Como evitar conflitos e melhorar a comunicação em equipes?

Você já se deparou com confusão de papéis dentro da sua equipe? Recentemente, enfrentei essa situação recebendo um novo integrante em nosso time. Embora o profissional tenha nos explicado suas responsabilidades, percebemos que havia uma falta de clareza no dia a dia.

Observando as práticas de outros colegas agilistas na empresa, surgiu uma estratégia: utilizar a matriz É-Não É-Faz-Não Faz. Conheci essa ferramenta durante uma #leaninception, onde o autor 🎯 Paulo Caroli propõe seu uso para "alinhar pessoas e construir o produto certo".

Adaptei essa matriz ao nosso cenário, sendo objetiva e incentivando um diálogo aberto sobre os papéis das pessoas em nossa equipe. Focamos especialmente nas áreas de "Faz" e "Não Faz" durante uma reunião de melhoria (#retrospectiva) e sugeri que todos participassem ativamente.

Adivinha só? O time levou cerca de 12 minutos para preencher o que cada um fazia e não fazia em seus respectivos papéis: Desenvolvedor, Agilista, Product Owner, Tech Lead e Analista de Sistemas.

Depois de preencher a matriz, lemos as contribuições de todos e iniciamos uma conversa. A partir desse momento, surgiram esclarecimentos e acordos mútuos. Coletando o feedback da equipe, gostaria de destacar alguns pontos interessantes:

• Agora o papel do Product Owner ficou mais claro para a equipe, estando totalmente voltado para o negócio. Parece algo simples, mas antes havia um excesso de linguagem técnica que dificultava a busca por soluções.
• Para o papel do Agilista o time enfatizou a importância de ações para diminuição da burocracia e simplificação dos processos.
• No papel de "Desenvolvedor" foi registrado que eles "não refinam". Essa observação gerou uma discussão rica, resultando em uma maior participação dos desenvolvedores no #refinamento das demandas (concluímos que eles realmente participam, e isso trouxe resultados incríveis. Aliás... uma ótima ideia para um próximo post).
• O papel de Analista de Sistemas desempenha um papel fundamental no desenvolvimento de soluções tecnológicas, apoiando o Product Owner, além de liderar o rollout dos sistemas (que, em nosso cenário, faz todo sentido).
• O papel do Tech Lead é liderar a parte técnica do desenvolvimento, orientando a equipe com boas práticas e eficiência na entrega.
• A dinâmica permitiu que o time coletasse feedbacks e tivesse uma compreensão mais clara de suas funções.
• Foi impressionante a participação ativa da equipe durante a conversa e na construção do plano de ação. Ocorreram muitas contribuições e vontade de fazer parte da solução. Isso evidencia claramente como a falta de clareza estava atrapalhando nosso fluxo de trabalho, e seria desafiador observar isso somente olhando #métricas, é preciso observar além.

Vale ressaltar que ainda havia algumas dúvidas em relação aos papéis do Tech Lead e do Analista de Sistemas. Foi aí que a matriz entrou em ação, proporcionando esclarecimentos e uma maior sinergia entre a equipe.

Através dessa experiência, percebemos como é crucial definir e comunicar claramente os papéis dentro de uma equipe. Isso evita conflitos, melhora a colaboração e impulsiona a eficiência. Se você também está enfrentando desafios nesse sentido, a matriz É-Não É-Faz-Não Faz pode ser uma excelente ferramenta para você.

Imagine só: ter todos os membros da equipe alinhados em relação ao que cada um faz e não faz, eliminando mal-entendidos e promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo. Além disso, o diálogo aberto e a participação ativa de todos contribuem para o crescimento e desenvolvimento conjunto.

Seja o líder que inspira e conquiste resultados extraordinários. Você já teve um desafio parecido? Quais estratégias utilizaram por aí?