Características Essenciais de Bons Relatórios de Auditoria

1 – Introdução

  O trabalho de auditoria consiste na aplicação de testes planejados para assegurar que os controles internos das organizações estejam produzindo informações fidedignas destinadas à tomada de decisão dos públicos de interesse. A auditoria também objetiva assegurar a correta aplicação dos recursos dos sócios, o correto funcionamento dos processos ou até mesmo da investigação de denúncias. Todo o resultado desse processo é resumido em relatório com a descrição de todas as deficiências que foram encontradas durante a execução do trabalho do auditor, nele, devem estar descritos, de forma clara, todas as informações necessárias para que a gestão da área auditada possa tomar providências em relação à implantação de melhorias que assegurem o correto funcionamento dos controles auditados, por isso, é muito importante que o auditor escreva bons relatórios de auditoria.

 2 – Características Essenciais de Bons Relatórios de Auditoria

       Como características essenciais, um bom relatório de auditoria deve conter o objetivo do trabalho, o escopo dos testes, as limitações encontradas durante a auditoria, as descrições dos pontos de auditoria ou deficiências encontradas, o impacto ou possível impacto dessas deficiências, apresentação de evidências, comentários da área auditada e, dependendo do enfoque do trabalho, as recomendações e conclusões do auditor. Todos esses pontos serão abordados a seguir.

 2.1 – Objetivo do Trabalho

       No relatório de auditoria, o auditor deve descrever quais são os objetivos que o trabalho pretende alcançar, como por exemplo, a verificação da adequação dos controles internos, o cumprimento do planejamento anual de auditoria, a investigação de denúncias, a asseguração de informações contábeis e financeiras, cumprimento de políticas internas da companhia, entre outros. Também é muito importante que o auditor descreva a quem o relatório de auditoria é endereçado (ex.: conselho de administração, comitê de auditoria, Compliance, gerências).

 2.2 – Escopo de Auditoria

       Os testes aplicados pela auditoria são delimitados em intervalo de tempo, podendo contemplar, os últimos 12 meses, os últimos 5 anos, ou outro período conforme a necessidade. A auditoria também pode ser executada em apenas determinado processo ou área (ex.: compras, financeiro, empréstimos, vendas, contabilidade) ou em toda a organização. Essas informações são chamadas de escopo de auditoria.

 2.3 – Limitações da Auditoria

       As limitações da auditoria são informações que descrevem as razões que levaram ao auditor à impossibilidade de executar algum teste específico ou não conseguir mensurar todos os impactos decorrentes das suas análises, impactando no atingimento dos objetivos do trabalho. São diversas as razões que fazem como que o atingimento do objetivo do trabalho seja prejudicado, como exemplo, a indisponibilidade de informações para o período auditado, a inacessibilidade aos estoques físicos, banco de dados corrompido, entre outros. Todas essas informações precisam obrigatoriamente constar no relatório de auditoria para que os públicos de interesse tenham o conhecimento sobre o alcance das conclusões do auditor.

  2.4 – Descrições dos Pontos de Auditoria

       Os pontos de auditoria são os “achados” do auditor e refletem o resultado de todo um trabalho que foi planejado para se obter respostas no atendimento do objetivo do trabalho, também pode ser chamado de deficiências de controle interno ou pontos de melhoria. Na descrição dos pontos de auditoria, o auditor deve utilizar uma linguagem clara e objetiva para que os destinatários do relatório possam ter fácil entendimento do que está sendo escrito. É claro que pressupomos que os destinatários detêm algum grau de conhecimento sobre as funções da auditoria, finanças e controles internos, para que o relatório seja um trabalho técnico e objetivo e não uma aula sobre como fazer testes de auditoria.

      Uma boa descrição de um ponto de auditoria deve conter a breve descrição do teste aplicado pelo auditor, o objetivo do teste e o resultado encontrado. Na apresentação do resultado, o auditor deve sempre procurar apresentar qual foi o impacto causado à companhia pela deficiência encontrada na execução do controle, sempre que possível de forma monetária e percentual em relação ao todo, para que o destinatário do relatório possa ter condições de avaliar a gravidade do impacto. Quando não for possível mensurar o impacto de um ponto de auditoria, seja porque não houve materialização ou por não ser mensurável monetariamente (ex.: danos à imagem da companhia), o auditor deve sempre apontar no relatório um possível impacto que poderá ser materializado no futuro, se a organização auditada não tomar providências para fortalecer o seu controle interno, como perdas de clientes, por exemplo.

