Como implantar um setor orçamentário em sua empresa?

Implantar um setor orçamentário eficaz na iniciativa privada com o objetivo de extinguir passivos e gerar caixa requer um planejamento detalhado e a implementação de várias estratégias, além do desenvolvimento de virtudes pessoais e corporativas, dessas, a disciplina será a mais exigida. Aqui estão alguns passos práticos essenciais para essa implantação: 

1. Diagnóstico Inicial

a. Avaliação Financeira:

   - Analisar detalhadamente a situação financeira atual da empresa, avaliando atual capacidade de gerar caixa (saldo positivo diário, semanal, mensal, trimestral semestral e anual) observando as tendencias e mitigando riscos;

   - Identificar os passivos existentes e suas causas, a natureza dos passivos, geralmente estão ligados à características da cultura financeira de uma empresa, ou seja, a forma como ela aplica seus recursos (gasta seu dinheiro) na maioria das vezes a necessidade de mudança cultural, influi diretamente no sucesso financeiro de uma determinada empresa.

   - Mapear todas as fontes de receita e despesas e como estas se relacionam entre si, podem nos dar informação gerencial saudável.

b. Auditoria:

   - Realizar uma auditoria completa para entender o fluxo de caixa e as áreas problemáticas é útil, mas não deve se limitar a questões contábeis, deve evoluir para a operação, comercial, compras e administração com um bom compliance estabelecido para avaliar as possibilidades de geração de passivo reputacional e de ocorrência de multas e sanções publicas.

2. Planejamento Estratégico

a. Definição de Objetivos:

   - Estabelecer metas claras e mensuráveis, como redução de passivos e aumento de caixa, se possivel premiando boas ideias e boas execuções e corrigindo desvios. o hábito de apagar incêndios é o pior inimigo de quem pretende reverter ua situação financeira desfavorável.

   - Definir prazos e indicadores de desempenho (KPIs), monitorá-los e corrigir desvios em uma periodicidade curta, proporcional ao tamanho da crise estabelecida.

b. Estruturação do Setor Orçamentário:

   - Designar uma equipe responsável pelo orçamento, composta por profissionais de finanças e contabilidade.

   - Definir funções e responsabilidades claras para cada membro da equipe.

- Estabelecer indicadores, para avaliar o desempenho da equipe. Nao insista com pessoas que nao dão resultado há mais de 45 dias;

3. Elaboração do Orçamento

a. Projeção de Receitas e Despesas:

   - Criar projeções de receitas e despesas com base em dados históricos, dados de mercado do seu setor especifico e expectativas futuras.

   - Incluir todos os cenários possíveis (otimista, realista e pessimista).

b. Fluxo de Caixa:

   - Desenvolver um fluxo de caixa detalhado (diário, semanal e mensal) para monitorar as entradas e saídas de dinheiro.

   - Incluir cronogramas de pagamento para os passivos existentes.

4. Controle e Monitoramento

a. Implementação de Sistemas:

   - Utilizar softwares de gestão financeira, relatórios ou Dashboards para acompanhar o orçamento em tempo real (se possivel, tenha um setor/pessoa de controladoria; e de análise de dados)

   - Implementar controles internos rigorosos para evitar desvios, acompanhar e agir com os desvios identificados.

b. Relatórios Periódicos:

   - Criar relatórios financeiros periódicos para monitorar o progresso em relação às metas. Nesse caso, a periodicidade dos relatórios deve acompanhar a necessidade que a crise estabelecida expõe.

   - Realizar reuniões regulares para discutir os resultados e ajustes necessários. evite querer achar culpados, potencialize as boas iniciativas com premiações compatíveis.

5. Estratégias de Extinção de Passivos

a. Renegociação de Dívidas:

   - Negociar com credores para obter melhores condições de pagamento ou descontos em dívidas.

b. Venda de Ativos:

   - Identificar e vender ativos não essenciais para gerar caixa imediato.

c. Redução de Custos:

   - Implementar medidas de redução de custos operacionais sem comprometer a qualidade dos produtos/serviços observando os retornos de curto, médio e longo prazo.

6. Estratégias de Geração de Caixa

a. Melhoria da Eficiência Operacional:

   - Otimizar processos internos para aumentar a produtividade e reduzir desperdícios.

b. Novas Fontes de Receita:

   - Diversificar as fontes de receita explorando novos mercados ou lançando novos produtos/serviços.

c. Gestão de Estoque:

   - Gerir o estoque de maneira eficiente para liberar capital imobilizado.

7. Revisão e Ajustes

a. Revisão Periódica do Orçamento:

   - Revisar e ajustar o orçamento periodicamente para refletir mudanças no ambiente de negócios.

b. Feedback e Melhoria Contínua:

   - Obter feedback contínuo da equipe e ajustar as estratégias conforme necessário para atingir os objetivos.

Conclusão

A implantação de um setor orçamentário é um processo contínuo que exige planejamento cuidadoso, monitoramento rigoroso e ajustes frequentes. Ao seguir esses passos e adotar uma abordagem proativa, a empresa pode alcançar a extinção de passivos e a geração de caixa de maneira sustentável.

Tenha profissional da area de finanças que atue na liderança para fazer isso acontecer.

Por Erick Couto

Conselheiro Consultivo