Como Tornar Sua Primeira Viagem Corporativa de 2024 um Sucesso?

Você sabia que o mercado de viagens corporativas movimentou 13% a mais em relação ao ano passado? 

Após um período de recuperação dos desafios econômicos e sanitários que marcaram o Brasil, as viagens a trabalho voltaram a ser vistas como estratégicas e a apresentar ótimos resultados para as empresas. 

O ano de 2023 viu o retorno dessas viagens ao status de topo, e a previsão para 2024 indica que essa tendência continuará em ascensão.

Para que você comece este ano novo com o pé direito em suas rotas e jornadas corporativas, preparamos um guia completo com dicas exclusivas para que você usufrua com tranquilidade, calma e conforto todos os momentos da sua hospedagem.

Pronto para decolar? Aperte os cintos, ajuste o encosto da poltrona e embarque conosco para o destino do seu sucesso profissional.

Por que é importante organizar sua viagem corporativa?

O mundo corporativo é muito dinâmico, e as oportunidades podem surgir a qualquer momento. Cada minuto conta para transformar desafios em resultados.

A falta de organização não afeta apenas seus resultados e eficiência por meio de conexões ao longo da viagem, mas também seu bem-estar e experiência de conhecer um novo local.

1. Evitar imprevistos desnecessários:

A última coisa que qualquer profissional deseja ao chegar ao seu destino é ser surpreendido por imprevistos. Ao organizar antecipadamente sua hospedagem, transporte e agenda, você minimiza a possibilidade de contratempos, permitindo que sua atenção se concentre exclusivamente nos objetivos corporativos.

2. Ganhar eficiência no uso do tempo:

A organização é a aliada mais valiosa quando se trata de otimizar o tempo. Planejar cuidadosamente seus deslocamentos e compromissos não apenas economiza minutos preciosos, mas também proporciona momentos de qualidade para focar em suas metas e até mesmo para o merecido descanso.

3. Explorar o potencial local:

A pesquisa prévia sobre o destino é uma estratégia inteligente. Conhecer os melhores locais para reuniões, restaurantes e até mesmo espaços de relaxamento contribui significativamente para uma experiência mais enriquecedora, produtiva e leve.

4. Minimizar o estresse:

A organização é um antídoto contra o estresse natural de qualquer processo corporativo. Ao abordar cada detalhe com antecedência, você reduz a carga mental e emocional associada à viagem, permitindo que sua mente esteja totalmente focada nas demandas profissionais. Menos estresse significa uma performance mais elevada.

Com a organização da sua viagem corporativa, você não apenas cumpre seus compromissos profissionais com mais eficiência e conforto, mas também eleva a experiência global, destacando-se como um profissional preparado e focado.

Dicas para a gestão eficiente da sua viagem corporativa

Você já entendeu a importância da organização para sua viagem. Porém, como garantir uma gestão eficiente? Pegue papel e caneta, pois a seguir listamos as principais dicas para garantir sua comodidade sem estresse, com muita produtividade, bem-estar e harmonia.

Dica 1: Organize o itinerário

A primeira dica para garantir o sucesso de sua viagem corporativa em 2024 é organizar com cuidado o seu itinerário. 

Considere-o como um roteiro detalhado para suas atividades empresariais fora do escritório. Um itinerário bem organizado moldará a eficácia e o sucesso da sua viagem. 

Esse documento é muito mais do que uma lista de horários e endereços. É um plano detalhado e traçado com precisão. Ao organizar cada etapa da sua viagem, desde o momento em que sai de casa para o aeroporto até a data de retorno, você elimina as inseguranças e garante que cada minuto seja dedicado aos objetivos principais da viagem.

Além disso, um itinerário bem organizado minimiza o tempo gasto em deslocamentos e permite a inclusão eficiente de compromissos profissionais, como reuniões, participações em eventos e até períodos para realização de networking estratégico.

Ele ainda auxilia em contratempos, como atrasos em voos ou congestionamentos inesperados. No seu itinerário terá espaço para imprevistos, mitigando o impacto negativo que eles podem trazer.

Dica 2: Conheça o destino com antecedência

Uma máxima que deve estar estampada na sua parede antes de qualquer viagem corporativa é:conheça seu destino com antecedência. 

Iniciar esse processo demanda uma análise cuidadosa e criteriosa do local. Faça uma pesquisa para identificar a média de preço e qualidade dos hotéis, mapear possíveis rotas de viagem e estimar os gastos previstos com transporte e alimentação, lounges confortáveis para reuniões e os locais onde irão ocorrer os eventos.

Além disso, esteja ciente das normas culturais e etiquetas de negócios no local de destino. Isso inclui saudações apropriadas, práticas de negócios e regras de cortesia.

A partir desse estudo, você conseguirá economizar, poupar tempo e, o mais importante, estar pronto para todas as ocasiões, ajudando na sua experiência e de toda a equipe que irá acompanhá-lo nessa viagem.

