Dicas para fazer uma boa gestão de projetos

Para que uma empresa tenha uma gestão financeira com padrão de excelência, o ponto de partida é criar processos para que todas as áreas internas gerem dados financeiros de maneira estruturada, com base nos mesmos critérios ou parâmetros. Só assim uma equipe de liderança pode ter uma visão macro da empresa para tomar decisões estratégicas.

Porém, executar essa parametrização de dados nem sempre é fácil. Cada departamento tem processos específicos que, em geral, precisam ser reestruturados. Ou seja, uma solução aplicada, por exemplo, na área comercial provavelmente não trará resultados para a área de gestão de pessoas.

Dessa forma, torna-se necessário iniciar uma jornada de reestruturação em um ou mais departamentos. Para isso, criam-se projetos específicos, elaborados sob demanda para cada necessidade. A partir de metodologias e técnicas, definem-se os três pilares essenciais para a estruturação de um projeto: qual será o escopo do trabalho (o que precisa ser ajustado ou incrementado), qual prazo será necessário e, principalmente, qual será o custo total do projeto. Uma parte importante para sustentar esse projeto é mapear os Stakeholders, ou seja, todos que serão afetados direta ou indiretamente pelo mesmo. Afinal, o seu projeto tem mais chance de ter sucesso se alinhado com essas pessoas.

Outro ponto importante é que um projeto tem um começo, um meio e um fim, pois tem recursos financeiros, além do que geralmente são remanejados colaboradores que exercem outras funções para esse papel. Logo, eles provavelmente fazem falta em sua atividade principal. Ou seja, se ao longo da execução do projeto algum desses fatores for alterado, o projeto precisa ser reestruturado para não ser fadado ao fracasso. 

Indicadores, foco e engajamento

Para garantir que nada saia do controle, a equipe de gestão de cada projeto deve traçar indicadores ou métricas que permitam acompanhar sua evolução. A ideia dos indicadores não é burocratizar o processo ou dar mais trabalho aos envolvidos no projeto. Pelo contrário, servem para mostrar como foi cumprida cada etapa do projeto até que seu objetivo seja atingido. E, quando dá tudo certo, o processo de execução torna-se uma referência e pode ser replicado em outros projetos que venham a ser necessários. 

Há mais um aspecto que faz toda a diferença para que um projeto seja bem-sucedido: os colaboradores que contribuem com a execução precisam entender que ele trará melhorias para a empresa e facilitará suas atividades do dia a dia. Em geral, projetos vinculados à gestão financeira contemplam a implantação de sistemas e soluções on-line para o cadastro de informações. E, como toda novidade, pode gerar resistências, pois as pessoas já confiam na forma como era feito antes. Toda mudança é uma quebra de fluxo, de desapego no que sempre pareceu ser eficiente. Com isso, cuidar para que todos abracem o projeto pode trazer agilidade ao projeto sempre é muito importante.

Existem muitas metodologias para fazer a gestão de projetos. A mais conhecida é a do livro Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK, ou, em português, Guia para o Conjunto de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos), elaborado pela Project Management Institute (PMI). Considerar premissas básicas dessa reconhecida obra vale muito a pena, mas, acima de tudo, o plano de ação dos projetos de uma empresa precisa ser baseado em sua realidade, de maneira prática e objetiva, com o menor orçamento possível. 

Em resumo, sempre que uma empresa decide desenvolver um projeto, seja para fins de gestão financeira ou não, é importante que tenha um objetivo claro e um plano de ação detalhado. Se surgirem dúvidas para tirar um projeto “do papel”, pode ser interessante trazer um profissional especializado em projetos para dar um suporte técnico e garantir que o investimento no projeto traga bons resultados.