Como as empresas podem reduzir desperdícios e melhorar a margem de lucro implementando processos de melhorias continua?

Para evitar desperdícios e consequentemente prejuízos, surgiu a necessidade da evolução e melhorias de processos dentro das organizações, algumas das mentes mais brilhantes as quais vou citar no decorrer deste artigo, trouxeram ao mundo corporativo metodologias que nos auxiliam até hoje na descoberta, solução e acompanhamento de problemas.

Este artigo tem como objetivo explicar de forma simples e rápida duas das metodologias mais utilizadas que auxiliam à planejar e resolver problemas complexos, iremos falar das técnicas PDCA e DMAIC.

Mas antes de entrarmos a fundo nos conceitos destas técnicas, vamos voltar no tempo e entender como era o processo de fabricação de Produtos antes de 1900.

Nesta época os produtos eram construídos manualmente por artesãos e levavam dias senão meses para serem fabricados, porém, a qualidade dos produtos eram excelentes pois eram produzidos individualmente e com grande riqueza de detalhes e cuidados, apesar de boa qualidade, o processo de fabricação não era escalável e produtos com alta complexidade levavam dias ou até meses para serem construídos.

Sendo assim, no início do século XX devido a fatores tais como, grande aumento populacional, inovações tecnológicas, mão de obra disponível, estímulo ao livre comércio e capitais disponíveis para investimento, deu origem a chamada revolução industrial, que veio para produzir produtos com mais velocidade em larga escala e atender a oferta de demanda que surgiu a partir deste século.

 Dentro deste contexto, as fábricas conseguiram suprir a necessidade de produzir mais em menos tempo, no entanto, produzia-se com maior velocidade mas com pouca qualidade gerando grades desperdícios, fazendo com que as organizações perdessem mais dinheiro tornando-as menos competitivas.

Pensando em melhorar a qualidade, evitar desperdícios e otimizar processos, por volta de 1930 Walter Shewhard desenvolveu a metodologia PDCA que mais tarde foi popularizado pelo Dr. W. Deming que apesar de ser um norte Americano, foi o maior influenciador na melhoria de processos e qualidade nas indústrias Americanas e também Japonesa do século XX.

 Legal! Mas chega de história e vamos voltar ao contexto atual e descobrir juntos como a utilização das metodologias PDCA e DMAIC podem ajudar as organizações à melhorar processos, evitar desperdícios, aumentar a lucratividade e competitividade no mercado.

  A metodologia PDCA foi criada com objetivo de planejar, executar, checar e melhorar processos. Cada fase tem um objetivo específico conforme mostrado abaixo:

Vale lembrar que o PDCA (Plan, Do, Check, Act) pode ser implementado em diversas áreas de negócios, incluindo cadeia de abastecimento, gerenciamento de produtos e projetos:

Plan – Planejar, onde inicia-se o processo, nesta etapa, os responsáveis pela tomada de decisão devem iniciar o entendimento e natureza das ineficiência dos processos, necessidades de mudanças e por onde começar. Esta etapa deverá responder obrigatoriamente as seguintes perguntas: Quais são os custos e benefícios de implementar uma mudança? Quais são as melhores opções para executar esta(s) mudança(s)? 

Do – Fazer, assim que planejado, chegou momento de colocar a mão na massa e executar as melhorias planejadas. Aqui, os colaboradores que serão impactados pela mudança, deverão ser informados e envolvidos diretamente na execução da mudança, é de vital importância que os envolvidos estejam totalmente engajados e cientes de onde e quais serão as mudanças.

 Check – Verificar, uma vez que a melhoria tenha sido planejada e executada, chegou a hora de medir e comparar se refletiu ou está refletindo o resultado esperado. A forma mais comum de checar estes resultados é criar indicadores conhecidos como OKR’s e KPI’s que devem ser definidos na etapa de Planejamento da melhoria. Aliás, este tópico renderá no futuro a criação de um novo artigo exclusivo sobre o assunto!

 Act – Agir, esta fase depende dos resultados e descobertas na etapa de verificação, uma vez provado que a mudança refletiu os resultados esperados, a empresa deverá seguir com a execução e acompanhamento da melhoria planejada, caso contrário, novas melhorias deverão ser propostas baseadas nos resultados obtidos.

 Veremos a seguir, um estudo de caso exemplificando a utilização da metodologia PDCA para resolver um problema “Fictício” do SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) de uma empresa de comércio eletrônico.

Agora iremos falar sobre a metodologia DMAIC (Lean Six Sigma). O primeiro passo é entendermos o que cada um dos Six Sigma representam quando comparamos Qualidade x Defeitos / Milhão.

