8 sugestões para a redução de custos com portfólio de marcas e patentes durante o período de crise – Parte 3

A atual crise sanitária e econômica, desencadeada pelo novo Coronavírus, nos traz uma série de preocupações. Já são muitos os impactos econômicos, em especial nos setores mais diretamente afetados, como o turismo e o varejo. Desta forma, crises econômicas normalmente trazem uma forte pressão por redução de custos. E esta crise em especial, que nos forçou também recolhimento social, nos traz uma oportunidade de fazer reflexões sobre como reduzir custos. Isso, inclusive, já tem sido notado em algumas das empresas com as quais a Pris trabalha e auxilia na gestão do portfólio de marcas e patentes. 

Já faz alguns anos que temos trazido reflexões sobre a gestão estratégica de um portfólio de marcas e patentes, trazendo benchmarks sobre melhores práticas, reflexões sobre a maturidade das empresas e instituições públicas no tema, informações sobre custos de manutenção de um portfólio, e também formas de se tentar estimar o valor destes ativos. 

Nessa parte final do artigo, listo as últimas das 8 sugestões imediatas que sua empresa pode seguir para buscar reduzir os custos de manutenção do portfólio no curto, e médio-longo prazo. Não deixe de ler a parte 1 e a parte 2 do texto, com as demais dicas.

6. Revise seus processos para reduzir o trabalho manual, buscando automatizar ou acionar terceiros quando possível

Muito do tempo de um especialista ou gestor de marcas e patentes está ligado ao controle de prazos, pagamentos, respostas a exigências, respostas a emails e outras questões administrativas. No entanto, é possível reduzir bastante o tempo gasto com esse tipo de atividade através da contratação de profissionais especializados (“escritórios”), e também através da utilização de softwares de apoio à gestão. 

Especificamente em relação aos sistemas, temos visto ganhos significativos de produtividade da equipe quando os sistemas conseguem:

• Acompanhar automaticamente os prazos
• Ler atualizações de processos de forma automática nas publicações dos escritórios nacionais
• Concentrar as informações sobre os processos, servindo de repositório para salvar arquivos, e também indexando quaisquer e-mails trocados com prestadores de serviços e correspondentes que digam respeito aos processos
• Calcular a projeção orçamentária dos custos do portfólio
• Gerar KPIs de PI de forma automatizada
• Possibilitar a interação online entre empresa e prestadores de serviço de PI

Além da produtividade, percebemos que empresas que passam a utilizar sistemas de gestão do portfólio de PI passam a ter um controle muito maior das informações do portfólio, inclusive garantindo uma checagem dupla sobre datas e prazos de pagamento. 

Alerta adicional: se você teve dificuldades para conseguir as informações referentes aos seus custos (dica 1) por estas estarem com o seu prestador de serviço, sugerimos uma reflexão. Existe o risco de sua empresa estar fazendo, mesmo que de forma inconsciente, o outsourcing da estratégia de PI para o prestador de serviço, quando queria apenas o apoio nos serviços administrativos e técnicos de PI? Em caso afirmativo, passar a utilizar um sistema de gestão do portfólio pode ser uma forma de fazer a empresa voltar a ser a responsável por controlar as informações e dar as diretrizes sobre seu portfólio de PI.

7. Negocie honorários de prestadores de serviços

Sem dúvidas, há profissionais extremamente capacitados e que têm papel fundamental em decisões técnicas sobre PI, e esse trabalho está totalmente relacionado ao benefício econômico obtido. 

Ainda assim, como em qualquer mercado, existe grande concorrência, o que dá espaço para a negociação de taxas e honorários. 

Uma prática que temos visto é a contratação de mais de um prestador de serviço para auxiliar a gestão do portfólio. Com isso, de acordo com a área de conhecimento (por exemplo, área técnica de uma patente) e a natureza do serviço (serviço administrativo ou técnico), a empresa direciona serviços para um ou outro fornecedor. 

Para utilizar bem esta estratégia, voltamos à dica número 1 – é importante ter clareza sobre os honorários cobrados por cada fornecedor para cada tipo de serviço.

8. Reduza o valor dos pagamentos de taxas oficiais conhecendo bem as regras e mantendo os pagamentos em dia

Os escritórios nacionais de PI possuem regras próprias para a cobrança de taxas. Em relação ao prazo de pagamento, vários países possuem taxas distintas para pagamentos realizados em datas diferentes. Com um bom controle, e com o conhecimento destas regras, é possível buscar a redução do custo total de manutenção do portfólio.

Outro ponto interessante é sobre a variação do custo em função da quantidade de reivindicações do pedido de patente. O USPTO, por exemplo, possui uma taxa adicional para cada reivindicação independente a partir da 3a reivindicação, e uma outra taxa adicional a partir da vigésima reivindicação. O Escritório Europeu tem regra similar a partir da décima quinta exigência e o Escritório Chinês tem essa regra a partir da décima exigência. 

Mais um ponto a ser levado em consideração, lembrado pelo nosso amigo Wander Menchik, é que geralmente os processos antigos possuem taxas oficiais mais onerosas. Então, num esforço de redução de custos, podem ser avaliadas prioritariamente. 

O bom uso destas regras pode fazer uma diferença significativa em um portfólio grande, com processos em muitos países.

Bônus – busque gerar novas receitas com seus ativos de PI

Esta não é uma dica de redução de custos, portanto veio como uma dica bônus. Obviamente, quando uma empresa faz a revisão de um portfólio, a decisão a ser tomada não precisa ser binária: “manter x abandonar”. É possível aproveitar a participação das equipes de negócio, mercado e tecnologia para apontar ativos que poderiam trazer valor para o negócio. Isso inclui o licenciamento, a utilização em negociações para ter acesso a outras tecnologias de interesse (dentro do conceito de licenciamento cruzado) ou mesmo a venda do ativo para terceiros.

Essa decisão normalmente pode ser tomada para ativos que ainda tem potencial de trazer benefício econômico para alguns negócios, mas que por motivos técnicos, ou de estratégia de mercado, não poderão ou deverão ser explorados diretamente pelo negócio.

Palavras finais

Espero que essas dicas ajudem neste momento de aperto nos custos! No cenário ideal, nossa recomendação seria que a empresa seguisse todas as dicas, porque isso automaticamente seria uma forma de mudança de patamar no que diz respeito à maturidade em Propriedade Intelectual. No entanto, estamos seguros de que já é possível obter alguns ganhos pontuais seguindo algumas dessas dicas de forma imediata.

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