Ei, Legal Ops!

É sabido que o cotidiano de um escritório ou departamento jurídico de uma empresa não se resume só ao enfrentamento técnico-jurídico das demandas dos clientes (internos ou externos).

Ao advogado são atribuídas múltiplas tarefas que fogem de sua atividade principal, tendo ele que realizar o controle de fluxos de trabalho, envio de correspondências, controle de prazos, avaliação de provisionamento de processos, gestão de colegas, etc.

A mistura de demandas “não jurídicas”/operacionais, com a atividade principal do advogado, acaba por demandar um tempo maior em suas atividades diárias, dando a falsa impressão de produtividade, quando se verifica na prática um profissional assoberbado prestes a deixar a peteca cair.

É necessário delegar ou organizar as demandas para permitir uma prestação de serviços mais satisfatória, focando no que realmente importa: no cliente.

Nesse contexto, surge a figura do Legal Operations, que consiste num conjunto de processos, mecanismos, objetivos, conhecimentos e habilidades que visam adequar departamentos jurídicos de escritórios ou empresas aos anseios de seus clientes, para que a prestação dos serviços seja cada vez mais eficiente. Pode-se conceituar também Legal Operations como um novo modelo de gestão que tem por escopo realinhar os jurídicos em geral aos objetivos dos clientes atendidos.

Também chamado de “Operações Legais”, essa nova maneira de organização operacional vem para atender a evolução da advocacia, que acompanha o crescimento da indústria 4.0, catalisado pela inovação e a tecnologia.

Essa nova maneira de tratar processos relativos às operações vem aproximar o jurídico tanto do cliente externo (quando falamos de escritórios de advocacia) quanto do cliente interno (quando tratamos de empresas), esvaziando a ilha a que se recolheram os advogados do velho Direito, a planarem, apartados, passivos e impassíveis frente ao restante.

Atualmente os departamentos jurídicos são provocados a atuar próximos aos clientes, agindo com estratégia e proatividade frente aos fluxos e ao processo produtivo; a advocacia 4.0 exige um advogado parceiro de seu cliente.

É importante ressaltar que Legal Operations faz parte de um conceito há muito desenvolvido e nem sempre foi desenhado tal como hoje. A ideia principal parte da Gestão Jurídica, iniciada nos escritórios/departamentos jurídicos há algum tempo.

A primeira sistematização de processos e economia de trabalho em setores jurídicos surgiu com a criação da figura do BackOffice, que nada mais era do que um núcleo de serviços cujo escopo era dar suporte operacional na execução e controle de atividades preparatórias e de pós-produção jurídicas como alimentação de sistemas, por exemplo.

Depois, um pouco mais organizado e com detalhes mais bem desenhados, surge a Controladoria Jurídica, que abarca as tarefas do BackOffice e também centraliza a organização e aprimoramento de atividades de natureza advocatícia, como o monitoramento e controle de prazos, elaboração de guias de pagamentos, acompanhamentos processuais, etc.

A Controladoria, pois, consegue absorver gestão de projetos, operação de softwares e permite a medição de indicadores de KPIs, definindo metas, protegendo os clientes de erros e garantindo a qualidade do serviço prestado pelo setor jurídico, por meio de um bom controle de processos e métricas. Ela representa uma grande melhoria em termos de qualidade na gestão operacional, contudo, diante da realidade exponencial que vivemos, não acompanha os novos anseios tanto do mercado quanto dos novos profissionais do Direito.

Nessa esteira, Legal Operations é o que há de mais moderno no quesito de gestão de serviços jurídicos, pois permite que o processo produtivo esteja voltado ao atendimento efetivo das “dores” do cliente, que é o foco principal do setor jurídico. Ela tira do advogado atividades que podem (e devem) ser realizadas por outras pessoas, não porque são menos importantes, mas porque tiram a atenção da técnica, da melhor estratégia a ser oferecida para o cliente.

O setor de Legal Ops tem por objetivo atuar como guardião de fluxos, pessoas e inovações, a serem aplicados no contexto do trabalho do departamento jurídico para melhor atender ao cliente (interno e/ou externo).

Uma área de Legal Operations bem estruturada é capaz de proporcionar economia financeira, de tempo, fluxos bem definidos, eliminação de gargalos, apenas para citar alguns benefícios.

Diferentemente de suas precursoras – o BackOffice e a Controladoria Jurídica – Legal Operations se qualifica como uma área estratégica no escritório ou departamento jurídico da empresa, pois traz inteligência no manejo das questões jurídico-operacionais.