Como ser Bem Sucedido na Gestão de Contratos de Manutenção

A área de manutenção, em suas rotinas e desafios diários, muitas vezes lembram das empresas contratadas nos eventos de problemas, em quebras de equipamentos, em acidentes, em atrasos de entregas em paradas programadas, etc. As reclamações são diversas: Culpam a área de Compras por contratar por concorrência de menor preço, faltam opções de empresas especializadas, a região não disponibiliza profissionais qualificados, etc. No final das contas, culpam as contratadas por todas as responsabilidades de um contrato mal sucedido. De uma coisa tenham a certeza, foi vendido o que vocês compraram. Pergunto, isso já aconteceu em sua empresa? 

A maioria das indústrias têm buscado desenvolver programas internos voltados pra manutenção como ISO 9000 e/ou 55000, Confiabilidade, TPM, 5S, 6 Sigma, Pensamento Enxuto, etc. Possuem SAP, utilizam MS Project em paradas, dashboard’s com indicadores de todos os tipos, etc. Mais uma pergunta: Estes programas implantados em sua empresa, geralmente incorpora dentro dessa cultura as empresas contratadas? 

Mais uma questão, qual a razão de determinadas disciplinas da manutenção serem terceirizadas? Estas decisões são geralmente estratégicas e corporativas, muitas vezes são oriundas da diretoria da empresa, principalmente no que tange os custos de manutenção. Existem várias discussões sobre primarizar ou terceirizar a manutenção, ambas possuem vantagens e desvantagens. Cada caso é um caso. A manutenção pode ser parcialmente ou totalmente terceirizada. Se optarem pela terceirização, seja permanente ou temporária, seguem algumas recomendações para que se obtenha contratos de manutenção bem sucedidos:

1 - Elaborar um bom detalhamento do escopo do contrato desejado, o velho conhecido “Memorial Descritivo”: este é um item em que a gestão de manutenção mais falha. Muitas vezes não sabem o que esperar deste contrato, não dispendem tempo para analisar as demandas, quais são as obrigações entre as partes, ou apenas modelam para se adequar a um determinado orçamento, na maioria das vezes, extremamente apertado. Estas falhas geram graves consequências como, contratar empresas sem porte adequado e condições mínimas disponíveis para a Contratante (as famosas “gatinhas”), vendendo apenas homem-hora e não com soluções de engenharia de manutenção, com confiabilidade, qualidade (sem retrabalhos), com custos e prazos adequados. No final das contas, o barato sairá caro. Recomenda-se prever na mobilização, a exigência de comprovar exigências de capacitação e tempo de experiência na função para cargos previstos com o envio de curriculum vitae para avaliação.

2 - Agora que colocou no papel o escopo do contrato desejado, é o momento de envolver a área de Compras ou Suprimentos. É de suma importância, de acordo com as regras de compliance de sua empresa, que esta área conduza todo o processo de contratação. Agende uma reunião com o comprador responsável, apresente as necessidades de contratação e formalize, junto com o memorial descritivo, o pedido de contratação. Neste momento, é hora de sugerir possíveis empresas para participar do processo, provedores de serviços gabaritados e experimentamos no mercado, baseados principalmente em experiências anteriores e de referências de outros clientes. Apresentações individuais das empresas ou visitar outros clientes, fazem toda a diferença para conhecer melhor e que entendam as suas necessidades. Outra dica importante é avaliar o porte da empresa, como, ter certificações ISO ou possuir metodologias e padrões de prestação de serviços, uso de ferramentas tecnológicas para melhor gestão do contrato e entrega de indicadores, etc. Independente da região e da distância, em muitos casos, vale a pena apostar. É hora do setor de Compras enviar as cartas-convite para as empresas pré-selecionadas - BID (bidding process).

3 - As empresas convidadas tem um prazo para elaborar as propostas técnicas e comerciais. Ao recebê-las, deve-se realizar a equalização técnica e comercial em separado. A manutenção faz a equalização técnica, preferencialmente em planilha, listando todos os principais requisitos do memorial descritivo e confrontando atendimento por escrito da proposta. Para cada requisito dê uma nota e peso. No final faça um somatório de cada empresa e assim obtenha um ranking das empresas aprovadas tecnicamente. Por outro lado, a área de Compras fará uma equalização comercial, cada empresa tem uma metodologia de avaliar este quesito, histórico da empresa, sócios, pontuação da saúde financeira da empresa, etc. Logo após, para as empresas aprovadas, se faz um confrontamento dos preços unitários e/ou globais ofertados.

4 - Chegou-se o momento de selecionar a empresa vencedora: confrontar a equalização técnica com a comercial. Negociar internamente é preciso, pois a área de Compras deseja a oferta de menor custo, muitos dos compradores tem metas de “savings” para a companhia. Por outro lado, a Manutenção deseja contratar a melhor proposta técnica oferecida. Comparar as propostas visando o custo-benefício para empresa, caso a empresa de melhor proposta técnica tenha ofertado um custo bem acima da média, vale o esforço da área de Compras negociar, e fazem isso muito bem, para valores mais adequados e sem comprometer o orçamento.

5 - Após os esforços de negociação, discute-se as minutas contratuais e formalização do contrato, bem como, atendimento dos prazos de mobilização, conforme previsto na proposta técnica. Ademais, as empresas tem adotado novos modelos de contratos voltados para medição de desempenho, no qual se bonifica uma % adicional para indicadores que superem as expectativas e penaliza para indicadores abaixo da meta ou graves desvios do contrato. Vale a pena explorar e prever estas cláusulas no contrato, com critérios bem definidos e acordados entre ambas as partes.

Com todas as etapas acima concluídas, inicia-se o novo contrato e a partir daí acompanhar diariamente as rotinas da nova empresa contratada, bem como, avaliar mensalmente em reuniões entre gestores os alinhamentos de indicadores de desempenho. Para todos e quaisquer problemas e desvios ocorridos, importante tratar e acompanhar em plano de ação com prazos e responsáveis.