CERIMÔNIAS DO SCRUM: DAILY SCRUM

o artigo anterior abordamos o primeiro Evento (ou Cerimônia ou simplesmente Reunião - a nomenclatura fica a gosto do leitor). Trata-se da Sprint Planning. Agora, dando sequência nesta série de quatro artigos, veremos o segundo evento do Framework Scrum. Eis aí a Daily Scrum.

MAS AFINAL DE CONTAS, O QUE É UMA DAILY SCRUM, OU SIMPLESMENTE UMA REUNIÃO DIÁRIA DE STAND UP?

Conforme descrito no Scrum Guide, o objetivo do Daily Scrum é inspecionar o progresso em direção ao Objetivo do Sprint e adaptar o Sprint Backlog conforme necessário, ajustando o próximo trabalho planejado.

O Daily Scrum é um evento de no máximo 15 minutinhos destinado aos Desenvolvedores do Time Scrum.  Para reduzir a complexidade, ela é realizada no mesmo horário e local todos os dias úteis da Sprint. Embora a presença do Product Owner e Scrum Master não sejam obrigatórias, eles podem participar. O Product Owner quando estiver presente, não irá interferir de forma alguma, salvo se for questionado acerca de alguma dúvida referente a algum item do Sprint Backlog. Já o Scrum Master, atua como facilitador. Em Times Scrum mais maduros, o próprio Dev Team realiza a Daily Scrum sem a obrigatoriedade do Scrum Master.

Imperativamente devemos sempre observar o bom senso acerca da duração desta reunião. Não precisamos utilizar os 15 minutos cravados. Se todos os integrantes se posicionaram acerca das suas respectivas atividades e não existe mais assunto, não há o porquê de estender a duração da reunião até atingir os 15 minutos. De forma análoga, se ainda falta alguém se posicionar acerca de sua respectiva atividade, não é educado terminar a reunião e dizer “acabou o tempo, ninguém mais fala!”, não é?! Temos que usar o bom senso. O que não podemos em hipótese alguma deixar virar uma regra a duração da Daily Scrum acima de 15 minutos. O facilitador deverá ser capaz de organizar e conduzir de forma que a reunião seja produtiva, eficiente e eficaz.

Os Desenvolvedores podem selecionar qualquer estrutura e técnicas que desejarem, desde que sua Reunião Diária se concentre no progresso em direção ao Objetivo da Sprint e produza um plano acionável para o próximo dia de trabalho.  Isso cria foco e melhora a autogestão.

As Daily Scrums melhoram a comunicação, identificam impedimentos, promovem a agilidade na tomada de decisões e, consequentemente, eliminam a necessidade de outras reuniões.

A Daily Scrum não é o único momento em que os Desenvolvedores podem ajustar seu plano.  Eles geralmente se reúnem ao longo do dia para discussões mais detalhadas sobre a adaptação ou replanejamento do restante do trabalho do Sprint.

E QUAL É O OBJETIVO DE UMA DAILY SCRUM?

Primeiro, vamos começar com: “O que é uma Daily Scrum ou Reunião Diária de Stand Up?”  De acordo com o Guia do Scrum, “A Daily Scrum é um evento de 15 minutos para a equipe de Desenvolvimento” planejar as próximas 24 horas.

Partindo do princípio que estamos familiarizados com Standups, provavelmente já sabemos que as 3 perguntas diárias de stand-up são:

À primeira vista, o propósito dessas perguntas pode parecer simples:

O Time Scrum fica na mesma página em termos de quem completou tarefas específicas.  Então descobrimos:

De forma bem abrangente, as 3 perguntas fornecem insights sobre as 4 intenções comuns de qualquer check-in de equipe:

As 3 perguntas do Framework Scrum simplesmente formalizam esse processo de check-in, para que nada seja perdido.

