Agenda das salas de reuniões, fonte de conflitos e de agradáveis surpresas.

A gestão da agenda de salas de reuniões é um problema. Seja qual for o porte da empresa, ela terá mais reuniões do que salas disponíveis e ponto. É assim no mundo!

Já passei por muita saia justa por causa disso, como ter a sala que estava utilizando para uma sequencia de entrevistas individuais num trabalho de consultoria “invadida” por quem iria utilizá-la quarenta minutos depois “para ver se está tudo certo”... Na sequencia o tal invasor sentou-se em um canto da sala e pediu para que eu continuasse porque ele não estaria prestando atenção. Pode?

O caso é tão sério que existem empresas que contratam consultorias para ajudar a melhorar o processo de agendamento ou para serenar os ânimos e elevar o astral daqueles que estão envolvidos diretamente na disputa das salas de reuniões como recepcionistas e secretárias dos executivos.

Contudo, geralmente prevalece a  carteirada ou o nível hierárquico mais alto de quem quer usar a sala sobre o agendamento feito dentro das regras e do processo determinado, o que é uma pena.

Mas, felizmente, existem exceções e é uma experiência da semana que quero relatar.

Estava em reunião com dois gerentes de uma grande empresa americana quando um vice-presidente bateu na porta e disse estar em dúvida se a sala que usávamos estava reservada para ele para o horário seguinte. Um dos meus anfitriões disse que se não estivesse não haveria problema porque tinha uma reunião em outra sala na sequencia e o VP poderia usar a outra sala reservada se fosse o caso.

Troca aceita, continuamos a reunião e o VP voltou minutos depois dizendo que precisaria ser na sala em que estávamos porque ela tinha um recurso que ele precisaria usar numa conference call internacional. “Não tem problema, mudamos nós de sala e você faz sua call tranquilo” disse o gerente que me recebia.

Mudamos de sala, continuamos a reunião e eis que o Vice-Presidente bate na porta novamente para nos informar que a call dele havia sido cancelada e nós poderíamos voltar para a sala em que estávamos, já que tínhamos passado boa parte de nossa reunião lá e ela parecia ser mais confortável e, para fechar com chave de ouro, nos pediu desculpa pelas idas e vindas.

Gente!!! Totalmente fora do padrão. O normal é chegar com a cara na porta e mandar a carteirada do tipo: “preciso usar esta sala, vocês arrumam um lugar para terminar a reunião de vocês?”, ou então, um pouco menos constrangedor, é mandar a secretária ou encarregado da gestão das salas levar o recado dando uns cinco minutos para desocupação.

Não vou citar o nome da empresa nem o executivo que me proporcionou essa agradável experiência porque não lhe pedi autorização, mas fatos como esse reforçam minha crença incondicional no ser humano e, portanto, no mundo corporativo.

Esse é um ótimo exemplo de como é possível um alto executivo realizar bem seu trabalho sem deixar de se importar com as pessoas e nem de ser gentil e educado no trato do dia-a-dia. É bom lembrar que o bom ambiente de trabalho - que melhora o engajamento e a produtividade - é construído tendo como base as ações mais corriqueiras do cotidiano, principalmente as da liderança.

Luiz Eduardo Neves Loureiro – Coach, consultor e palestrante