Atualize sua empresa: Mudança no padrão internacional da gestão de projetos apresenta novos domínios da performance

Na medida que a gestão de projetos segue sua evolução através do globo, é essencial as organizações estarem atentas às melhores práticas para que novas ideias saiam do papel. Aqui na Moove, somos uma Agência de Marketing e Publicidade que atua por projetos. Então sentimos na pele a importância de evoluir constantemente nossas práticas, visando resultados que gerem cada vez mais valor às marcas com as quais trabalhamos. 

Nesse sentido, acompanhamos com curiosidade as mudanças propostas pelo PMI, o Project Management Institute, na divulgação da sétima edição do PMBOK®, publicação da instituição que guia boas práticas de gerenciamento de projetos.

Por que é importante acompanhar estas mudanças? 

Porque negócios de toda natureza ao redor do mundo estão profissionalizando a sua gestão de projetos, uma capacidade ainda pouco desenvolvida no Brasil. Com uma gestão mais inteligente, os negócios tendem a criar novos resultados, produtos ou serviços ainda mais rapidamente e com mais assertividade. Então, é importante dominar os conceitos para que você se diferencie da sua concorrência de forma agressiva, e não o contrário.

Para acompanhar as mudanças, o primeiro conceito que você precisa entender é que trata-se de um padrão que se move de processos a princípios. Ou seja, princípios primeiro, metodologia depois. Isso acarreta em projetos com ciclo de vida menos preditivos, e mais orientados ao contexto e ao valor que a organização - as pessoas que atuam nela - está criando aos consumidores. Pergunte-se, então, se sua organização passa mais tempo falando sobre como as coisas são feitas por aqui; ou se prioriza deixar claro aos profissionais quais são os objetivos. Incite seus colaboradores a saber o que se quer atingir, não necessariamente como. Se você tem as pessoas certas no seu time, essa mudança de mentalidade certamente fará toda a diferença.

A segunda questão que levantamos diz respeito aos novos domínios de performance, que são oito:

• Partes Interessadas (Stakeholders);
• Equipes; 
• Abordagem de Desenvolvimento e Ciclo de Vida;
• Planejamento; 
• Método de Trabalho; 
• Entregáveis (Delivery); 
• Mensuração; 
• Incertezas. 

Pois, para entender as mudanças, antes precisamos entender: o que é um domínio de performance? 

Trata-se de um grupo de atividades relacionadas que são críticas à efetividade das entregas do projeto. Ou seja, os domínios de performance incluem as práticas de gestão mais importantes, mas não espere receber uma receita de bolo sobre como fazer. Pois, lembrando, as novas empresas, aquelas que sobreviverão mais tempo, são movidas por princípios.

Você pode ler mais sobre os novos domínios de performance no próprio site do PMI. Há notícias que ressaltam a mudança e até mesmo uma série de webinários. Mas, para que você não perca tempo, nós já separamos os principais pontos para que você fique atualizado(a). Sem mais delongas, essas são as principais mudanças relacionadas aos oito domínios de performance da gestão de projetos:

Partes Interessadas (Stakeholders)

• O que fica igual: Aqui a análise é sobre um domínio que visa construir uma relação produtiva com stakeholders durante o projeto. Para que estas partes interessadas estejam em conformidade com os objetivos a ser alcançados, e não encontrem espaço para atuar como opositores. Então, a necessidade de identificar necessidades, engajar as partes e monitorar adequação durante o projeto não muda, mas...
• O que muda: A sétima edição do PMBOK® traz menos processos. Na verdade, até mesmo sugere que nenhum processo seja seguido na hora de lidar com stakeholders. No lugar, aposta em melhores definições sobre os resultados esperados através de discussões curtas sobre cada tópico do projeto. De maneira geral, isso proporcionará uma interação das partes interessadas com os demais domínios da performance. O guia ainda recomenda a checagem contínua sobre o atingimento de resultados acordados.

Equipes

• O que fica igual: Projetos são essencialmente sobre pessoas, por isso na nossa opinião este é o tópico mais importante. Na sexta edição, o PMBOK® apresentava em seu conteúdo a gestão de times de uma forma mais transacional, focada nas convenções que determinadas pessoas fizeram sobre seus papéis no projeto. E como aquela interação pode ocorrer.
• O que muda: Na sétima edição, a gestão dos times é mais orientada pelo contexto das informações do projeto. A comunicação é essencial, por isso gestores devem apostar no desenvolvimento de habilidades de relacionamento interpessoal e de liderança. A discussão abre dois caminhos: a liderança deverá ser centralizada ou descentralizada? O objetivo do domínio de performance é gerar um sentido de propriedade compartilhada entre todo o time, que visa a alta performance.

