Como melhorar seus processos empresariais!

A crise pegou todo mundo. Em maior ou menor escala. Como melhor e se diferenciar dos concorrentes? Como estar um passo a frente?

A resposta é: Melhoria contínua! Mas como melhorar os processos sem que haja problemas visíveis? Aqui a resposta é: CONHECENDO SEUS PROCESSOS PROFUNDAMENTE. E para conhecer seus processos, nada mais essencial e fundamental do que mapear eles.

Só é possível melhorar e gerenciar aquilo que você conhece!

Outro ponto essencial na melhoria, é pensar que a gestão da sua empresa deve ser realizada por processos. Cada processo com suas entradas, saídas, indicadores, melhorias.

Para que esta melhoria contínua se realize, alguns passos são essenciais. Vou mostrar logo abaixo.

Mas o que é gestão por processos?

Antes de mais nada, tem que estar claro que qualquer processo, por mais simples que seja, envolve pessoas, e as atividades de diferentes áreas. E é aí que entra a otimização dos processos.

E qualquer empresa, de qualquer porte, segmento, deve conhecer seus processos para que seja possível aprimorar os mesmos.

E qual é a metodologia que estamos falando? É o BPMN!

O que é BPMN?

BPMN é…(um rápido conceito para continuarmos!)

a abreviação de Business Process Model & Notation, que traduzido para o português significa Notação de modelagem de processos de negócio. BPMN é uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, dentro e fora das empresas, de ponta a ponta.

Uma linguagem gráfica usada para representar processos de negócio. Estes processos de negócios são representados através de um conjunto de símbolos padrão que são organizados em um diagrama de processos de negócio.

Gestão dos Processos Voltados aos Clientes

Gerenciar um departamento não é gerenciar um processo.

O objetivo do BPMN é entregar valor para o cliente, eliminar desperdícios e otimizar os processos. Se os clientes percebem valor no produto ou no serviço que a sua empresa entrega, eles se mantém fiéis e compram cada vez mais. Assim, é possível obter maior lucratividade ou, em outras palavras, maior retorno sobre o investimento.

Identifique de maneira clara seus clientes em seus mapas de processos.

Importante no processo de gestão é entender os benefícios dessa gestão de processos.

• Melhoria dos produtos
• Melhoria dos processos
• Aumento da satisfação dos clientes
• Redução das falhas de processo
• Redução dos desperdícios
• Aumento da satisfação dos colaboradores por envolvimento nos processos
• Agilidade nos processos

Mapeamento dos Processos de uma Organização - Onde começar?

Depois de muitos anos mapeando milhares de processos organizacionais (em todo segmento de indústria e serviços), criei uma sistemática eficiente para o sucesso do projeto.

1) Defina um líder para o projeto

É essencial definir um líder. É ele que vai dar continuidade ao projeto de mapear, manter prazos, reunir os envolvidos, coordenar as atividades.

2) Estabeleça um roteiro de entrevistas, com prazos e agendamentos

Deixe a organização ciente que existe um caminho a ser seguido, propósito e compromissos pré-fixados

3) Entrevista inicial (entreviste o executor do processo)

Muito importante é entrevistar quem faz. Não o gestor. É nessa fase que irão aparecer os desperdícios, as maneiras diferentes de execução. As oportunidades. Quem estiver mapeando os processos deve ser sistemático nesta fase, para separar o que é processo "linear", das oportunidades de melhoria baseado nos desperdícios identificados.

Identifique as oportunidades nas entrevistas e liste elas. Serão essenciais para discutir o mapa do TO-BE

4) Desenho do mapa de processo AS-IS

Aqui é o momento de colocar no papel de maneira gráfica como os processos funcionam. Será elaborado o mapa do processo com todas as entradas, saídas, atividades, "gateways", fluxos de informação com clientes, fornecedores ou outras entidades externas e outros detalhes operacionais.

Não esqueça que os mapas de processo também contém indicadores!!! E eles devem ser indicados.

Quem mapeia os processos da empresa normalmente é quem no final mais sabe de como tudo funciona na empresa

5) Validação com o entrevistado + eventuais correções

Com o mapa do processo em mãos, vá até os entrevistados e confirme que não esqueceu de nada do processo durante as entrevistas. É o último check antes da validação final. Uma dica importante. Se 2 ou mais pessoas executam o processo, busque validar com interlocutores variados. E caso haja divergência, procure "acordar" o caminho correto.

6) Validação com o gestor da área + eventuais correções + assinatura

O gestor do processo vai "validar" o mapa do estado atual "AS-IS" neste momento. Ele precisa saber como o processo foi mapeado, o que foi detectado, entender entradas, atividades, saídas.

O gestor do processo precisa entender como o processo está sendo realizado, mesmo que diferente da expectativa dele.

Aqui também é um momento importante de apresentação das oportunidades identificadas, sejam elas as de execução diferenciada dos processos, ou de erros de execução. Não é apontar culpados, mas sim apontar onde melhorar. A identificação de causa raiz do problema é um outro assunto que tratarei em um artigo a parte. Infos aqui

Muito importante nesta fase é tratar o mapa do processo como um documento do sistema da qualidade, com revisão (versionamento), numeração própria, etc. E claro, muito importante, aprovação do gestor.

7) Apresentação ao time

O mapeamento dos processos tem como objetivo sistematizar processos, integração dos envolvidos, otimização, trazer transparência. Agende uma reunião com os envolvidos no processo, e apresente a eles o mapa do processo. É importante que os envolvidos vejam como ficou a "demonstração gráfica" em notação BPMN do processo que eles estão inseridos.

Não esqueça também de apresentar as oportunidades de melhoria encontradas. Elas serão tratadas em breve e ninguém deve ser pego de surpresa! Transparência!

8) Divulgue os mapas - cuidado com os mapas confidenciais

Chegou o Gran Finale!

Quem não é visto não é lembrado!

De nada adianta mapear os processos, tornar ele um documento importante, e "esconder ele". Divulgue o mapa de processo da maneira mais adequada possível, de acordo com as sistemáticas da empresa. Intranet, Rede, Manuais, etc. Em um cliente meu os mapas de processo eram tão importantes que foram parar nas paredes de uma sala de reuniões, a vista de todos.

9) Desenho do estado futuro TO-BE. (dica. desenhe continuamente o to-be baseado em todos os insights recebidos desde a fase do As-Is)

Chegou o momento de colocar o seu conhecimento dos processos em prática. Juntar suas anotações durante o AS-IS das oportunidades, e elaborar o processo perfeito.

Em um processo de reclusão, coloque tudo no mapa do estado futuro, com as melhorias possíveis, e volte ao passo 6.

Quer mais dicas como essas?

Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que gostou, ou como você mapeia seus processos. Compartilhe com seu gestor, ou com seu colega!

Quer melhorar seus processos de maneira exponencial? Conhecer as oportunidades e criar um processo de trabalho mais eficiente?

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