Como fazer reuniões produtivas em tempos de home office

No meio da crise que estamos vivendo advinda da Covid19, fomos forçados a alterar a rotinas dos nossos negócios. Com a implementação do home office, saber fazer reuniões produtivas nunca foi tão importante. 

Os tipos de reuniões empresariais

Basicamente, existem alguns tipos de reuniões empresariais que se diferenciam por seus objetivos, e devem ser empregados na empresa apenas quando houver necessidade.

§ Reunião para tomada de decisões

É aquela reunião em que o líder expõe dados, opiniões ou problemas para que os presentes encontrem diferentes soluções e respostas.

§ Reunião informativa

Com as decisões tomadas, essa reunião tem o objetivo apenas de informar aos participantes sobre as decisões para que os esforços de cada um sejam corretamente direcionados. Desse modo, os processos tornam-se mais eficientes, assim como o alcance de resultados positivos.

§ Reunião de feedback

Essa é uma rápida reunião para dar o feedback aos colaboradores, ressaltando as melhorias e o que ainda precisa ser ajustado. Caso seja necessário corrigir ou alertar um funcionário sobre um problema faça em particular, lembre-se que feedbacks negativos devem ser sempre dados em particular para que a pessoa não se sinta constrangida e para que vocês possam achar uma solução juntos.

§ Brainstorming

É uma reunião mais informal que visa estimular a geração de ideias, buscar soluções inovadoras, promover melhorias por meio de um debate saudável e provocar transformações. Essa reunião explora a criatividade dos participantes de maneira bem estruturada e, ao mesmo tempo, lúdica.

§ Reunião de treinamento

São encontros de orientação e treinamento de novos colaboradores ou que estejam migrando de departamento ou função, para que entendam os processos da empresa e como devem realizar suas tarefas.

§ Reunião formativa

Esta reunião é ministrada por especialistas em determinado tema e tem como objetivo aprimorar as habilidades dos colaboradores através do repasse de procedimentos e conhecimentos.

Os tipos de reuniões que você não deve realizar

 Reunião longa

 Reunião sem planejamento

 Reunião filosófica

 Reunião sem estrutura

Como tornar as reuniões produtivas?

Antes de começar a reunião, tenha um roteiro em mãos e por mais que seja muito tentador, evite sair muito do planejado. Quando você convoca uma reunião, você está tomando o tempo de trabalho de uma ou mais pessoas, e nem sempre elas estão felizes por isso. Ter os temas bem definidos e se ater a eles mostra respeito pela pessoa e pelo tempo dela, e demonstra profissionalismo da sua parte. Portanto, é interessante que sua pauta tenha uma previsão de duração de cada atividade a ser realizada na reunião. Devemos ter em mente que as reuniões a distância devem ser mais enxutas que as presenciais, as pessoas se cansam com mais facilidade e tendem e perder o foco mais rapidamente. Reuniões com múltiplas participações simultâneas, fugas de tema e intervenções não autorizadas dos participantes certamente serão improdutivas. Por isso, é fundamental que, antes de dar início ao tratamento dos pontos da pauta, o gestor estabeleça as regras para a realização da videoconferência, definindo como será a dinâmica do evento. Deixar isso claro poupa tempo, evita conflitos, torna o ambiente mais organizado e confere fluidez à reunião. Além disso, algumas ações fundamentais para a otimização da reunião são a definição da ordem e do canal de participação (se por voz ou mensagem de texto) e a solicitação para que os microfones fiquem desligados enquanto um membro está falando. antes de dar início à reunião, o gestor deve testar recursos como microfone, câmera e caixas de som, além da própria plataforma que dará suporte às interações, a fim de verificar se existem problemas que possam comprometer a fluidez da atividade corporativa.

 § Verifique a real necessidade da reunião

Esteja a par dos assuntos que serão abordados e quais são os objetivos. Vá a reunião com soluções e sugestões assim você irá economizar o seu tempo e o da equipe envolvida 

§ Defina um horário de duração

Determine um horário para começar e para terminar. Caso você perceba que vai ultrapassar o horário estabelecido, marque uma nova reunião

§ Determine um único objetivo por reunião

Estabeleça prioridades, assim você garante que os assuntos mais importantes serão abordados

§ Convoque apenas os participantes necessários

Após selecionar as pessoas para a reunião, informe a elas os assuntos que serão abordados, e que são os outros participantes. Disponibilize os documentos referentes à reunião, assim as pessoas compareceram preparas com suas opiniões e sugestões.

§ Pauta de uma única página

Prepare-se para a reunião. Isto é: tenha os objetivos muito bem definidos e revise-os pouco antes, bem como os resultados esperados e a agenda.

§ Ouça verdadeiramente

Para ouvir verdadeiramente as outras pessoas, um exercício saudável é não pensar em nada a não ser ouvi-las. Quando você para de elaborar a sua resposta enquanto a outra pessoa está falando, você consegue absorver muito mais informações e evita gafes como por exemplo interromper a pessoa com a sua resposta

§ Delegue tarefas

Dias antes da reunião foque os integrantes da equipe no assunto. Dê-lhe tarefas referentes ao que será tratado, forneça informações novas e complementares.

§ Envolva os participantes

para facilitar a integração de todos, envolva e engaje cada participante na realização dos objetivos da reunião.

§ Pontue a reunião com itens de ação

Nomeie a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que constitui a conclusão do item da ação, fazendo uma espécie de acordo com o responsável.

§ Defina a data da reunião seguinte

É importante sinalizar a data da próxima reunião ou, pelo menos, aproximadamente. Assim os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e agirão nesse sentido.

§ Mantenha a equipe informada sobre os resultados

Não se esqueça de deixar claro quais são os resultados da reunião, não há nada pior do que ir a uma reunião e sair com a sensação de que nada foi feito, estabeleça metas para que os problemas sejam solucionados. Lembre-se de fazer uma ata da reunião e disponibilizar para os participantes, isso ajuda a deixar claro o que foi acordado e diminui  os problemas de comunicação.

Usar o tempo destinado à reunião de maneira efetiva entusiasma a equipe pelo tema e ainda constrói autoestima e admiração de uns pelos outros. As pessoas se sentem parte de algo maior que a rotina diária.

Saber como fazer reuniões eficazes pode ser a diferença entre desperdiçar um tempo valioso e encontrar as soluções que sua empresa precisa.

Por: Monik Abreu