       Para facilitar o entendimento do ponto de auditoria é importante que o auditor também insira no seu relatório alguns exemplos de evidências que comprovem o que está escrito (no “corpo” do relatório ou como anexo). Essas evidências podem ser telas de sistema, imagens de contratos, e-mails, tabelas, etc. Lembrando que, exceto se for extremamente necessário, é importante que auditor coloque no relatório somente algumas evidências para melhor esclarecimento do ponto, deixando a evidenciação completa somente no papel de trabalho.

 2.5 – Comentários da Área Auditada

      Nenhum ponto de auditoria deve ser inserido no relatório sem que antes seja discutido com o responsável da área auditada, exceto se for um trabalho sigiloso, sob pena do auditor estar incorrendo em um erro de interpretação das evidências encontradas, o que pode levar ao descredenciamento de todo o trabalho. É imperativo que o auditor colete de forma escrita todas as justificativas apresentadas, discuta com os responsáveis das áreas e as transcreva para o relatório de auditoria.

      Pode ocorrer que o responsável da área auditada e o auditor não cheguem a um entendimento comum sobre as ocorrências identificadas, nesses casos é importante que o auditor insira no relatório os seus comentários sobre as discordâncias apresentadas pelo auditado.

 2.6 – Recomendações de Auditoria

  Tem sido cada vez mais comum o auditor ser solicitado a opinar sobre as diversas situações dentro da empresa, por conta da sua capacidade de análise crítica e visão global da empresa. Entretanto essa situação é considerada, muitas das vezes, como consultoria e não como uma atividade que faz parte do escopo da auditoria, pois, teoricamente, isso poderia se configurar como conflito de interesses ou perda de independência, uma vez que o auditor poderia ser levado a testar os controles pensados e planejado por ele próprio. Contudo, existem várias correntes teóricas que concordam que a auditoria pode e deve prestar esse “serviço de consultoria” à empresa, o que representa uma valorização profissional e o reconhecimento da importância que o auditor tem dentro das organizações. Inclusive, quando analisamos as vagas que são publicadas pera contratação de auditores, vemos que são exigidas habilidades para propor ações para melhoria dos processos da empresa, o que significa dizer que o mercado de trabalho já incorporou os serviços de consultoria dentro das atribuições do auditor e não há mais o que fazer.

  Sendo assim, uma característica essencial para um bom relatório de auditoria é a emissão de recomendações por parte do auditor sobre ações que podem ser tomadas para mitigar os riscos de materialização de impactos negativos decorrentes das situações identificadas. Isso não quer dizer que o auditor seja o responsável pelo plano de ação ou pela implantação de controles, pois a responsabilidade continua sendo do administrador ou gestor da área auditada, porém, o auditor, com base na sua experiência, pode ajudar na elaboração das ações.

 2.7 – Conclusões da Auditoria

      Dependendo dos objetivos do trabalho, o auditor pode ser requerido a opinar sobre a situação geral encontrada durante os trabalhos de auditoria, como no caso de análise de demonstrações contábeis ou investigações. Nesses casos, o auditor deve expressar sua opinião de acordo com os padrões estabelecidos ou de acordo com o objetivo do trabalho, descrevendo se a situação geral dos controles atende integralmente, atende parcialmente ou não atende uma estrutura desejável de relatório financeiro ou, no caso de investigações, se os casos suspeitos foram confirmados.

 3 – Finalizando

       Escrever um relatório de auditoria requer uma habilidade de se comunicar com o leitor de forma clara e objetiva, sem deixar de ser técnico, por isso é muito importante que o relatório passe por revisões de membros da equipe de auditoria e pelas revisões dos auditados, até a elaboração da versão final que será apresentada ao comitê de auditoria, conselho de administração ou presidência. Também é muito importante que o auditor não passe uma sensação de arrogância ou de alguém que está apenas tentando apontar erros, mas sim de um profissional que é parceiro da empresa na busca das melhorias necessárias ao desenvolvimento do negócio.