COMO PROCESSOS BEM DESENHADOS PODEM AJUDAR PESSOAS E EMPRESAS EM TEMPOS DE CRISE

O que é mapeamento de Processos?

É a atividade de mapear todo o ciclo de um processo, do início ao fim, identificando suas entradas, suas interfaces, o que ela entrega/executa, como para que e para quem, ou seja, permite entender toda a cadeia de trabalho envolvida. É o sequenciamento de todas as etapas necessárias para entregar um produto ou serviço, demonstrando como essas tarefas guardam vínculos entre si e que agreguem valor para o NEGÓCIO e para os CLIENTES.

Esta identificação detalhada de cada uma das etapas de trabalho permitem a compreensão completa do que está acontecendo em cada situação [processo] dentro da empresa.

Quando se fala de gestão, não falar sobre o conceito de mapeamento de processos e da importância disso no mundo corporativo é muito improvável. Isso porque o ato de mapear as atividades de modo padronizado permite que toda a cadeia de trabalho envolvida seja mais organizada e otimizada

Para que o mapeamento de processos seja eficiente, é importante definir:

•                       Qual é o motivo da criação do mapeamento?

•                       O quão crítico ele é?

•                       Quais ferramentas/padrões devo seguir?

•                       Aonde quero chegar?

•                       O que quero melhorar?

Qual sua importância e principais benefícios?

Quando realizamos o mapeamento de um processo, conseguimos identificar visivelmente as falhas; também podemos identificar os gargalos, definir os responsáveis por cada uma das etapas, tarefas, atividades e, com isso, estimar os recursos necessários, [esforço para realização], insumos e estimar tempo de execução e custos envolvidos.

Um mapeamento de processos bem elaborado traz muitas vantagens para a empresa.

Eles permitem o monitoramento, a medição e o controle de tudo o que acontece dentro da empresa. Quando os processos da sua empresa estão mal estruturados, todo o resultado é impactado de forma negativa.

A desorganização de processos pode gerar queda de produtividade, desmotivação dos colaboradores, repetição de tarefas e, assim, uma consequente perda de tempo e dinheiro.

Para evitar que isto ocorra e contribuir para os resultados, é preciso organizar os processos para atingir um desempenho melhor, dentre os quais devemos:

•         Identificar os gargalos de produção;

•         Padronizar as atividades;

•         Delimitar os responsáveis por cada etapa produtiva, atividade ou processo;

•         Estimar e/ou medir os recursos diretos e indiretos, mão de obra, insumos e tempo necessários para a produção;

•         Definir os padrões dos procedimentos [da gestão e do operacional];

•         Definir checklists de produção/serviços;

•         Definir e revisar funções, responsabilidades e autoridades entre os colaboradores;

•         Definir atividades que necessitam de registros e de formulários padrão;

•         Eliminar o retrabalho, as atividades redundantes e atividades que não agregam valor;

•         Identificar e eliminar / reduzir falhas;

•         Identificar os conhecimentos / competências necessárias para execução das atividades [gestão do conhecimento];

•         Identificar todos os controles empregados na atividade [performance, financeiros, etc.].

Consequentemente, obteremos os seguintes benefícios:

•         Melhorar a compreensão do negócio.

•         Auxiliar na tomada de decisão.

•         Descrever os procedimentos e processos.

•         Potencializar a comunicação e facilitar seu fluxo.

•         Evidenciar as mudanças que devem ser feitas em outros processos e ter visibilidade das desconexões

•         Criar modelos, módulos e boas práticas.

•         Trazer eficiência e eficácia.

•         Agregar valor à cadeia produtiva.

Os gestores da empresa, através do mapeamento de processos, têm plenas condições de ver e entender, de forma ampla, realista e atualizada as potencialidades / fortalezas e fraquezas das suas atividades / entregas. Com os dados coletados através do mapeamento dos processos, é possível elaborar planos de ação assertivos para otimização da produção e/ou dos serviços.

Para o sucesso de qualquer mapeamento de processos, é fundamental que as pessoas envolvidas nesta atividade tenham total domínio sobre o processo, tarefas, ferramentas, sistemas e interfaces que a sua atividade utiliza.

Como costumamos dizer aos nossos clientes, é uma fotografia da situação atual do processo que nos permitirá estudar seu passo a passo, cada uma das tarefas, interfaces, aprovações, controles, obrigações legais, e pensar em melhorias, através de ferramentas e metodologias específicas.

Em tempos de crise, qual a importância de entender e dominar seus processos, controles, indicadores?