ESCLARECIMENTOS NÃO ÓBVIOS DAS 3 PERGUNTAS DIÁRIAS

1. O que foi feito ontem?

Expor disfunção organizacional (ou seja, muitas reuniões)

Essa pergunta pode demonstrar uma disfunção organizacional.  Por exemplo, é comum que os membros da equipe respondam: “Não fiz muito ontem, pois a maior parte do meu dia consistia em reuniões”.  Isso pode ser um sinal de que sua empresa não está operando de forma eficaz, pois os funcionários não têm tempo para realmente se concentrar em seu trabalho – então talvez seja necessária uma mudança organizacional para resolver isso.

Invés de ficarmos presos em reuniões diárias, a maioria dos profissionais só querem que alguém dê a eles os requisitos para um projeto e os deixe trabalhar!

Conclusão de projetos mais rapidamente (ou seja, obtermos conselhos de membros da equipe que concluíram tarefas semelhantes ontem)

A 1ª pergunta permite que os profissionais concluam projetos mais rapidamente, aprendendo com os membros de sua equipe.  Por exemplo, um profissional pode pensar que uma determinada tarefa levará 12 horas para ser concluída.  Mas durante o stand up, eles podem descobrir que ontem, alguém descobriu como completar exatamente a mesma tarefa em 1 hora.  Com esse conhecimento recém-descoberto, um profissional pode usar as 12 horas que foram economizadas para concluir outras atividades e reduzir o acúmulo de trabalho…  .

Obtenção de esclarecimentos acerca das características do profissional (ou seja, descobrir se um profissional valoriza o trabalho de alta qualidade)

Podemos obter esclarecimentos acerca das características dos profissionais pela forma como eles respondem a essa pergunta.  Por exemplo, digamos que um profissional deve executar um hack rápido - mas, em vez disso, eles fazem um ótimo trabalho de refatoração.  Isso mostra que esse profissional valoriza a produção de um trabalho de alta qualidade, pois foi instruído a fazer um trabalho de uma determinada maneira (hack rápido), mas encontrou um método diferente (refatoração) para realizar um trabalho de alta qualidade.

Abordar atividades pouco claras e planejamento de projeto deficiente (ou seja, criação de requisitos de tarefa mais bem definidos)

A primeira pergunta pode revelar que nosso Time Scrum não possui requisitos de tarefas claros/bem definidos, o que é resultado de um planejamento de projeto ruim.  Por exemplo, durante os Standups, é comum os profissionais falarem que não fizeram muito trabalho ontem.  Se você perguntar por que, eles têm dificuldade em explicar o que impediu seu progresso – se eles não puderem expressar por que seu trabalho diminuiu, isso pode sinalizar que eles simplesmente não estão claros sobre a tarefa em si.  Nesse caso, sua equipe deve solidificar o plano do projeto e esclarecer quaisquer tarefas que criem confusão.

2. O que será feito hoje?

Eliminação de tarefas que não contribuem para o objetivo principal da equipe

A segunda pergunta funciona para analisar as tarefas da equipe para o dia e filtrar/eliminar tarefas que não contribuem para o objetivo geral do projeto.  Muitos scrum masters enfrentam esse problema, e usaremos um exemplo simples para demonstrar isso:

Vamos imaginar que o objetivo de um determinado projeto sensível ao tempo seja deixar um website mais leve e rápido.  Contudo, no decorrer da apresentação, alguém afirma que trabalhará na depuração de um problema hoje que não está relacionado à aceleração do site.  Como isso não estará contribuindo para o objetivo geral de tornar o site mais rápido, os participantes do standup podem apontar isso.  Isso fará com que o profissional envolvido mude de marcha hoje para se alinhar aos objetivos do projeto sensíveis ao tempo da equipe.