Dica 3: Faça backup ou cópias dos documentos essenciais

Imagine perder seu passaporte ou bilhetes de viagem. A sensação não é das melhores, né? Ao fazer cópias dos principais documentos, como identidade, passaporte, bilhetes e cartões, você cria uma rede de segurança que pode ser a salvação em situações críticas.

Também é possível utilizar a tecnologia ao seu favor com backups digitais acessíveis através de dispositivos móveis. Assim, seja no aeroporto, hotel ou sala de reuniões, você tem acesso instantâneo às informações.

Utilize serviços de armazenamento em nuvem confiáveis, como Google Drive, Dropbox ou Microsoft OneDrive, para guardar seus backups. Essas plataformas garantem acessibilidade e segurança, mesmo em caso de perda ou dano ao dispositivo físico.

Quanto às cópias físicas dos documentos, organize-as em pastas bem localizadas e guarde-as em locais seguros, evitando riscos de rasura ou outros tipos de avarias que elas possam sofrer.

Dica 4: Crie uma agenda de compromissos e utilize uma assistente virtual

Ao montar uma agenda de compromissos, a primeira etapa é identificar as prioridades. Seja uma reunião importante, uma apresentação, eventos que ocorrerão, momentos de networking ou outras tarefas específicas, cada compromisso deve ser separado conforme a importância.

Lembre-se de ser realista sobre o tempo necessário para as atividades. Evite o excesso de agendamento, dando a cada tarefa o espaço necessário para ser realizada com qualidade.

Nesse momento, uma assistente virtual, como a Alexa ou Siri, entra em cena. Utilize essas ferramentas para criar e gerenciar sua agenda de maneira intuitiva e automatizada. Basta ditar os compromissos, especificar horários e até mesmo incluir lembretes para garantir que nada seja esquecido.

Além disso, explore recursos de notificação para manter-se atualizado sobre os compromissos. A assistente virtual pode enviar alertas e lembretes, assegurando que você esteja sempre no lugar certo, na hora certa.

Lembre-se também que, além de listar compromissos, reserve momentos para intervalos e descansos. Essas pausas são essenciais para manter a energia e a concentração ao longo do dia, além de contribuir para qualidade da saúde mental.

Por fim, não esqueça de ser flexível. Nem sempre tudo ocorre como planejado, e está tudo bem. Uma agenda é uma guia, não uma camisa de força. Adapte-se às mudanças e reorganize conforme necessário.

Dica 5: Controle de gastos

Comece catalogando todos os gastos planejados para a viagem corporativa, desde passagens e hospedagem até as pequenas despesas diárias.

A Kontrip possui recursos integrados em sua plataforma de gestão de viagens. Você tem acesso rápido a dashboards modernos e relatórios personalizados que simplificam a gestão de custos das suas viagens. 

Estabeleça categorias para os gastos, como transporte, alimentação, hospedagem e um valor reservado para incidentes. Isso não apenas facilita a organização, mas também fornece insights sobre onde os principais recursos da viagem devem ser alocados. Na Kontrip, por exemplo, é possível personalizar centros de custos para categorizar suas viagens. 

Estipule limites orçamentários para cada categoria e mantenha todos os recibos e comprovantes, principalmente em viagens com equipes grandes. Isso simplifica todo o processo de prestação de contas para a empresa.

Ao implementar essas práticas de controle de gastos em uma viagem corporativa, você não apenas garante uma gestão financeira eficiente, mas também contribui para o objetivo global.

Dica 6: Assegure a conectividade 

Estar conectado é uma necessidade para aproveitar as principais oportunidades da viagem corporativa. Porém, imagine estar naquela reunião importante com líderes do mercado e ótimas oportunidades de networking, mas na hora da sua apresentação a internet começa a ficar limitada?

Reforçar seus pacotes de internet e celular é garantir que sua comunicação e produtividade permaneçam no auge, independentemente de onde seus compromissos de negócios o levem.

Entre em contato com sua operadora para entender as opções de pacotes de roaming internacional. Certifique-se de escolher um plano que atenda às suas necessidades de dados e chamadas, evitando surpresas desagradáveis na sua conta ao retornar.

Além disso, verifique se seu hotel oferece Wi-Fi gratuito e de qualidade. Isso pode ser um salva-vidas para suas videoconferências ou para enviar aquele relatório de última hora.

Esteja ciente dos fusos horários. Atualize as configurações do seu celular para o fuso local assim que chegar ao destino. Isso não apenas ajuda na organização, mas também evita chamadas inconvenientes durante a madrugada.

Agora você está pronto para que sua primeira incursão corporativa em 2024 seja um sucesso profissional e recheada de conquistas e ótimos resultados.

Bon voyage e que suas próximas viagens a trabalho estejam cheias de momentos produtivos, aprendizados valiosos e, é claro, experiências marcantes. Que suas malas estejam sempre cheias de sucesso.