Dashboards / KPI’s

A gestão de métricas é uma das formas mais eficazes de monitorizar o cumprimento de objetivos do negócio e acompanhar a sua evolução. Para este efeito, existem os dashboards, são uma ótima solução para apresentar a informação que pretendemos visualizar sobre os resultados do negócio em períodos determinados de tempo.

O que são dashboards?

Dashboards são painéis de dados que mostram indicadores (KPI’s), gráfico e tabelas com valores importantes para o negócio. Podem agregar várias informações que irão auxiliar na visualização macro dos processos, resultando numa compreensão resumida e global do negócio.

Um dashboard bem estruturado consegue demonstrar todos os resultados dos processos de todas as áreas de negócio de uma empresa, dando uma visão global das mesmas. Deve conter apenas informações indispensáveis e direcionadas ao que se pretende analisar, a informação deve ser apresentada de forma simples e resumida para que possa ser interpretada e entendida rápida e eficazmente por quem as analisa.

Que tipos de dashboards existem?

Existem 3 tipos/níveis de dashboards:

- Dashboard Estratégico: apresentam informações macro que permitem às administrações tomar decisões e mobilizar recursos para objetivos de longo prazo. As informações disponibilizadas são muito resumidas, permitindo análises comparativas de períodos anteriores, demonstram a evolução do negócio e permitem ter dados previsionais para definir objetivos futuros.

- Dashboard tático: reúnem informações para análises de objetivos a médio prazo, utilizados pelos quadros médios, idênticos aos estratégicos, mas a um nível mais baixo, os períodos de tempo são mais reduzidos permitindo ajustar os processos de forma mais célere minimizando possíveis problemas que existam nas áreas operacionais e ajustar as atividades face às diretrizes estratégicas das administrações.

- Dashboard Operacional: apresenta métricas operacionais de processos executados numa base regular e diária, que demonstram os processos, permitem identificar problemas e falhas em tempo real. Com estas informações as equipas operacionais podem agilizar os processos com a tomada de decisões através da informação fornecida no momento e ajustar os mesmos de forma rápida e objetiva aumentando a eficiência.

Porque se devem utilizar dashboards?

Os dashboards fornecem de uma forma muito rápida, resumida e simples, informações cruciais para o negócio de todas as áreas da empresa, permitindo aos colaboradores de todos os níveis, sejam eles, administração, direção, chefias ou produção, tomar decisões com base em dados reais recolhidos no momento ou por períodos de tempo diversos. As informações mostradas devem ser selecionadas com base na relevância de quem as irá utilizar e de acordo com o nível de complexidade dos dados a tratar.

Quais as vantagens em utilizar dashboards?

A informação gerada pelos dashboards disponibiliza às:

·      Administrações, dados estratégicos de caracter sigiloso para análises de períodos atuais ou anteriores e definição de objetivos futuros;

·      Direções, dados táticos que irão permitir antecipar potenciais problemas, definir estratégias para corrigi-los, manter a qualidade, cumprir objetivos e evoluir;

·      Áreas operacionais, informações em tempo real que permitirão detetar problemas, alterar e melhorar os processos de trabalho;

Toda esta informação deverá estar disponível automaticamente numa plataforma que permita em qualquer altura ser visualizada, sem que seja necessário recorrer a reuniões de recolha de informação, poupando assim tempo e recursos muito dispendiosos.

Permite também:

·      Identificar padrões de comportamentos;

·      Visualizar o sucesso ou os problemas criados em algumas atividades que podem ser corrigidos rapidamente;

·      Analisar informações de equipas e de colaboradores em tempo real, permitindo a capacidade de estabelecer processos de melhoria continua de grupo ou individuais;

·      A disponibilização de dados operacionais aos colaboradores permite dar conhecimento do trabalho realizado e otimizar o mesmo com vista ao cumprimento de metas definidas e aumento de produtividade;

Toda esta informação, se bem definida e gerida, permite trazer uma melhoria continua em todas as áreas e processos existentes nas organizações.

Além da informação disponibilizada visualmente, os dashboards poderão ainda ter definidos processos de alertas para determinadas situações que necessitem de atenção especial através do envio de mensagens pré-definidas.

Como definir os KPI’s?

Os KPI’s (Key Performance Indicators) são as métricas fundamentais de avaliação do desenvolvimento de um determinado processo. Devem ser definidos com base em informações que se baseiem em necessidades efetivas e que permitam avaliar os processos que irão monitorizar eficazmente. A quantidade de KPI’s não é sinonimo de qualidade, a sua criação deve ser cuidadosamente pensada.

·      Analise em conjunto com os responsáveis de cada área que KPI’s serão mais úteis;

·      Designe responsáveis pelos mesmos, para que sejam acompanhados com regularidade no sentido de se retirarem mais valias;

·      Escolha KPI’s em que consiga ter histórico, para que consiga tomar decisões mais informadas e com dados que as justifiquem;

·      Informe e explique o porquê dos indicadores e para que servem às suas equipas;

·      Mantenha um painel de indicadores que o ajudem efetivamente a gerir a sua área, não defina indicadores que não lhe tragam valor acrescentado;

 Se a sua organização dá valor a toda a estrutura existente, interna ou externa, permita que parte do seu negócio seja conhecido pelos seus colaboradores e parceiros. Potencie a informação através da disponibilização de alguns indicadores que ache importantes aos mesmos, verá que a produtividade dos seus colaboradores irá melhorar e a relação com os seus parceiros sairá a ganhar criando uma relação duradoura e de confiança.

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