 A Classificação Lean Six Sigma logo abaixo, demonstra claramente que empresas com Sigma 1, 2 e 3 possuem alto nível de desperdício e provavelmente estão condenadas ao fracasso.

 É importante destacar que o Six Sigma pode ser aplicado para medir e avaliar níveis de desperdícios numa linha de produção, medir o tempo gasto na execução de processos operacionais ou qualquer tipo de tarefa que envolva tempo, processos, pessoas e dinheiro. 

DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) é o ciclo de melhoria baseado em dados, que busca aprimorar e melhorar processos de negócios sendo uma das principais ferramentas utilizadas para conduzir projetos Six Sigma, este processo possui cinco etapas: 

Define – Definir os objetivos do projeto, quais as necessidades dos clientes, sejam eles internos ou externos, quais serão as métricas de sucesso, as consequências positivas para o negócio, os impactos que podem ser causados em outras plataformas ou processos não envolvidos na mudança (Análise de impacto), restrições do projeto, time executor, áreas envolvidas e a partir destas informações criar uma visão global do projeto através de uma técnica chamada SIPOC.

Measure – Medir o processo atual através da coleta de dados, identificar gargalos e pontos de melhorias para quantificar o problema e desperdícios, a partir destas informações, fica mais claro identificar as oportunidades para reduzir custos de processos sugerindo melhorias rápidas, de baixa complexidade, baixo investimento e alto custo benefício. Claro que isso não se consegue de forma simples, para isso, conhecer o processo em detalhes, distinguir atividades que agregam valor (VA) diferenciá-las das que agregam custo (CA) e identificar pontos de medição de variáveis é o ponto mais importante nesta etapa.

         Analyze – Analisar nesta etapa se obtém o diagnóstico do processo através de estudo dos dados coletados anteriormente, esta analise ajuda buscar as causas raízes da baixa performance, elencar quais são os pontos críticos do processo e aumentar o conhecimento sobre o Sistema e processos envolvidos na mudança. 

           Improve – Implementar Melhorias sugerir, implementar e testar as mudanças sistêmicas e processuais afim de avaliar se realmente resultarão em uma melhoria. É fundamental que a(s) melhoria(s) implementadas nesta etapa sejam acompanhadas continuamente para que não caiam em desuso e voltem a ser motivo de desperdício. Aqui é importante que “antes de virar a chave” sejam realizadas algumas validações para evitar impactos negativos para o negócio, para isso, é recomendado que seja realizado uma análise de riscos, testes através de POC, avaliação dos resultados e planejar de forma estruturada o Cutover da mudança e dependendo da complexidade criar um ou mais planos de rollback.

          Control – Controlar, é neste momento que consolidamos as conquistas das melhorias, aqui garantimos que os resultados se mantenham ao longo do tempo através de monitoramento dos indicadores levantados na fase definição da melhoria.

           Vale destacar que o Lean Six Sigma é organizado em 3 principais pilares, são eles (Estrutura, Estratégia e Método). Cada um deles, é composto por uma faixa (Belt) que representa o nível de experiência e formação de cada um dos envolvidos em projetos Six Sigma e qual nível de complexidade de projetos será mais indicada para cada faixa.

Muito bem! Mas afinal, PDCA é melhor que DMAIC ou DMAIC é melhor que PDCA? Qual é a diferença entre elas? A resposta para a primeira pergunta é que não existe a melhor entre elas, ambas podem ser utilizadas para descoberta e solução de problemas conforme explicado anteriormente, inclusive podem ser utilizadas em conjunto. Pois bem, mas qual a diferença entre PDCA e DMAIC e como podemos utilizá-las? A diferença mais notável entre as duas metodologias, é que DMAIC por ser baseada em dados, o ciclo de Planejamento dela costuma ser maior, com isso, levar mais tempo, a fase de Planejamento do PDCA é mais curto, mas é de extrema importância que o problema já seja conhecido de ponta a pontar entre os colaboradores envolvidos no projeto de melhoria.

 Agora vamos usar o mesmo estudo de caso utilizado para exemplificar o PDCA porem utilizando o DMAIC.

Logo abaixo podemos notar as diferenças entre PDCA e DMAIC de uma forma mais visual:

Conforme explicado anteriormente, a fase de planejamento do PDCA engloba as três primeiras fases do DMAIC, que mostra claramente que o DMAIC inicia-se com a coleta e análise de dados para que em seguida possa ser implementado e controlado!

 Bom pessoal, espero ter agregado pelo menos um pouquinho no conhecimento de vocês, e por favor, fiquem a vontade para deixar seu comentário no post deste artigo!

Um abraço!

At.

Rafael Pereira