Assuma as rédeas do seu tempo

Buscamos métodos e ferramentas, que ajudarão os profissionais de comércio exterior a melhorar a gestão do seu tempo, com maior eficácia, praticidade e tecnologia.

O americano Alvin Toffler já mencionava em seu livro “A terceira onda”, publicado em 1981, que a sociedade do século XXI, viveria a era da informação, onde a valorização da mente humana, do conhecimento e da tecnologia são extremamente importantes para a competitividade das organizações, de fato, a publicação retrata o cenário atual da sociedade moderna, porém os seus males também são expostos, tais como a preocupação com o tempo, a necessidade extrema de estar sempre atualizado, e a pressão do dia a dia, são os gatilhos para desencadear um mal maior o stress emocional e mental. Iniciaremos, juntos, a jornada para superar o stress, assumindo as rédeas do seu tempo e utilizando a tecnologia a seu favor.

Leia também:

·        A terceira onda.

Antes de tudo, pare de procrastinar!

A procrastinação é um dos fatores que provavelmente consumirá a maior parte do seu tempo, estudos das universidades do Colorado, nos Estados Unidos, e da universidade de Carleton, no Canadá, afirmam que a procrastinação é um dos motivos principais da baixa produtividade, e a pesquisa da fundação Estudar, no Brasil, também confirma que 55,2% dos jovens brasileiros procrastinam ao invés de cumprir tarefas importantes como estudar. Para superar o ato de procrastinar aplique no seu dia a dia os seguintes passos:

1.      Desative as notificações do seu celular: o smartphone hoje em dia é parte integrante do homem moderno, porém quando o assunto e manter o foco, e gerar produtividade, as notificações atrapalham a concentração e tomam o tempo da sua tarefa, resultando na falta de produtividade, porém após a tarefa retorne a ligação ou responda uma mensagem que for realmente for importante para seu trabalho no momento;

2.      Aproveite as primeiras horas do dia: planeje as tarefas mais importantes para o início do dia, assim sua mente estará mais fresca para lidar com essa tarefa;

3.       Resolva seus problemas enquanto eles estão pequenos não deixe para mais tarde;

4.      Pare de se preocupar: não leve a sua tarefa para fora do trabalho, isso resultará em cansaço mental e psíquico, sendo assim, “desligue sua mente”, e aproveite o seu tempo livre para fazer outras coisas que você gosta.

Leia também:

·        Estudo universidade do Colorado;

·        Estudo universidade de Carleton;

·        Pesquisa Fundação Estudar.

Dividindo suas tarefas em lotes

Um dos métodos mais utilizados por empresas é o Kanban, é método utilizado e desenvolvido por Taiichi Ohno nas fabricas da Toyota em 1960, que também pode ser utilizado na organização de suas tarefas. O conceito consiste em dividir suas tarefas em lotes, onde teremos colunas para as tarefas criadas, tarefas em andamento, tarefas que precisam de revisão, e tarefas concluídas, mas ao invés de criar um grande quadro e colocar diversos post it, utilize o Trello uma ferramenta online de organização de tarefas, que permite mediante um modelo organizar suas tarefas, e é possível utilizar o Trello pelo computar e pelo smartphone, aumentando assim a praticidade. O interessante do método Kanban é que ele motiva o profissional a cumprir as tarefas, e permite que tenha uma visão ampla das etapas dessa tarefa.

Leia também:

·        Site Trello;

·        Método Kanban.

Importância X urgência

Você acredita que resolver tarefas urgentes é o mais importante? Se respondeu sim, talvez você necessite rever seus conceitos de importância e urgência, nem tudo que é urgente é realmente importante para alcançar o seu objetivo. Realmente importância e urgência pode parecer confuso, por isso vamos exemplificar e classificar por nível de atenção:

Conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante.

E para organizar suas tarefas, por nível de importante, nada melhor que a boa e velha agenda, porém agendas de papel são fáceis de perder, ou até mesmo esquecer durante dia, ocasionando situações tais como: estar em uma reunião em outra filial e esquecer sua agenda na sua mesa, resultando uma falta de controle de suas tarefas. Para isso existe o Evernote, um aplicativo que substitui a sua agenda, estando presente no seu smartphone, também no computador e online. Ele é uma verdadeira mão na roda quando o assunto é economia de tempo com produtividade e eficácia, ele permite, escrever notas, determinar datas, avisando quando estão preste a se efetuar, tem sincronização em nuvem, evitando assim perder suas notas, também tem sincronização rápida com o Trello e relógios do tipo smartwatchs, permite digitalizar documentos, criar listas, criar e filtrar tarefas por etiquetas, é constantemente atualizado, e seguro, permitindo que o usuário crie uma senha para acessá-lo evitando assim que se por algum motivo, o usuário perder seu celular, suas notas não seja acessada por outras pessoas.

Leia também:

·        Site Evernote;

·        Vídeo Como reduzir o número de tarefas utilizando o Evernote;

·        Vídeo sincronização de smartwatchs com Evernote.

Como administrar o tempo na prática

Após seguir todas as dicas oferecidas neste post, aplique no seu dia a dia, faça adaptações de acordo com suas necessidades sempre seguindo as dicas a seguir:

·        Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente, em seu Evernote, então, estabeleça prioridades e programe as atividades, com seu Trello, utilizando o método Kanban, e crie links dessas tarefas no Evernote, concentrando-se nestas tarefas até que os itens programados estejam executados.

·        Cuide primeiro dos assuntos importantes; estes devem sempre prevalecer sobre aqueles que meramente parecem urgentes.

·        Distribua sua carga de trabalho proporcionalmente de acordo com a importância dos assuntos que você tem à mão. Sempre levando em conta o tempo para o seu lazer e sua família.

Leia também

·        A tríade do tempo

·        Vídeo: 5 dicas sobre gestão do tempo Sebrae

Com essas dicas aliadas com a tecnologia pode oferecer, temos como assumir as rédeas do nosso tempo e garantir assim, maior produtividade, eficácia e reduzir o stress mental do dia a dia.

Escrito por: Luiz Miguel

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