Como organizar a rotina contábil da empresa com métodos ágeis

O trabalho de Contabilidade desenvolvido para uma empresa é repleto de detalhes. São minúcias percebidas desde a realização das tarefas operacionais básicas - como a organização e pagamento de contas e tributos - até a elaboração de ações que culminam, por exemplo, no desenvolvimento de estratégias de gestão tributária que visam reduzir os gastos com impostos.

Como forma de acelerar e racionalizar todas as entregas, as metodologias ágeis revelam-se uma poderosa ferramenta de gestão de projetos. Por meio delas, a equipe contábil organiza de maneira mais assertiva todas as etapas dos diferentes processos envolvidos no trabalho.

Dessa forma, os métodos ágeis permitem assegurar que as entregas sejam feitas dentro de prazos menores, com o benefício adicional de manter todo o time perfeitamente alinhado com os propósitos da área e com os processos utilizados para alcançá-los em benefício da empresa como um todo.

Neste artigo, vamos mostrar como organizar a rotina contábil da empresa com métodos ágeis, a fim de trazer maior eficiência e lucratividade para a companhia, em linha com as diretrizes do seu planejamento estratégico.

Como os diferentes métodos ágeis ajudam a organizar a rotina contábil da empresa?

Os métodos ágeis são ferramentas poderosas de gestão e planejamento financeiro.

Ao serem aplicados corretamente, otimizam os resultados relativos à eficiência, produtividade e lucratividade alcançados pela empresa ou pelos seus departamentos de maneira individualizada, como é o caso da área contábil.

Da mesma forma, contribuem para otimizar a gestão de projeto, visando o crescimento da organização.

Vale dizer, ainda, que as diversas metodologias ágeis existentes dão foco a diferentes aspectos quando implementadas, como, por exemplo, visualização das tarefas das equipes, prazos de entrega ou prioridade a metas e objetivos específicos.

Vamos conferir a seguir de que forma algumas das mais conhecidas metodologias ágeis contribuem para organizar a rotina contábil da empresa, incluindo os processos que levam à elaboração dos diferentes relatórios de Contabilidade que apresentam a realidade financeira da organização.

Lean

Esta metodologia ágil foi desenvolvida pela japonesa Toyota com o objetivo de gerar maior valor para os clientes.

A proposta é simplificar os processos, eliminando as etapas que já não agregam valor e que não contribuem para alcançar os resultados esperados.

Transportando o conceito para a rotina contábil, o objetivo é dar maior fluxo aos diversos processos conduzidos pela área, entregando às demais áreas da empresa os serviços de Contabilidade que elas esperam, utilizando o mínimo de recursos possível.

Objectives and Keys Results (OKR)

O OKR é uma metodologia que visa simplificar a forma de encarar e trabalhar os principais objetivos e metas de uma empresa ou de um determinado departamento interno, como forma de potencializá-los ao final do processo.

O método se diferencia por definir, medir e reavaliar os objetivos e metas de maneira frequente.

Para isso, todos os envolvidos nos processos devem estar sintonizados em relação às estratégias adotadas para alcançar os resultados, e alinhados em termos de comunicação, engajamento e senso de propósito.

Value Proposition Canvas (VPC)

O VPC é uma metodologia que foca na proposta de valor que os serviços de uma empresa (ou um de seus departamentos) têm a oferecer aos clientes (externos ou internos).

Assim, a ideia do VPC é gerar valor ao longo do desenvolvimento dos processos, tendo como parâmetros as necessidades e expectativas dos clientes, o que permite que os serviços sejam entregues de acordo com o que eles esperam receber efetivamente.

Para isso, utilizam-se frameworks em que são lançadas em detalhes as informações e perspectivas das duas pontas: como o serviço é criado e desenvolvido pela área (Value Proposition) e como o cliente percebe esse serviço (Customer Profile).

Com base neles, busca-se compreender como os lados se conectam, de maneira a agregar o valor necessário que atenda às necessidades dos clientes.

Value Stream Mapping (VSM)

O conceito por trás dessa metodologia (chamada em português de Mapeamento do Fluxo de Valor) é que, antes de propor e realizar melhorias em um processo, é preciso que a equipe compreenda e visualize bem de que forma ele é desenvolvido atualmente.

Assim, o VSM se apresenta como uma ferramenta visual de gestão, que permite à equipe de uma determinada área produzir um fluxograma de trabalho e, através dele, sugerir as alterações que vão agregar valor às diversas etapas, otimizando o resultado final.

Smart

Esta metodologia é indicada quando a equipe prioriza a definição de metas e objetivos de um projeto, ao invés de dar ênfase às etapas e tarefas.

Cada letra da palavra Smart representa um dos princípios deste método ágil de gerenciamento de projetos, conforme segue:

• S (Specific) – A meta traçada deve ser específica e clara, sem que haja margem para diferentes interpretações.
• M (Measurable) – O objetivo precisa ser mensurável, para que os resultados quantitativos possam ser medidos com clareza.
• A (Attainable) – É importante que a meta seja realista e plenamente alcançável, definida dentro do cenário da área contábil da empresa.
• R (Relevant) – Os objetivos devem ser relevantes e precisam contribuir efetivamente para o crescimento da empresa.
• T (Time-related) – Deve-se definir o fator tempo para a realização da meta. Assim, é possível comparar os resultados mensuráveis e o respectivo período de execução para avaliar corretamente o desempenho alcançado.

Que benefícios os métodos ágeis trazem para a rotina contábil?

Apesar de existirem diversos modelos de métodos ágeis, a tendência é que os benefícios alcançados pela área contábil sejam os mesmos.

Entre os principais, estão:

Agilidade e eficiência

Quando a área contábil define e implementa um processo de organização das entregas que seja rápido e eficiente, fica mais fácil replicá-lo nas tarefas a serem realizadas na sequência.

Por meio da adoção de uma metodologia ágil, identifica-se com mais clareza os aspectos que devem ser melhorados nas entregas, bem como no que se refere à comunicação entre os integrantes da equipe.

Senso de colaboração

Ao definir claramente quais são as demandas da área contábil em termos de prioridade, a equipe desenvolve um senso colaborativo mais apurado, em que a agilidade nas entregas é o estímulo para que a empatia e o espírito de coletividade se estabeleça em todo o time.

Alta performance

Entregas de alto valor destaca a área contábil em relação ao restante da empresa, pela agilidade e eficiência do trabalho realizado.

Além disso, oferece aos gestores melhores condições para analisar o atual momento da companhia em relação aos clientes e concorrentes, tornando mais assertiva suas tomadas de decisão, em linha com as melhores práticas protagonizadas no modelo de Contabilidade Consultiva.

Conclusão

Para escolher o método ágil mais adequado para sua empresa, é preciso entender quais são suas necessidades essenciais.

Para isso, é preciso entender se o objetivo é visualizar processos com vistas a melhorias, eliminar etapas desnecessárias ou focar em objetivos e metas.

Sua empresa quer dar um salto de qualidade no que se refere à organização e agilidade das entregas da sua área contábil?

Então, para conhecer mais a respeito dos métodos ágeis, entre em contato com os especialistas da HX Contabilidade Ágil e não deixe de compartilhar este artigo com os seus amigos e conhecidos!