5 DICAS PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA DA SUA EMPRESA
Jeison Rodrigo Eccel, PMP®
Software Developer / Design and Manufacturing Engineering
Se tem uma coisa que é irritante e prejudicial para uma empresa, é a falha de comunicação. Quem nunca foi à uma reunião que já tinha sido cancelada? Ou não foi avisado que faltava um material para completar o lote da produção?
Estas falhas podem parecer pequenas no dia a dia, mas elas podem – e vão – afundar sua empresa se você não tomar cuidado! O texto de hoje é para te ajudar a prevenir isso.
A comunicação é a capacidade de transmitir uma informação e de ser recebida corretamente. É fácil de pensar nela, pois a utilizamos desde pequenos, antes mesmo de aprender a falar ou escrever, já utilizando gestos. Por ser um princípio tão básico e natural, acabamos não dando a devida atenção para ela dentro da empresa. Mas as falhas de comunicação podem falir uma empresa. Por outro lado, se bem estruturada, a comunicação interna pode ajudar muito no crescimento dos negócios. Então vamos ver algumas formas para melhorar a sua comunicação interna.
- Agendas compartilhadas
Nem todos têm acesso a um computador, mas todos deveriam usar uma agenda. A ideia de compartilhar uma agenda permite aos líderes visualizar as atividades de cada uma, de forma que ele possa organizar de maneira lógica e mais produtiva. Quando há reuniões periódicas, fica fácil de enxergar os horários já comprometidos. Da mesma forma que o PCP organiza os processos produtivos, é possível organizar as atividades administrativas de forma mais coerente.
- Reunião Periódica com todos os funcionários (da empresa ou por setor)
São reuniões rápidas, de 5 a 10 minutos, que podem ser realizadas diariamente, ou semanalmente em um horário específico do dia. A ideia é deixar todos cientes da situação atual da empresa, abrindo oportunidades para ideias. Quando problemas são escondidos, as fofocas começam, e as consequências são: funcionários desmotivados, alta rotatividade, baixa produtividade, intrigas internas, etc.
Lembre-se: não é necessário dizer cada centavo que a empresa gastou, ou cada cliente que perdeu, mas é importante dar uma visão geral da saúde da empresa.
- E-mail para todos os envolvidos
Às vezes você tem uma equipe trabalhando em um projeto específico, às vezes os projetos passam na mão de todos os funcionários. Independente de como sua empresa trabalha, o importante é manter todos informados sobre os andamentos dos projetos. A leitura dos e-mails para os envolvidos deve ser apenas superficial, mas poderá resolver muitos problemas.
Exemplo: Digamos que um fornecedor irá atrasar a entrega de um material. O comprador informará ao PCP para fazer os devidos ajustes de programação enquanto resolve com o fornecedor. O e-mail poderá ser enviado com cópia para engenharia, produção e vendas. Vendas então tem a oportunidade de renegociar prazos com o cliente. De repente, alguém da engenharia conhece outro fornecedor que atenderá no prazo correto, e passa o contato para o comprador. Enfim, existem diversas possibilidades que surgem através dessa comunicação.
- Relatórios para todos os envolvidos
Semelhante ao caso do e-mail. Relatórios podem e devem ser compartilhados com todos os envolvidos. Nunca sabemos quem tem o conhecimento de uma solução para determinados problemas. Ao abrir as informações de relatórios para mais pessoas, você expande a possibilidade de soluções.
- Informar problemas antecipadamente
Em caso de problemas como a quebra de uma máquina, atraso de material, ou qualquer outro problema no processo, o ideal é comunicar aos envolvidos enquanto está solucionando o problema. O objetivo é ter a informação antecipada, assim, caso seja previsto um atraso na entrega de um produto, o setor de vendas poderá comunicar ao cliente.
Lembre-se: Mesmo que não seja agradável informar sobre um atraso, é melhor informar antes que o cliente cobre sua posição.
De modo geral, os problemas de comunicação começam na restrição de informações. A partir do momento que você abre um pouco mais para seus funcionários, eles se sentirão mais envolvidos. O resultado será visível na produtividade, motivação, e principalmente na agilidade da resolução de problemas, pois serão muitas cabeças pensando. É claro, você pode ir além das ideias expostas aqui. Procure envolver seus funcionários ainda mais.
Então, como está a comunicação interna na sua empresa? Deixe um comentário falando sobre isso!