Como mudamos o nosso modelo de trabalho em 10 dias

Em meio a pior crise dos últimos tempos, o IFESP aprofundou a sua revolução iniciada e maio de 2019 e criou um núcleo responsável por pensar como será o futuro do trabalho em meio a tantas incertezas e implementar modalidades mais flexíveis de trabalho e colaboração. 

1. Benefícios alcançados pela implementação do Home Office no IFESP

O modelo de trabalho flexível, ou home office, mesmo enfrentando alguma resistência na alta gerência, precisou ser implementado às pressas a partir do dia 16 de março.

Por preconceitos ou resistência cultural, achávamos que os funcionários precisavam da presença e do olhar dos gestores para desempenhar melhor as suas funções. No entanto, após um mês de trabalho remoto, descobrimos que nossos colaboradores, em sua maioria, sentem-se hoje mais produtivos e mais criativos.

Em poucos dias, percebemos nos depoimentos e na condução dos trabalhos os principais benefícios dessa mudança repentina:

• Maior autonomia e flexibilidade;
• Aumento da produtividade e do nível de qualidade das entregas;
• Redução de custos;
• Satisfação dos colaboradores;

2. Como organizamos a nossa rotina na largada do confinamento

Vamos agora contar como foi essa implementação e quais as melhores medidas tomadas até agora.

Os departamentos responsáveis pelo back office reagiram com muita celeridade e não mediram esforço para assegurar a continuidade dos trabalhos de todos os departamentos:

• O setor de TI se organizou para armazenar material em casa, providenciando notebooks, smartphones e infraestrutura sob demanda, assim como um serviço remoto de assistência, backup e atualizações de nossos softwares;
• A área financeira foi uma parceira importante, pois liberou orçamento para benefícios extras, como um “Vale Internet” para todos e até sessões de coaching com profissionais certificados para cada membro que sentir necessidade de apoio neste momento de isolamento;
• O RH colaborou com os gestores para facilitar o recrutamento a distância e o acompanhamento do onboarding de novos colaboradores neste novo modelo;
• Houve otimização e reformulação de todos processos, com base em metas, KPIs e ferramentas que permitissem uma análise mais ágil e robusta da performance de cada time;
• O departamento jurídico analisou uma questão importante: o risco assumido pelo instituto em relação a questões como jornada de trabalho e horas extras neste modelo de trabalho flexível e já encaminhou o aditivo aos contratos;
• Os gerentes de cada departamento – do Learning ao Growth – compartilharam insights e boas práticas vividas em outras empresas, organizaram com autonomia a gestão de seu departamento;
• Reuniões estratégicas e táticas foram marcadas toda semana, e uma reunião de todo o time agendada uma vez por semana para compartilhar angústias e novidades, e celebrar os aniversários e as conquistas, a primeira dela sendo a preservação de todos os empregos e salários, fato raro para empresas de nosso tamanho e que exigiu esforços e criatividade para ganharmos produtividade em tempo recorde.  

3. Como estamos nos preparando para o futuro

Os 30 colaboradores do IFESP vão continuar em Home office por semanas ou meses... ninguém sabe. Aproveitando a onda, decidimos pular para um novo modelo de trabalho remoto e já estamos nos organizando para o “depois”. 

Para quem precisa de uma rotina mais estruturada, da presença física de seu gestor, ou até de interações mais profundas que mensagens instantâneas e vídeo-calls, no futuro, providenciaremos uma estrutura de escritório.

Mesmo assim, nenhum colaborador terá mais uma estação fixa, a menos que seja necessário por questão de segurança da informação (jurídico, auditoria, compliance, folha de pagamento), ou que seja uma demanda motivada por alguma razão pessoal.

4. Resultados esperados da generalização do Home Office no IFESP após a crise

• Aumento da produtividade;
• Mapeamento e otimização de todos os processos;
• Alinhamento com as melhores práticas do mercado;
• Mais qualidade de vida para os funcionários;
• Saving de custos de infraestrutura, liberando espaço no orçamento para investir em capacitação e desenvolvimento de cada pessoa.

Resiliência, visão estratégica e capacidade de reação rápida são os ingredientes que fizeram o sucesso do IFESP de ontem. Agora, mas do que nunca, precisamos construir o IFESP de amanhã. E será diferente, com certeza. 

E vocês, como se organizaram?