Como explorado acima, assim como será comentado nos benefícios para as pessoas, a identificação detalhada das etapas de trabalho abre caminho para a compreensão completa do que está acontecendo na empresa. Ao tomar o conhecimento de eventuais problemas entre as fases de uma operação, você pode prever crises e propor soluções perfeitas.

O mapeamento de processos é uma técnica que pode ser utilizada em diversas áreas, independente do tipo de negócio, porém, é sempre importante em atividades complexas, pois ele colabora com a organização, normatizando os processos e deixando o ambiente empresarial visivelmente e harmonizado.

Ainda neste ponto, entender plenamente seus processos irá possibilitar que os mesmos sejam automatizados da melhor forma possível e com investimento seguramente menor do que aqueles necessários para processos não conhecidos, controlados e medidos de forma robusta. Aqui temos a visão clara da importância e da relação existente entre PROCESSOS E TECNOLOGIAS! Para tirar o melhor proveito, está evidente, mais uma vez, a necessidade de conhecer, mapear, entender medir e controlar seus processos, com ferramentas suportadas cada vez mais por tecnologias digitais, que aumentam a produtividade, mobilidade, dentre outros.

Portanto, ainda mais importante, em momentos de crise, é conhecer e dominar seus processos, indicadores e métodos.

Por que também é benéfico para as pessoas?

A oportunidade de entender um processo do início ao fim, de compreender as suas interfaces, de saber como avaliar a performance e os resultados gerados, de analisar os gaps e oportunidades aumenta a capacidade analítica da pessoa.

O que isto ajuda?

Capacidade analítica é a habilidade de produzir informações e conhecimento a partir da análise de dados que nem sempre estão relacionados de maneira óbvia. Ou seja, saber organizar de forma lógica informações de diferentes origens e natureza. Esta capacidade acaba por diferenciar os profissionais, permitindo àqueles que entendem processos contribuírem mais assertivamente para os resultados do negócio ou mesmo para o desenvolvimento de novos negócios.

Portanto, entender o que é, quais os benefícios, como funciona a gestão por processos, saber mapear e obter resultados através de processos, melhora de forma significativa sua capacidade de tomar decisões, sua compreensão do negócio e o valor gerado para o negócio, seja  próprio ou seja de uma organização na qual você está inserido.

Qual seria o caminho para obter os benefícios do mapeamento?

As principais técnicas utilizadas em um mapeamento de processos são entrevistas, reuniões, workshops colaborativos, questionários, observação de campo, coleta de documentos e o brainstorming. Para isso, podem ser utilizados:

•         Apontamento do processo a ser mapeado e a ferramenta/metodologia utilizada no levantamento;

•         Definição do grau de detalhe do mapeamento e as informações necessárias;

•         Validação do mapa do processo.

Mapear um processo nada mais é do que desenhar um fluxo de atividades, etapa por etapa, do início ao fim [e não com uma visão por departamento].

Documentar todas as melhorias é essencial para padronizar os processos otimizados, escalar as melhorias e inseri-las na cultura do negócio. Os maiores resultados gerados por um mapeamento de processos é o amplo conhecimento dos processos do negócio e sua documentação.

Um mapa de processo é a representação gráfica, ou seja, o desenho da sequência de atividades que compõe um processo. O objetivo dele é mostrar informações de entrada, processamento e saída do processo (produtos, serviços e resultados).

O acompanhamento periódico dos resultados dos processos internos pode ser considerado a última etapa do mapeamento. Mas, no entanto, é apenas o início de todo um trabalho voltado à eficiência e à produtividade da sua organização, o que deve ser cíclico e contínuo.

Concluindo,

Com base no que expusemos acima, fica claro que processos mapeados e bem desenhados podem ajudar de forma significativa as pessoas e as empresas em tempos de crise, principalmente a saírem melhores do que quando entraram.

Eden Paz

Sócio e CEO 

ConsulPaz CGP Associates

Consultoria em Gestão Empresarial

“Eden possui mais de 30 anos de experiência profissional, tendo iniciado a carreira na área de Recursos Humanos, com grande experiência em Gestão de Equipes e Projetos e sólidos conhecimentos nos processos de RH. Nos últimos 18 anos vem atuando diretamente em projetos e implantações de CSC – Centros de Serviços Compartilhados, sendo os últimos 5 à frente da ConsuPaz, desenvolvendo e liderando projetos e iniciativas relacionadas a Serviços Compartilhados, Processos, GMO, Gestão e Negócios. Também é membro do Conselho de Administração da Associação Brasileira de Serviços Compartilhados – ABSC, além de atuar como palestrante em diversos eventos relacionados a Gestão, Processos e Serviços Compartilhado.”