Controle invetimentos (CAPEX), usando o SAP PS/IM.

Para implantar um controle de investimentos CAPEX eficaz e aderente ao SAP para empresas de serviços públicos sob a regulação de agências regulatórias, é fundamental considerar um modelo de gestão estruturado e altamente alinhado com os padrões regulatórios, garantindo transparência, precisão e conformidade. O racional aqui apresentado abrange os módulos PS (Project System), IM (Investment Management) e FI-AA (Fixed Asset Accounting), além de integrações necessárias com FI (Financial Accounting) e CO (Controlling), atendendo a exigências específicas de auditoria e relatórios regulatórios.

1. Estruturação do Controle de Investimentos

A primeira etapa é definir uma estrutura de investimento que permita o monitoramento de todas as fases dos projetos de CAPEX, desde o planejamento inicial até a capitalização dos ativos. Essa estrutura deve considerar:

• Programas de Investimento (IM): Criação de programas de investimento que consolidem os diversos projetos de infraestrutura, manutenção ou expansão. Esses programas servem como camadas organizativas que agrupam projetos conforme categorias e objetivos, facilitando o reporte e monitoramento.
• Projetos e Elementos PEP (PS): Configuração de Projetos no módulo PS com uma estrutura detalhada de PEPs (Projetos Elementares de Projeto) que refletem as etapas do projeto, tais como planejamento, execução, e encerramento. Essa estruturação garante um controle granular sobre o andamento e custo de cada etapa.

2. Gestão do Orçamento e Alocação de Recursos

Para um controle rigoroso dos recursos financeiros alocados a projetos de CAPEX, é essencial estabelecer um processo robusto de planejamento e monitoramento orçamentário:

• Orçamento Aprovado e Reservas de Fundos: No IM, criar uma estrutura de orçamento alinhada ao plano regulatório anual, definindo um limite máximo de investimento aprovado pela agência regulatória. No SAP, o orçamento deve ser lançado em IM para controle de disponibilidades, sendo distribuído de maneira hierárquica para os projetos e PEPs do PS.
• Aprovação e Revisões de Orçamento: Configuração de workflows de aprovação de requisições de ajuste orçamentário, permitindo revisões conforme a necessidade. Esta funcionalidade é fundamental para assegurar que qualquer reavaliação do orçamento seja formalmente autorizada e documentada, promovendo transparência.

3. Monitoramento e Controle de Custos

O acompanhamento contínuo dos custos e a comparação com o orçamento planejado são cruciais para evitar desvios:

• Integração com CO e FI: A utilização de ordens internas e centros de custo permite que os lançamentos financeiros sejam refletidos no PS, garantindo que cada custo seja corretamente atribuído ao PEP correspondente. Essa integração é importante para relatórios financeiros precisos e alinhados ao compliance.
• Controle de Despesas e Receitas Vinculadas ao Projeto: O SAP oferece uma funcionalidade para controlar tanto despesas como receitas relacionadas aos projetos, o que é relevante quando há necessidade de reportar receitas regulatórias, como subsídios ou taxas associadas a projetos.

4. Capitalização e Registro de Ativos Fixos

A transição de um projeto de CAPEX para um ativo capitalizado requer conformidade com normas contábeis e regulatórias, como o Manual de Contabilidade do Setor Elétrico (MCSE), adotado pelo setor de gás:

• Integração com FI-AA: Automatizar o processo de capitalização, configurando a integração entre PS e FI-AA para que os valores contabilizados em projetos CAPEX sejam corretamente transferidos e capitalizados nos ativos fixos, classificando-os conforme as contas de ativo imobilizado pertinentes.
• Critérios de Classificação de Ativos: Configuração de classes de ativos baseadas na natureza dos projetos (infraestrutura, manutenção, expansão) e aderentes aos critérios regulatórios para garantir a correta valorização e amortização dos bens.

5. Relatórios Regulatórios e Acompanhamento de Conformidade

Para empresas sob controle de agências regulatórias, o atendimento aos requisitos de reporte é essencial:

• Relatórios de Investimento e Orçamento: O SAP oferece relatórios como o relatório de adição CAPEX, customizado para mapear todos os lançamentos de investimentos nos PEPs e monitorar a execução de orçamento e o esgotamento de recursos. A configuração desses relatórios permite um acompanhamento detalhado e atende à auditoria regulatória.
• Cockpit de Investimentos: Um cockpit customizado no SAP pode ser criado para consolidação de dados de projetos, orçamentos e ativos, permitindo uma visão centralizada e analítica da execução de CAPEX em conformidade com SOX e demais normas de compliance regulatório.

6. Automação e Fluxo de Aprovação

Automatizar processos críticos, como requisições de orçamento, alocação de fundos, e aprovação de capitalização, é uma boa prática para otimizar o controle e reduzir riscos:

• Uso de RPA e Workflows de Aprovação: Implementação de Robotic Process Automation (RPA) para criação de PEPs e alocação de orçamento, facilitando a conformidade com regras pré-estabelecidas e agilizando processos burocráticos de aprovação. Essa etapa somente recomendada para empresas que operacionalizam uma volumetria alta de operações. Porém deve-se ter o cuidado de entender o porque da alta volumetria.
• Workflows de Revisão e Conformidade: Configuração de workflows para aprovações em várias etapas, com trilhas de auditoria que garantem que todas as decisões financeiras são documentadas e que qualquer alteração em um projeto CAPEX passa por validação de stakeholders internos e regulatórios.

7. Controle de Desempenho e Análise de Riscos

Acompanhamento contínuo e avaliação de desempenho do investimento, com ênfase na identificação e mitigação de riscos:

• Análise de KPIs e Medidas de Rendimento: Configuração de KPIs específicos para avaliar o progresso e a eficiência dos projetos em relação aos objetivos de CAPEX. Utilização de relatórios de análise de desempenho para identificar desvios, permitindo uma resposta proativa a riscos de superação de orçamento ou atrasos.
• Gestão de Riscos e Contingências: Implementação de módulos de análise de risco no PS para identificar potenciais riscos em projetos de alto impacto, possibilitando a criação de reservas contingenciais e o ajuste de alocação de recursos conforme necessário.

Conclusão

Esse modelo de controle de investimentos CAPEX, integrado e aderente ao SAP, oferece uma base sólida para atender às necessidades específicas de empresas de serviços públicos reguladas. A adoção dessas práticas e configurações permite não só um controle eficiente, mas também promove uma cultura de conformidade e transparência que contribui para a confiabilidade das informações e o atendimento aos requisitos das agências reguladoras. A implementação desse modelo pode ser ajustada e expandida conforme novas regulamentações e necessidades de negócio, mantendo a estrutura flexível e alinhada com as melhores práticas de governança corporativa.