Como reduzir os estoques em uma fábrica

É só parar de comprar material e parar de produzir, fim.

Se fosse simples, não teríamos vários profissionais com dificuldades e não teríamos várias empresas com problemas no fluxo de caixa.

Vamos por partes na resposta.

O primeiro ponto é entender que este assunto não é sobre redução de estoque, é sobre otimização.

Você pode pensar que a redução do estoque é o caminho para liberar mais caixa.

Ou pode estar recebendo pressão de líderes que acreditam que este seja o caminho para liberar mais caixa.

Ou pode estar com altíssima ocupação da área de armazenagem e precisa urgente de uma redução.

Vários são os motivos que levam para a necessidade de reduzis os estoques.

E o motivo precisa ficar claro, falo isso para alinhar as expectativas, no caso do fluxo de caixa existem outras opções que podem ser mais simples e o resultado pode ser mais rápido.

Mas não estou aqui para falar de motivos, você veio até aqui atrás de solução.

Vamos dividir em partes.

A primeira parte é entender em detalhes o que está acontecendo com os estoques, é impossível fazer uma avaliação sem olhar os dados com muito cuidado.

Além dos dados, você precisa saber como está estruturado todo o processo de planejamento de produção, materiais e demanda.

Estas são as três áreas que tem impacto direto nos estoques.

• Produção errada aumenta os estoques
• Compra de material errada aumenta os estoques
• Demanda errada aumenta os estoques

Entender os dados e o planejamento passa por três grandes blocos (assista o vídeo para entender a explicação):

1.      Construção da fundação e camada de dados

• Recursos
• Produtos e Materiais
• Clientes e Fornecedores
• Pré-Movimentos
• Movimentos
• Cadastros complexos
• Dados estáticos

2.      Construção das ferramentas de controle

• Base de Materiais
• Base de Revenda
• Base de Abastecimento
• Base de Capacidades
• Base de Demanda

3.      Construção das ferramentas de gestão

• Painéis individuais
• Painéis gerais

Durante a construção destes blocos várias visões vão surgindo e algumas decisões podem ser tomadas ao longo do processo.

É aqui você entende o que está acontecendo, e se você fizer um trabalho bem-feito, isso se transforma em um processo de análise e tomada de decisão que ficará para sempre na sua empresa.

Mas o que você consegue entender com estes três blocos?

Primeiro um problema clássico de todas as operações, sim, ouso dizer que todas as operações têm este problema.

Algumas operações já têm uma avaliação de médio prazo nível macro implementada.

Mas o que é isso?

Uma visão mensal dos próximos 12 meses com o total de venda, a capacidade de produção, a ocupação da capacidade e a projeção de estoques.

Se você ainda não tem isso, você está bem atrasado, comece por aí, mas comece do jeito certo, conectando com a próxima parte que vou falar.

Fiz a projeção nível macro e entrei no dia a dia, aqui os problemas aparecem. A necessidade dos materiais está desconectada da projeção macro, os pedidos dos materiais são todos colocados com urgência, não existe planejamento de médio prazo dos materiais.

Isso gera uma necessidade extra de estoque do produto acabado para proteção, ou pior, pedidos ficam incompletos ao longo do mês, o estoque fica cheio de produto que já deveria ter sido entregue, mas ainda não saiu porque faltam alguns itens daquele pedido.

E estes itens ainda não foram produzidos porque falta material. E pela falta de um material, a produção toma a decisão de produzir outro produto que deveria ser produzido somente semanas depois, isso se transforma em um ciclo infinito de falta e sobra.

O impacto de uma falta pode ser 10 vezes maior na sobra. Esta frase parece estranha, mas é exatamente isso que acontece, uma falta de material gera sobras de todos os lados.

Primeiro tem este impacto no produto acabado que comentei. E tem também o impacto nos insumos. Se um produto utiliza 10 materiais, você tem falta de dois destes materiais e não pode produzir, os outros 8 materiais ficarão parados no estoque.

É impossível medir isso de uma forma mais estruturada, mas acredite, o impacto negativo desta desconexão é gigantesco.

Acompanhe o texto com o vídeo:

Conecte o médio e o curto prazo de forma estruturada, isso vai trazer muita redução nos estoques.

Outra ação é baseada em análise e você só consegue fazer isso se tiver os dados estruturados, se fizer a fundação e camada de dados muito bem feita.

Você precisa, primeiro, analisar seu portfólio de produtos e definir qual será a disponibilidade de cada um deles, você não pode ter 100% do seu portfólio em estoque e isso precisa estar alinhado na empresa como um todo.

Não adianta tomar esta decisão individualmente, isso vai trazer muito problema, quer um exemplo?

Você definiu que:

Daqui a pouco explico como chegar nestes prazos de atendimento.

Você definiu estes prazos, não alinhou com o comercial e não mudou o processo de cadastro dos pedidos.

Um cliente coloca um pedido com estes 10 itens, o que acontece se não houve alinhamento?

Primeiro vai haver cobrança do prazo de entrega, afinal, todos acham que os produtos deveriam estar todos disponíveis no estoque.

O cliente não sabia disso e está pagando só um frete.

A empresa precisa do faturamento para contar no resultado.

O pedido vai ser empurrado o máximo possível para ficar completo e quando chegar no final do mês será faturado e expedido só com 6 ou 7 itens.

Como o cliente não sabia dos prazos, ele não vai pagar pelo frete da segunda parte do pedido e os custos de transporte ficam extremamente altos.

Algo pior ainda pode acontecer, por desalinhamento, o pedido sair com 4 entregas e o custo de frete que deveria ser X se transforma em 4X.

Olha o caos.

Mas, se houver alinhamento, os pedidos com entrega imediata serão faturados imediatamente.

Os pedidos com prazo de entrega maior serão faturados de acordo com a decisão do cliente, ele vai decidir se quer um frete só para 45 dias que é o maior prazo de entrega, ou se quer quebrar o pedido em duas ou três partes.

Entende como isso é importante?

O impacto desta mudança no estoque é gigantesco. Seu estoque médio ao longo do mês será muito menor.

Voltando para a definição das políticas de prazo.

Você tem os dados em mãos e pode avaliar qual é a demanda de cada um dos itens e entender quanto de estoque você precisará manter para garantir o nível de serviço.

Itens com muita oscilação de demanda não podem ter uma política de entrega imediata, isso vai gerar o mesmo problema que falei antes.

Além disso, você vai precisar de 180 dias de estoque para garantir que não ocorra falta em 8 dos 12 meses do ano, não faz sentido.

E esta avaliação precisa ser feita em conjunto com todas as áreas, comercial, produção, financeiro, desenvolvimento de produto, compras etc.

Esta política de estoques e atendimento também deve ser estendida para os materiais, vale o mesmo pensamento.

Até aqui, falei sobre duas ações para reduzir os estoques:

• Conexão do médio prazo com o curto prazo
• Construção das políticas de estoque e disponibilidade

Você só consegue fazer isso se tiver todos os dados organizados no mesmo formato que expliquei no início.

E se você quer saber mais como estruturar estes dados, como construir as ferramentas de controle, como estruturar os simuladores e com isso dominar o planejamento de produção.

Cadastre seu e-mail no site marcelalonso.com.br, você vai receber informações sobre o Método LBP, uma metodologia estruturada, desenvolvida nos últimos 22 anos, que vai te guiar em todo este processo.

Marcel Alonso