Abordagem de Desenvolvimento e Ciclo de Vida

• O que fica igual: O domínio de performance é responsável por definir a abordagem de desenvolvimento e quais serão as fases do projeto. A descrição dos ciclos e suas fases não muda, bem como a linguagem preditiva ou adaptativa (no universo do marketing, do qual fazemos parte, a possibilidade quase sempre resulta em uma abordagem híbrida de gestão de projetos). 
• O que muda: É proposta uma diferenciação entre abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida. Sugere-se maior balanço entre as abordagens de desenvolvimento, que podem ser preditivas ou adaptativas conforme a fase ou entrega (parcial) do projeto. No ciclo de vida, é introduzida a ideia de cadência nas entregas. Por quê? Pois, do começo ao fim do projeto, o ciclo de vida deve conectar as entregas aos objetivos de negócio e à percepção de valor dos stakeholders. 

Planejamento

• O que fica igual: O domínio visa a coordenação necessária para as entregas e resultado geral do projeto. Então escopo, cronograma, custos, recursos humanos, outros recursos, comunicação, aquisições e gestão de mudanças seguem como disciplinas essenciais.
• O que muda: A qualidade sai deste domínio e vai para o domínio dos Entregáveis (Delivery). Aqui, propõe-se menos discussão sobre as saídas (resultados) esperadas, e mais sobre as variáveis que impactam as escolhas que devem ser feitas na etapa de planejamento. As estimativas devem ser realizadas holisticamente, ou seja, sempre com um olhar no todo.

Método de Trabalho

• O que fica igual: O domínio trata dos processos de execução do trabalho conforme os recursos disponíveis. Na sexta edição, já há um fomento a um ambiente de projeto orientado ao aprendizado, na medida que o trabalho do dia a dia é administrado pela equipe. 
• O que muda: A sétima edição estimula mais discussão do time sobre a metodologia lean, visando avaliação crítica sobre trabalho feito que não criou valor. Durante o desenvolvimento do projeto, o Guia sugere mais ênfase no aprendizado constante e na evolução de processos de gestão, o que faz a equipe aumentar a sua capacidade.

Entregáveis (Delivery)

• O que fica igual: Aqui o PMBOK trata da necessidade de entrega do escopo do projeto, atingindo a qualidade. O consenso entre as partes interessadas, sobre os requisitos do projeto, segue essencial.
• O que muda: O Guia traz de forma mais estruturada conceitos chave a ser perseguidos pelo gestor do projeto, como entregas de valor (e não apenas do escopo), requisitos em constante evolução e custos de mudança. Estes são os tópicos novos. Além disso, a sétima edição ressalta a clareza como habilidade fundamental, seja do time compreendendo os requisitos do projeto, seja para avaliar a satisfação dos stakeholders com os entregáveis.

Mensuração

• O que fica igual: Há uma performance esperada e este domínio é responsável por atingi-la. A busca por alguma previsibilidade, e o monitoramento da performance para tomada de novas ações, seguem essenciais para uma compreensão confiável sobre o status do projeto. 
• O que muda: A sétima edição aprofunda a discussão sobre o que é uma mensuração efetiva e quais métricas realmente importam. Quais dados coletar e como compartilhá-los. Como lidar com armadilhas e solucionar problemas. Tudo para que a tomada de novas decisões ocorra no timing certo.

Incertezas

• O que fica igual: A gestão sobre os riscos, ameaças e oportunidades, e a necessidade de lidar e encarar a incerteza em projetos constantemente. 
• O que muda: O Guia cria uma relação com o conceito VUCA (sigla composta em inglês pelas palavras Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade), que foi ressignificado desde 2020. Por mais que se busque antecipação, a incerteza é mais discutida e aceita no dia a dia da gestão de projetos, com um maior destaque sobre a interdependência das múltiplas variáveis dos projetos.

Estes são os oitos domínios da performance na gestão de projetos e seus principais pontos de mudança. Realmente, as empresas estão evoluindo! Então, agora que você já está atualizado(a), esperamos que estas mudanças tenham gerado bons insights para que você gerencie seu negócio ou projeto de forma mais eficiente e competitiva. 

Pela nossa experiência em diversos projetos na área de marketing e publicidade, sabemos que a melhor gestão gera os melhores resultados. Se você, assim como eu, já acredita que projetos são vetores de criação de valor geral à organização, agora você está equipado(a) com os melhores princípios para guiar sua equipe com práticas mais atualizadas sobre cada um dos novos domínios da performance propostos pelo PMI.