguintes maneiras:

Os sistemas ERP coletam dados de contabilidade, CRM, gerenciamento de pedidos e remessa, entre outros departamentos.

Ele também consolida esses dados em um painel único e fácil de navegar, fornecendo maior eficiência, precisão e percepção de seus processos internos.

Essas eficiências são essenciais para garantir que seus clientes continuem felizes e defensores leais de seu negócio.

Como iniciar sua pesquisa de software ERP

As barreiras para obter e implementar software ERP são menores do que nunca, graças em grande parte ao surgimento do software ERP baseado em nuvem. A mudança também está sendo acelerada por custos iniciais mais baixos e plataformas mais especializadas e específicas do setor.

Cobri os fatores mais comuns que levam os usuários a um ERP, mas os motivos para atualizar suas ferramentas de software - e saber quando fazer - vão muito além do que posso cobrir em um artigo.

Esteja você na fase exploratória ou pronto para fazer uma seleção, primeiro você precisa determinar se sua empresa atende aos critérios para um ERP.