As pessoas podem oferecer ajuda aos colegas (ou seja, se um colega estiver trabalhando em um problema que alguém da equipe já enfrentou antes)

Alguém do nosso time pode ser encarregado de resolver um problema desafiador... e sempre há a possibilidade de um colega já ter lidado com um problema semelhante.  Por exemplo, digamos que Fulano deixe a equipe de desenvolvimento saber que ele estará depurando um problema específico hoje.  Mesmo que Fulano não diga que está preso em algo durante a apresentação, alguém pode entrar e se oferecer para ajudar dizendo: "Ei, na verdade trabalhei na depuração de um problema semelhante há dois dias para outro projeto. Aprendi algumas coisas que poderiam  ajudar, então apenas me ligue se necessário”.  Esse é o tipo de ajuda e colaboração fortuita que pode ocorrer ao não fazer nada além de compartilhar regularmente o que você está trabalhando.

Descobrir problemas de planejamento e gerenciamento de projetos não intencionais (ou seja, sobreposição cruzada, dependências etc.)

A partir do momento que os colegas comunicam uns com os outros o que planejam fazer durante o dia, naturalmente isso pode levar à descoberta de vários problemas:

Dois colegas podem estar trabalhando em uma tarefa semelhante sem perceber — uma comunicação simples durante a reunião pode ajudá-los a evitar ou desfazer sobreposições cruzadas.

Toda a equipe pôde perceber que ninguém está planejando trabalhar em uma tarefa crítica, porque todos imaginavam que outra pessoa estava cuidando dela.

Esta pergunta pode ajudar a descobrir dependências.  Por exemplo, alguém pode dizer: “Ah, você está trabalhando nessa tarefa hoje?  Deixe-me saber como isso vai porque eu preciso que sua tarefa seja concluída para começar a atividade "X".

Esta pergunta pode nos auxiliar a descobrir por que um membro da equipe não está trabalhando em uma tarefa específica.  Por exemplo, alguém pode perceber: “Oh, meu colega está ocupado hoje com outra tarefa.  Pelo menos agora eu sei porque eles não podem me ajudar com a atividade "X".  Saber por que as pessoas estão ocupadas e exatamente no que estão trabalhando ajuda a tornar a carga de trabalho mais clara/compreensível.

3. Alguma coisa bloqueando seu progresso?

 Os integrantes do time de em ser motivados a se auxiliar mutuamente

O objetivo desta pergunta é simples e intuitivo.  Os participantes do standup listam qualquer coisa que esteja bloqueando seu progresso (e, idealmente, destaque/priorize impedimentos urgentes).  Em seguida, os membros da equipe são incentivados a entrar e ajudar uns aos outros na remoção de impedimentos.

Alguns exemplos comuns de impedimentos são:

Não tenho experiência em usar ____, então preciso me encontrar com alguém que seja bem versado nisso.

Estou tendo problemas para depurar um problema relacionado a ____.

É necessário a aprovação de ____ para fazer ___.

Preciso de ajuda para consertar ____ porque parou de funcionar.

A 3ª pergunta pode levar à tomada de decisão durante as reuniões diárias do Scrum (resultando em reuniões mais longas do que o previsto)

A 3ª pergunta (“Alguma coisa bloqueando seu progresso?”) geralmente leva a várias pessoas discutindo um bloqueador durante a reunião – vimos reuniões durarem até 1 hora por causa disso.

Por exemplo, vamos imaginar que Fulano levanta um impedimento.  Então, Beltrano diz: “Posso ajudá-lo com isso!”  … mas Ciclano diz: “Eu também posso ajudá-lo com isso”… e Romano diz: “Ah, eu também estou trabalhando nisso”.  Assim, várias pessoas se reúnem e começam a discutir o impedimento, o que leva à tomada de decisão durante a discussão.  Certamente, isso pode fazer com que a reunião tenha a duração de uma hora em vez de quinze minutos.

Para colocar mais lenha na fogueira, esse impedimento pode nem se aplicar a metade das pessoas neste scrum diário.  Portanto, vários profissionais precisam ficar sentados e ouvir informações não relevantes em vez de gastar esse tempo em trabalhos importantes que podem ser urgentes.

