Como definir Indicadores de Performance (KPIs) em 5 passos:

Gestão por indicadores (KPIs): Como gerenciar  sua  empresa de  forma  efetiva.

A implantação de um sistema de gestão por indicadores (KPI) é um grande passo para as empresas. Criar este sistema requer cuidados e conhecimento especifico, técnica especializada e um método assertivo que possa definir os indicadores certos para a organização.

A elaboração correta de uma política de gestão de indicadores de desempenho pode trazer muitos benefícios para a empresa como transparência de objetivos, engajamento das pessoas e assertividade nas tomadas de decisão.

Porém, temos que ser precisos na elaboração destes indicadores, pois assim como KPIs bem elaborados nos levam ao sucesso e alcançar metas e objetivos, indicadores criados de forma incorreta podem trazer para a empresa a um desempenho desastroso que podem levar a tomada de decisões equivocadas e equipes desmotivadas.

 Levando em conta o processo a seguir, você minimiza a possibilidade de erros e tem mais possibilidades de acertar na implantação de uma gestão baseada em Indicadores de desempenho.

1 – Entender a cultura da empresa

Primeiro passo para definição de indicadores de desempenho (KPIs) é conhecer a cultura da empresa: seus hábitos, seus valores, a missão e o perfil da equipe. Aceitar a sua existência, entender os seus princípios e compreender como a cultura da empresa é sustentada e aprendida ajudam na criação de indicadores de performance (KPIs) adequados ao momento atual da empresa.

Cultura organizacional é uma questão primordial, dependendo da percepção que tivermos na análise da empresa, teremos a oportunidade de dar continuidade aos princípios organizacionais já arraigados na empresa bem como a opção de corrigir alguns aspectos que podem mudar radicalmente a forma como a empresa aprende, se relaciona com os clientes internos e externos, stakeholders, acionistas e comunidade.

O aperfeiçoamento ou ate mesmo a mudança total de cultura em uma empresa sempre será necessário para garantir a sobrevivência e o desenvolvimento organizacional, e ainda, para que exista a possibilidade de revitalização e inovação de processos e formas de gerenciar. Identificar o tipo de cultura organizacional possibilita entender a forma que devemos atuar na elaboração dos indicadores chave (KPI) da organização.

Se encontrarmos uma cultura conservadora e extremamente hierarquizada, podemos entender que a implantação de uma gestão por indicadores pode ocorrer de forma mais lenta e irá precisar de cuidados especiais, como a participação efetiva da cúpula da empresa e uma comunicação massiva dos passos a serem tomados. Quando identificamos uma cultura mais adaptativa e flexível podemos encontrar uma empresa mais receptiva a mudança e, portanto, mais preparada para a transformação necessária.

2 – Conhecer a estratégia da organização

Após entender a cultura organizacional, devemos entender a estratégia. Para definir bons indicadores de desempenho (KPIs) temos que ter um planejamento estratégico definido. A partir disso saberemos qual nosso propósito e qual nossa missão na empresa e poderemos saber exatamente qual caminho vamos percorrer e, mais importante qual direção deveremos seguir.

Indicadores de desempenho devem representar, de forma clara e mensurável, os principais objetivos da empresa. Identificando o real propósito da empresa, podemos estipular para todas as áreas da organização qual o papel de cada um, ou seja, qual a missão de cada área ou departamento para que juntos e integrados tenham os mesmos princípios e valores, busquemos os mesmos objetivos e que possamos garantir que estamos caminhando na mesma direção.

Todas as empresas possuem uma estratégia, mesmo que não esteja formalizada em um plano estratégico de fato. O que devemos atentar na concepção de uma gestão de indicadores, e principalmente na definição dos KPIs da organização é se cada parte integrante da empresa conhece e sabe como agir para garantir que está realmente cumprindo seu papel dentro da estratégia global.

Por isso, com os dados estratégicos em mãos, precisamos realizar uma entrevista individual com cada gestor para garantir que ele está com sua missão definida e se essa corresponde de fato o propósito estratégico empresarial.

3 – Identificar os principais projetos

Projetos e Planos de Ação Anual que representem a estratégia empresarial são fundamentais para sustentação de resultados a longo prazo e para sobrevivência da empresa. A melhor forma de garantir a melhoria contínua das diferentes áreas da empresa é ter planos de ação anuais com os principais projetos de cada departamento ou setor, que serão medidos pelos indicadores de desempenho específicos e adequados.

Muitas empresas não possuem projetos estruturais tampouco planos de ação anuais. Nestes casos é extremamente recomendável que a definição dos indicadores de desempenho seja fundamentada nos principais objetivos da empresa.

Na elaboração dos planos anuais de ação (PAA), que devem conter os principais projetos da empresa, teremos a base do planejamento estratégico que deverá ser desdobrada nos pontos fundamentais de cada área ou departamento, e ainda, poderemos identificar de forma clara e padronizada as diretrizes organizacionais, principais objetivos, recursos necessários e quais  indicadores de resultado vamos utilizar.

4 – Construir o alinhamento de objetivos

O principal motivo pelo qual você deve fazer o desdobramento dos objetivos é garantir o alinhamento estratégico em toda a organização. Quando os colaboradores sabem o que devem fazer, quais são seus objetivos dentro da empresa, se sentem mais participantes das decisões, ficam mais engajados e comprometidos, o que aumenta a produtividade e, consequentemente, seus resultados.

O desdobramento de metas ajuda a transformar a estratégia da organização em realidade, garantindo competitividade e perenização no longo prazo.

As metas definidas são analisadas e sistematicamente desdobradas. Isso garante que toda a organização trabalhe de forma alinhada e cada um conheça sua contribuição pessoal aos objetivos da empresa.

Um método de desdobramento técnico e preciso, viabiliza a distribuição homogênea dos esforços por toda a empresa e a avaliação do desempenho justa e homogênea. Deve acontecer em todos os níveis: estratégico, tático e operacional.

5 – Comunicar de forma efetiva

Fundamental que na definição de KPIs todos conheçam exatamente o plano de implantação de gestão por indicadores. Uma agenda prévia e massiva sobre o que faremos facilita a extração de dados e prepara os gestores para a entrevista individual. Nesta fase é de suma importância que possamos ter todos envolvidos e cientes do que está acontecendo na empresa.

Quando temos uma comunicação eficaz todos sabem como proceder, as datas e horários de cada entrevista, o material que precisa ser previamente estudado e servirá de insumo para a elaboração dos KPIs, e ainda, gera engajamento, pois todos devem contribuir de forma efetiva na construção e elaboração de seus indicadores de performance e seus desdobramentos.

A comunicação deve fazer parte de todas as etapas da implantação de KPIs. No plano de implantação da Gestão por Indicadores temos que dar atenção prioritária a comunicação: a forma como vamos comunicar, o padrão de reuniões e workshop inicial, os meios que serão usados para garantir a participação de todos em todas as etapas e a participação massiva da alta cúpula da empresa, crucial para o sucesso e engajamento de toda a empresa no projeto.

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