Dicas de Gestão: Redução de Despesas

Conhecer os custos e as despesas da sua empresa é um passo importante para tomar decisões mais acertadas quanto às operações, ao preço de venda à lucratividade. 

Você vai conhecer agora quatro dicas simples e práticas sobre custos e despesas que vão ajudar sua empresa a se tornar mais competitiva.

DICA 1 - CONHEÇA SEUS GASTOS
Custos são valores gastos com a fabricação dos produtos, revenda de mercadorias ou prestação de serviços. Podem ser diretos ou indiretos.
Despesas são valores gastos com a comercialização e administração das diversas atividades da empresa. Geralmente são mensais e classificam-se em fixas ou variáveis.
Já os investimentos são os valores aplicados na aquisição de bens utilizados nas atividades da empresa, como máquinas, imóveis e veículos.
Como fazer:

• Faça um levantamento de todos os gastos de sua empresa, sejam  eles mensais ou periódicos.  Não se esqueça de itens como manutenção do imóvel e lanches;
• Analise cada um e classifique como custo, despesa ou investimento.
• Crie uma planilha para facilitar sua análise.

 
DICA 2 – CONTROLE SEUS GASTOS
O controle de gastos provém da mensuração sistemática dos custos e despesas da empresa e da análise de sua a evolução durante um período.  Controlar significa conhecer a realidade e seus desvios em relação às expectativas e metas, agindo para ajustá-las sempre que necessário.  Quem não mede não gerencia! Mas atenção: defina o foco do controle.
Como fazer:

• Do levantamento realizado, selecione os itens de custos e/ou as despesas mais representativas para o esforço de medição e acompanhamento.  Geralmente, são de maior valor ou que ocorrem com mais frequência.
• Faça um acompanhamento  mensal dos resultados lançando na planilha. Você também pode obter dados de períodos passados, como os últimos três meses.
• Analise a evolução e investigue a fundo as variações observadas. Pergunte-se por que determinado mês teve um comportamento específico. Um gráfico pode ajudá-lo nesta etapa.

 
DICA 3 – ESTABELEÇA LIMITES
Com base na medição efetuada, você já pode estabelecer limites de gastos. Tenha cuidado nessa etapa para não inviabilizar suas atividades  principais ao definir limites muito baixos para itens essenciais. Lembre-se que a qualidade e o atendimento ao cliente são prioridade.
Como fazer:

• Calcule a média de cada gasto levantado no período.
• Considerando também uma projeção das vendas, defina os limites ou metas para cada item de gasto definindo como relevante para o controle.

 
DICA 4 – REDUZA SEUS GASTOS
Para aumentar a lucratividade não basta aumentar o preço de venda. Os gastos devem ser atacados também. Porém, alguns custos e despesas não podem ser eliminados, como os impostos e tributos. Outros podem ser reduzidos, como energia elétrica e viagens. A questão é saber onde e quanto reduzir sem afetar a qualidade do produto ou o atendimento ao cliente.

• Baseado no conhecimento e nos dados que agora você tem, pergunte-se onde é possível fazer o mesmo gastando menos.
• Evite desperdícios.
• Reavalie itens como horas-extras, contratos de fornecimento e material de consumo. 
• Modernize seus equipamentos para aumentar a produtividade e reduzir o consumo de energia elétrica ou insumos.

 
Ronara Dias Adorno
Administradora de Empresas; Mestre em Administração pela UFMG; Professora e palestrante nas áreas de estratégia, inovação, gestão de processos e gestão da qualidade; Sócia-fundadora da Ambiens Consultora Empresarial Ltda.