Como começar a estruturar um trabalho de BI em sua empresa?

Hoje, em muitos lugares, as áreas de BI ainda estão em processo de formação. Às vezes nascem da necessidade de uma área por informações mais estruturadas ou como uma evolução de outras áreas como backoffice comercial ou TI. Mas o principal ponto é que, na maioria dos casos, ela surge para satisfazer uma demanda já existente e traz uma carga de trabalho atrelada que faz com que seja complicado se sentar para estruturar como será o trabalho. Em geral, o setor nasce “no meio do furacão”, virando apenas uma área reativa.

Por isso, gostaria de te convidar a pensar sobre como funciona a área de BI da sua empresa. Será que ela está constantemente ocupada com demandas? Ou, pelo contrário, está recebe espaço para configurar e estabelecer as rotinas e processos necessários para se desenvolver completamente?

Como disse no meu primeiro artigo, a área de BI vai trabalhar sempre três pilares fundamentais: vigilância, suporte e planejamento. Cada um destes pilares vai ser desmembrado em trabalhos específicos, com processos, ferramentas e resultados dependentes das características do mesmo.

Ao preparar qualquer trabalho de BI, devemos estruturá-lo sempre em volta de um tópico central que vai definir o objetivo do trabalho. Este será o KIT (Key Intelligence Topic) e, de forma mais simples, é o problema a ser resolvido pela área de BI. Podemos separar estes KITs em três categorias: ad-hoc (trabalhos pontuais em função de um acontecimento), regulares (trabalhos periódicos de disseminação de informação) e monitoramentos (trabalhos constantes, como um radar, que nem sempre vão gerar entregas). É muito importante estabelecer de início quais serão os KITs a serem trabalhados sob uma ótica estratégica, pensando sempre no sucesso do plano de negócio da empresa e em seus resultados.

A partir disso, estruturamos as KIQs (Key Intelligence Questions), que irão buscar as respostas ao problema ou tópico abordado. Estas perguntas irão nortear o trabalho efetivo e servirão de base para as rotinas da área, gerando a base para os resultados produzidos.

Agora vamos colocar isso em términos práticos e estruturar alguns trabalhos.

Vamos, por um momento, supor que somos a Netflix e atacar um possível problema: perda de market share devido à entrada de novos players. Isto nos geraria um KIT de monitoramento: “Monitorar a entrada de novos players no mercado”, que vai estar acompanhado de uma série de KIQs. Veja alguns exemplos:

• Quando vai ser lançado?
• Quais as condições de preço do serviço?
• Quais os diferenciais do catálogo deles?
• Qual o investimento em marketing que farão?
• Qual a situação financeira do player?

Com estas KIQs em mãos, podemos avaliar o impacto que a entrada do player vai ter na Netflix e sugerir ações em cima disso para melhorar a situação.

Agora pensemos que somos a Renner e estamos com intenção de levar um projeto de expansão internacional à frente. Isto nos geraria um KIT Ad-hoc: “Analisar a expansão internacional da rede”. E, para gerar a inteligência que responda à situação, podemos fazer KIQs como:

• Quais países tem uma situação política mais estável?
• Quais países tem uma economia crescente?
• Quais países apresentam estabilidade de câmbio?
• Qual o tamanho de mercado de cada região?
• Como é o cenário competitivo de cada região?
• Quais países tem uma proximidade cultural que facilite a entrada do nosso portfólio?
• Vale a pena operar com modelo de importação/exportação ou é mais interessante abrir fábrica no destino?
• Com quais países o Brasil tem acordos comerciais que facilitem importação/exportação?
• Tem algum player que possa ser adquirido para ganhar velocidade ou é melhor trabalhar com a marca própria?

A partir das respostas a estas KIQs, conseguimos traçar uma série de sugestões de estratégia a seguir para a expansão, pensando no momento, condições e locais adequados para a mesma.

Por último, vamos pensar em um KIT com o qual praticamente qualquer empresa se identifica: atingiremos os resultados de vendas projetados? Aqui estamos diante de um KIT regular, que vai gerar relatórios de acompanhamento periódicos. Dependendo da natureza do negócio, podem ser mais ou menos frequentes, mas as KIQs que iremos gerar serão sempre muito similares, como por exemplo:

• Quanto precisamos gerar de volume de negócio provável no momento da prospecção para garantir o resultado?
• Quais os momentos chave do meu funil de vendas para gerar resultado?
• Qual a projeção de vendas no final do período com base nas vendas realizadas?
• Tem alguma dissonância entre o planejado e o que está acontecendo?
• Se a projeção está abaixo do esperado, quais os motivos?
• Onde estão os gaps de resultado e como podemos fazer para melhorar a situação?

Com as KIQs estabelecidas, é a hora de buscar quais ferramentas e metodologias de pesquisa são as mais adequadas para responder, assim como pensar em como deverá ser o resultado deste trabalho, estruturando processos que alimentem as respostas da melhor forma possível e desenhando os relatórios que servirão para apoiar as sugestões produzidas pela área de BI.