Desmistificando: Gerenciamento de Riscos em Projetos (Análise probabilística)

E aê pessoal,

Uma das principais áreas dentro do Gerenciamento de Projetos é a Gestão de Riscos. Porém, durante minha caminhada profissional, vi e vejo muitos profissionais negligenciando este assunto ou o tratando de forma superficial. Existe muita teoria por trás da análise quantitativa de riscos que acaba por confundir stakeholders. Meu objetivo é desmistificar esse campo, possibilitando que as pessoas se entendam, envolvam e influenciem nessa área de conhecimento.

Riscos são inerentes a Gestão de Projetos. Vou além, são inerentes a vida! O risco está lado a lado em tudo que não é certeza. Por definição do PMI, risco é:

Evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objectivo do projeto, como tempo, custo, âmbito ou qualidade.

Mas, se esse campo é tão importante, porque é tão pouco difundido?

• Por ser uma das áreas mais técnicas do Gerenciamento de Projetos, que requer conhecimentos de matemática e estatística (e temos um GAP de ensino e cursos);
• Pela cultura no Brasil (infelizmente). Onde a execução é priorizada em relação ao planejamento e por isso não conseguimos enxergar valor na aplicação da Gestão de Riscos;
• Falta de dados históricos.

Antes de desmistificar a análise quantitativa probabilística, vou passar dois mantras do Gerenciamento de Riscos em projetos:

1. Deve ser feito por uma equipe multidisciplinar. Não invente de fazer de forma individual as análises. A sua percepção de risco é diferente de outras pessoas que ajudarão a formar um cenário mais completo de seu projeto.
2. Não é para inglês ver. O gerenciamento deve começar na iniciação do projeto (quando o termo de abertura é criado, riscos macros já são identificados), deve finalizar no encerramento (onde os acontecimentos são transformados em dados e lições aprendidas para próximos empreendimentos) e os resultados devem ser aproveitados e incorporados aos planos. Em termos de processos no PMBoK, a área de conhecimento de Riscos passa pelo Planejamento, Execução e Monitoramento & Controle.

Agora sim. Para vocês entenderam sobre o que vou desmitificar, segue abaixo os processos de Gerenciamento de Riscos do PMBoK 6ª edição.

Nesse artigo iremos explorar a técnica de Monte Carlo (análise probabilística) para análise quantitativa dos riscos em um projetos.

What?

"[...] é uma metodologia estatística que se baseia em uma grande quantidade de amostragens aleatórias para se chegar em resultados próximos de resultados reais."

Quando um cronograma é criado (seja em MS Project, Oracle Primavera P6 ou qualquer outro software), uma rede é criada a partir das ligações entre as atividades, que gera uma data final do Projeto (a partir de uma data de início). Caso sejam alocados recursos em cada atividade, também é possível ter o orçamento no cronograma.

Acontece que essa data e esse custo são chamados determinísticos. Ou seja, é um cenário fixo, que só mudará durante a execução, com os avanços reais sendo imputados.

A análise probabilística permite colocar riscos e incertezas de tempo e custo em cada atividade. Assim, pode-se gerar uma grande quantidade de cenários possíveis (imagem abaixo, onde uma ferramenta prepara a execução de 1.000 cenários, ou iterações, diferentes!). EXEMPLO: a Atividade A pode ter duração prevista de 10 dias. Porém, sabe-se que ela pode variar entre 8 e 15 dias. Para cada cenário que for calculado, a Atividade A vai assumir um valor diferente de duração, dentro deste intervalo. Pronto, agora você tem um cronograma probabilístico.

Why?

Ao calcular uma quantidade grande de cenários diferentes, o seu planejamento não será mais fixo: ou seja você não irá mais informar apenas uma data prevista de término e custo total. Você passará a informar a probabilidade de se terminar o projeto em uma data e custo.

Isso permite:

• Criação de contingências;
• Criação de planos alternativos quando a probabilidade de sucesso (de se terminar na data e custo pretendidos é baixa);
• Saber quais são as atividades mais críticas (que não necessariamente estão no caminho crítico);
• Engajar os patrocinadores. Inclusive ter condição de negociar com estes prazos e custos do projeto em função das incertezas do mesmo.

Where?

Será necessário a utilização de um software para cadastrar os riscos e incertezas em cada atividade e calcular os cenários (a quantidade de cenários depende do tamanho do cronograma, de riscos e incertezas e da capacidade do computador). Eu recomendo a utilização do Oracle Primavera Risk Analysis ou Palisade @Risk.

How?

Não importa qual ferramenta utilize, o passo-a-passo para realizar uma análise probabilística é sempre a mesma:

Revisão da Programação: É onde ocorre de 15 a 40% do esforço. Nessa etapa é realizado uma verificação do cronograma planejado para eliminar possíveis inconsistências prejudicais a análise quantitativa, assegurando a integridade do planejamento. Entre as verificações pode-se citar:

• Falta de relação entre atividades;
• Alta quantidade de latência;
• Problemas com atualização do cronograma (atividade não iniciada no passado ou atividade iniciada no futuro);
• Quebra de sequencia lógica no cronograma;
• Quantidade de atividades com ligação início-término;
• Entre outras.

Verificação Pré-análise: É quando a análise probabilística é feita com dados iniciais apenas para uma verificação rápida e inicial da lógica do cronograma. Ou seja, ele está se comportando conforme esperado?

Construção do Modelo de Risco: Baseado na experiência, estatística e consultoria de profissionais especializados as incertezas e eventos de risco são detectados e outros recursos são configurados (correlação, modelagem de tempo, etc), formando assim o modelo de risco. Esta é a etapa mais técnica. E que consome até cerca de 40% do esforço da análise.

Análise e Revisão: É nessa etapa que os múltiplos cenários são calculados e gráficos de análise são gerados. Entre os principais estão o gráfico tornado e gráfico de distribuição. É com esse resultado que os planos e estratégias serão traçados.

Mitigação e Relatórios: É a forma como todo o processo será comunicado. Ali é informado as ações que serão tomadas, os responsáveis e impactos dos riscos no Projeto.

When?

Essa análise deve ser feita durante o Planejamento de um Projeto. O resultado será percebido durante a execução.

Durante a execução é interessante que os riscos sejam acompanhados (as ações e respostas implantadas), porém a realização periódica da análise probabilística pode gerar um esforço muito grande (versus valor percebido). Então recomendo que ela seja refeita apenas quando alguma premissa importante do Projeto for alterada, como por exemplo: mudança da linha de base.

Who?

É necessário um especialista nas ferramentas integrando o time do projeto para realização/operacionalização da análise.

Esta pode ser gerencialmente conduzida pelo Gerente de Projetos que tenha conhecimento aprofundado em Gerenciamento de Riscos (inclusive para integrar esse processo com os outros da área de conhecimento).

How much?

Os custos serão essencialmente da licença do software, profissional especialista (que pode ser desenvolvido dentro da própria equipe do Projeto) e reuniões com equipe multidisciplinar do empreendimento.

Conclusão

Meu objetivo não era mostrar todo o conhecimento em Gerenciamento de Riscos, nem detalhar a fundo na análise quantitativa, a ideia era apenas mostrar que essa temida área de Gerenciamento de Projetos não é um "bicho de 7 cabeças".

Com organização, estudo e apoio da liderança, os Gerentes de Projetos podem incluir a análise em seus Empreendimentos.

Caso tenham se interessado pela área e queiram aprender mais, só entrar em contato comigo ou acompanhar a @Time-now Engenharia para encontrar soluções de Gerenciamento! Até a próxima.