Burocracias x Processos Engessados x Resultados

Que motivos que podem levar os gestores a definirem os processos em suas Organizações? Muitas vezes querem estabelecer um padrão, definir as responsabilidades, melhorar a agilidade nas respostas e as integrações entre áreas, automatizar os processos, implantar um programa de integridade (compliance) e melhorar o desempenho (gestão dos resultados). Esses e outros objetivos fazem parte da visão por processos, entretanto o que podemos perceber é que não é porque temos processos definidos e maduros que não podemos “criticá-los”, principalmente quando estão “engessados”.

Se temos processos estabelecidos, mas existem problemas ou oportunidades de melhoria, por que não podemos propor mudanças? O mercado muda a todo momento, a indústria 4.0 está aí, os funcionários e os clientes buscam experiências transformadoras, os objetivos mudam e por que os processos precisam ser os mesmos, com suas burocracias e inércias?

Não entendam que não devemos seguir os processos definidos, inclusive existem processos que não podem ser tão flexibilizados por atenderem a legislação e os programas de compliance. Mas mesmo assim, sempre podemos contribuir para identificar os gargalos e retrabalhos, mitigar os riscos, avaliar a falta de agilidade, os custos, as rupturas e vários outros pontos que podem fazer com que os processos engessados se transformem em processos ágeis, inovadores, automatizados, mais produtivos, com melhores desempenhos e que sejam o diferencial nos negócios.

As Organizações que têm em sua cultura a burocratização, processos complexos e engessados, em algum momento vão ser cobradas para ajustarem esses passos.

A centralização, a falta de autonomia, a demora nas decisões, o excesso de reuniões improdutivas, a demora no retorno ao cliente, o excesso de controle, os retrabalhos são fatores que impactam na produtividade, nos custos e no comprometimento das equipes. Sim, as pessoas que se deparam com processos lentos, funcionários fazendo a mesma atividade (a conferência da conferência) ou que aguardam demais as decisões devido a tantas burocracias, deixam de se sentir parte dos processos, perdem o engajamento e a motivação e fazem o seu trabalho no “modo automático”, simplesmente esperando o fim de semana chegar.

Uma análise dos processos ponta a ponta com a participação dos envolvidos (quem executa), alinhada ao plano estratégico e ao desenvolvimento de pessoas reduz as burocracias, fortalece a cultura e promove a transformação organizacional.

Além da necessidade da transformação organizacional, estamos na era da transformação digital, onde muitas Organizações estão investindo em plataformas de automatização de processos buscando além de reduzir a burocracia, trazer mais efetividade aos gestores a partir de informações precisas, integradas aos sistemas de gestão, com monitoramento de ações e resultados (objetivos, indicadores e metas) e de forma colaborativa.

O BPM (Business Process Management) ou a Gestão por Processos de Negócio permite que o desempenho da Organização seja acompanhado, medido e ajustado sempre que necessário, proporcionando o alcance dos resultados almejados e possibilitando que os gestores estejam focados em ações de desenvolvimento.