Controladoria Jurídica e as Solicitações de Diligências
Ser um controller num escritório de advocacia exige do profissional entender quais são as deficiências dos processos internos, conhecer melhor os demais colaboradores e os clientes, bem como saber melhorar o desempenho de cada um e, consequentemente, do próprio escritório, entregando uma prestação de serviços advocatícios com maior qualidade.
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Nesse contexto, alguns processos internos devem evoluir conforme o crescimento da demanda do escritório. Entre eles, por exemplo, a realização de diligências (cópias, cargas, certidões, entrega de ofícios e protocolos), que geralmente nos escritórios com pouca demanda processual é feita pelos próprios advogados ou por estagiários, que são contratados para fazerem tudo que lhes é solicitado.
Contudo, isso deixa de ser eficiente à medida que novos clientes começam a chegar e a demanda processual a crescer. Nesse momento, os advogados vão ficando sem tempo para realizarem tarefas desvinculadas dos atos processuais (elaboração de prazos e audiências). Dessa forma, cabe ao controller ou gestor estratégico estar atento para começar a desenhar um processo eficiente a fim de que as diligências sejam cumpridas de maneira mais adequada com a nova realidade.
Diante disso, do ponto de vista pessoal, pode-se contratar novos profissionais para que estes realizem as tarefas paralegais, ou seja, aquelas que podem ser realizadas por estagiários do direito ou qualquer outro profissional, que não tenha necessariamente a formação profissional na área do direito. Isso porque, são atividades que não correspondem a atos processuais, os quais necessariamente devem ser realizados por advogados.
No entanto, contratar ou realocar profissionais para a realização dessas atividades não é suficiente, pois, deve haver ordem na realização, principalmente no que se refere às solicitações ao colaborador. E essa solicitação pode ser pessoal ou através de qualquer meio eletrônico como e-mail ou software de gestão de processos.
Para os escritórios que possuem um software de gestão omisso nessa área, as solicitações ao colaborador, normalmente vinculado ao setor de controladoria e, consequentemente, ao controller, devem ocorrer necessariamente através de e-mail a fim de que se possa deixar devidamente registrado o pedido bem como o cumprimento adequado do que foi solicitado.
Não se descarta, no entanto, para melhor gestão desse processo de solicitação de diligências, que ocorra através de um software de gestão de processos, a fim de que tudo fique registrado e visível de uma maneira mais fácil para a administração dessas informações. Facilitando, ainda, a devida compilação e extração através de relatórios, que são muito úteis para análises de custos e de produção jurídica pelo setor administrativo financeiro, pelos demais gestores e pelos próprios sócios, que desempenham atividades estratégicas.
Quando a solicitação é realizada através do software de gestão ocorrerá naturalmente de maneira padrão, desde que as parametrizações já estejam devidamente ajustadas à atividade. Igualmente, essa padronização deve ser buscada quando as solicitações são realizadas por e-mail, onde deve ser criado um modelo de e-mail padrão, contendo as informações pertinentes para a realização do que está sendo pedido. Ou seja, deve ficar claro, através de um texto bem objetivo, o que está sendo solicitado ao profissional da controladoria, bem como onde este deverá realizar a diligência (DETRAN, cartório de registros civis, vara, comarca, fórum), não se deixando de lado, ainda, a qual processo se relacionada essa solicitação a fim de o eventual custo seja vinculado às despesas do cliente (número do processo, número do processo no sistema, partes).
O preenchimento adequado dessas informações evita que a diligência seja realizada de maneira insatisfatória. Por exemplo, é comum que aos autos dos processos sejam reunidos, ou seja, além do processo principal, outros procedimentos acessórios como impugnações e execuções provisórias. Assim, caso o advogado necessite cópias de impugnação à fase de cumprimento de sentença, autuada em apenso ao procedimento de execução de sentença, deve indicar o número daquele, sob pena de receber cópias deste. E isso ocorre porque quem faz a diligência não acompanha o processo, razão pela qual não lhe cabe julgar, no momento que está realizando a diligência, se a solicitação foi ou não realizada equivocadamente. Salvo, no entanto, daqueles equívocos que saltam aos seus olhos, como o número da vara errado, por exemplo.
Até mesmo porque, dependendo da estratégia adotada pelo escritório, através de seus gestores, pode ser que quem esteja realizando o que fora solicitado não tenha qualquer identidade com o direito e com os atos judiciais, podendo ser um aprendiz ou outro colaborador com formação diversa.
O que deve ficar claro, nesse ponto, é que cada profissional é responsável por aquilo que lhe cabia fazer e pela informação que lhe cabia fornecer de maneira clara e objetiva. O advogado tem o dever de fazer a solicitação de forma adequada e quem vai cumpri-la, de mesma forma, deve assim realizá-la conforme fora solicitada. Em resumo, não pode o advogado fazer um pedido genérico e achar que aquele que vai atender sua solicitação tenha a sua expertise profissional e experiência.
Em resumo, com o crescimento do escritório, nada de se ter um estagiário sobrecarregado com bilhetinhos andando o dia inteiro de um lado para outro. Atendendo de maneira descontrolada o que os advogados lhe solicitam, inclusive por telefone, fazendo-os muitas vezes retornarem a lugares que já passaram para buscar uma cópia ou uma certidão. Isso apenas atravanca o trabalho de todos e torna o processo de solicitação de diligências uma bagunça e pouco confiável, mais suscetível a erros, que podem gerar, inclusive, despesas maiores e desnecessárias.