Agora, vamos ver algumas soluções para ajudar a resolver esse problema:

📚Um bom facilitador (não precisa ser necessariamente um Scrum Master) aqui dirá: “Por que vocês não se falam depois da reunião para resolver essa questão?”.

🗄️Um Gerente de Projeto ou um Líder pode tomar uma decisão rápida e decisiva para eliminar o impedimento (em vez de deixar os participantes divagarem indecisos).

Caso alguém solicitar ajuda diretamente a uma pessoa específica com um impedimento, uma boa resposta pode ser “OK, depois falo com você para encontrar uma solução para isso”.

Profissionais que respondem à 1ª pergunta podem demorar muito ou sair do caminho

Por experiência própria, a 1ª pergunta (“O que você fez ontem?”) às vezes pode demorar muito. Quando estivermos perguntando a alguém o que eles fizeram, algumas pessoas continuam falando sem parar e não sabem como encontrar o limite do que as pessoas realmente precisam ouvir e o que é supérfluo.

Em vez de apenas dizer rapidamente o que fizeram, alguns profissionais acrescentam detalhes em excesso para "valorizar ainda mais seus esforços".

Dicas de ouro recomendadas (como conduzir uma Daily Scrum eficaz?)

Evitando os erros acima e seguindo as práticas recomendadas, as Daily Scrum podem se transformar de uma dor de cabeça em uma forma produtiva de colocar todos na mesma página.  Muitos times com os quais tive oportunidade de trabalhar são cuidadosos em permanecer no caminho certo, e suas Daily Scrum geralmente duram menos de 10 minutos.  Eles não se envolvem em discussões paralelas que não são relevantes para ninguém da equipe.  E suas atualizações são curtas e diretas (sem divagações ou detalhes desnecessários).

Abaixo, vamos elencar algumas regrinhas de ouro e práticas recomendadas que podemos seguir para realizar Daily Scrum mais adequadas e que realizam o trabalho (sem todas as desvantagens decorrentes da execução de reuniões de maneira equivocada).

DAILY SCRUM REMOTAS

As coisas são mais difíceis para equipes remotas? A resposta é não! Embora as pessoas possam estar em fusos horários diferentes, sempre é possível encontrar um horário de reunião conveniente para todos.

Mesmo remotamente, a Daily Scrum não deve levar muito tempo. É importante que o participante fique em pé na frente do computador. Jamais sentado em atualizações que sobrepõem ao seu trabalho, ou ter que interromper o trabalho para participar de uma Daily Scrum. O correto, tanto para a forma presencial ou remota, é que a Daily Scrum seja realizada ou no início do dia, antes do início das atividades, ou no final do dia próximo ao final do expediente.

COMO FINALIZAR UMA DAILY SCRUM?

A partir do momento que todas as perguntas foram respondidas e todos os impedimentos foram expostos, é hora de finalizar a Daily Scrum e seguir com a jornada do dia de trabalho.

Entretanto, se estivermos nos questionando se os problemas foram expostos, não é hora de resolvê-los? É obvio que sim! Mas será em outras reuniões. Ao estendermos uma Daily Scrum é eliminar seu princípio mais básico, ou seja, sua objetividade, transformando uma reunião que deveria ser uma rápida exibição de status e andamento de um projeto em uma discussão acerca de problemas que podem, além do mais, ter outras origens.

POR QUE É IMPORTANTE ADOTAR O DAILY SCRUM?

A Daily Scrum é importante por inúmeros motivos, dentre os principais podemos destacar:

CONCLUSÃO

No primeiro horário ou no último horário do expediente, não importa! O que deve ser levado em consideração é a participação de todo Time Dev. O mais importante para uma Daily Scrum produtiva é a adoção do bom senso; não é necessário que a figura do Scrum Master seja o facilitador, muito menos o “agendador” da reunião diária e, por fim, não menos importante, a Daily Scrum é uma reunião Standup. Sendo assim,mesmo se for realizada de forma remota, imperativamente deve ser realizada com seus participantes em pé.