Como aumentei minha produtividade organizando tarefas

Nesse post vou falar e mostrar como eu consegui aumentar minha produtividade organizando de uma forma melhor minhas tarefas e também meus objetivos semanais, até mesmo minhas metas maiores.

Existem várias ferramentas gratuitas organizadoras de tarefas no mercado, mas a que estou utilizando como exemplo é a Wunderlist (clique aqui para acessar a ferramenta) ao qual também recomendo pela grande facilidade e mobilidade (Possibilidade de acesso via web, celular e tablet).

O começo…

Organizar tarefas parece fácil, afinal basta criar uma lista de itens que você precisa fazer e depois ir dando “ok” em todos os itens concluídos, fácil não? Talvez…

E se você tivesse que organizar seu dia entre tarefas realmente urgentes, importantes, follow-ups, organização pessoal e metas corporativas?

Agora a coisa começou a complicar não é mesmo?

Esse foi um dos grandes problemas que enfrentei e ainda enfrento para organizar o tempo de uma maneira que seja realmente produtiva, não no sentido de concluir mais tarefas e sim de concluir tarefas que são realmente importantes para aquele momento.

Como eu fiz? …

Dividir e conquistar

A primeira dica que eu dou é quanto mais você conseguir segmentar as tarefas e problemas melhor será seu nível de controle e organização sobre aquele problema ou solução, então tente dividir ao máximo possível. Quer um exemplo prático?

Faça uma lista de itens separados por dias aos quais são tarefas que você realmente precisa entregar naquele dia, outra que pode ser entregue amanhã, uma lista de tarefas ou temas que precisam serem entregues naquela semana e outra lista de temas que precisam ser entregues naquele mês, isso vai te a ajudar a ter um panorama de como será a sua evolução produtiva.

Urgente é bem diferente de Importante

Tenha muito cuidado ao categorizar suas tarefas “urgentes” como “importantes”, urgente é realmente o que você terá que executar naquele exato momento ou nas próximas horas, já tarefas importante são tarefas que precisam de um cuidado maior pois serão de grande ajuda ou necessidade da sua parte em executa-las.

A grande importância das metas

No meu dia-a-dia trabalho com metas para quase tudo, tenho metas diárias, metas semanais, metas mensais, semestrais e anuais.

É muito importante criarmos metas durante a nossa organização de tarefas, pois é, justamente nessas metas que vamos conseguir ter uma visão se realmente estamos sendo produtivos ou não.

Cuidado ao criar as metas

Criar metas não significa viajar na maionese, se você criar metas que nunca vai alcançar só vai lhe deixar ainda mais frustrado e desmotivado a não seguir a sua lista de tarefas, por isso tente criar metas que sejam possíveis de atingir. Eu particularmente utilizo um padrão para criar metas, chamado “1 meta para 3” e funciona da seguinte maneira:

Se eu tenho uma meta a cumprir então eu divido essa meta em 3 metas, sendo:

• 1º Meta com mais de 80% de chances que conseguirei cumprir, que chamo de “OK”
• 2º Meta com menos de 50% de chances de conseguir cumprir, que chamo de “Ótimo”
• 3º Meta com menos de 15% de chances de conseguir cumprir, que chamo de “Extraordinário”

Utilizando esse padrão eu consigo uma possibilidade maior motivacional de conseguir atingir os objetivos daquela meta.

Use e abuse das categorizações e listas

Quanto maior for a sua separação e organização das listas, maior será seu controle e definição clara de quais tarefas são realmente importantes e desnecessárias para aquele momento. Eu por exemplo utilizo listas de tarefas para organizar meu tempo dentro do escritório, fora do escritório, tempo livre ou até mesmo tarefas que dedique meu tempo para pensar em inovações ou melhorias futuras das minhas empresas

Uma tarefa sem prazo definido é uma tarefa sem necessidade alguma

Quando você atribui um prazo ou data limite para aquela tarefa subconscientemente você está criando um comprometimento com aquele item e a partir daí você já se dedica automaticamente para tentar atingir aquele objetivo, por isso, não crie suas tarefas sem uma data limite, nem que essa data limite seja uma data para um novo acompanhamento daquela tarefa

E o mais importante….

Revise suas tarefas todos os dias, pois não adianta nada você criar uma lista bem organizada e com datas de limite se você não acompanhar todos os dias.

Verificar suas tarefas diariamente é de extrema importância para acompanhar seu rendimento e produtividade, eu por exemplo acompanho minhas tarefas ao mínimo de 3 vezes ao dia, sendo uma logo pela manhã, logo após o almoço e no final do dia, ao qual tento verificar o dia seguinte para ver se de fato minha organização está coerente com a realidade.

Resumindo …

Organizar tarefas requer muita dedicação e disciplina, mas aos poucos você vai perceber que a cada dia que passa você terá sempre alguns minutos sobrando para outros assuntos ou até mesmo de descanso, para alguns traz até mais tranquilidade pois organizar suas tarefas em uma outro local que não seja o cérebro faz com que automaticamente o cérebro libere esse “espaço ocupado” para outros fins.

Espero que este post tenha ajudado o pessoal que vive “atarefado” (Entedeu?!?! Rsrsrs)

Até a próxima!