Qual é o principal desafio para fazer a gestão financeira de uma empresa?

Basta uma rápida busca no Google para encontrar diversos textos apontando quais são os maiores desafios para fazer a gestão financeira de uma empresa. Gestão de contas a pagar, gestão de contas a receber, controle de fluxo de caixa, administrar folha de pagamento, escolher uma tecnologia que agilize processos, lidar com auditorias e assim por diante. Eu podia fazer uma lista gigante de desafios aqui, mas prefiro apontar um só:

- O maior desafio da gestão financeira nas empresas é parametrizar dados!

Se uma empresa não consegue definir parâmetros, critérios ou padrões para fazer a gestão dos seus dados financeiros, terá dificuldades para estabelecer comparações e consolidar informações. E, sem dados financeiros confiáveis, dificilmente conseguirá tomar decisões assertivas ou elaborar um planejamento financeiro que seja sustentável a longo prazo.

Vamos a um exemplo prático. Imagine uma fábrica de produtos de limpeza. A equipe de contabilidade lança os dados num sistema próprio. A folha de pagamento dos funcionários está centralizada em um determinado centro de custo. O líder administrativo coloca os gastos com a manutenção de equipamentos, a compra de suprimentos e o contrato do fornecedor de logística no relatório mensal da área. O faturamento comercial não categoriza os produtos vendidos, mas “tudo bem”, a meta planejada é sempre superada.

O CEO da empresa está muito satisfeito com a lucratividade e a rentabilidade, mas sabe que precisa modernizar a fábrica e tomar uma decisão crucial: em qual linha de produção deve investir primeiro? Sabão em pó, detergente ou desinfetante?

Como ter uma resposta se ele não consegue visualizar de uma forma prática todos os custos e ganhos de cada uma delas? Ele não faz ideia de qual é o impacto dos funcionários da equipe de produção na folha de pagamento e menos ainda de cada setor da fábrica. Também desconhece qual é o potencial de entrega mensal de cada maquinário ou qual é a parcela de contribuição de cada produto no faturamento. Ele só recebe os dados financeiros compilados.

Por que isso acontece? Porque o maior desafio da gestão financeira foi desconsiderado na lista de prioridades da empresa. Os dados financeiros não conversam entre si. Não há parâmetros ou critérios pré-definidos para que todas as áreas apresentem seus resultados de forma que possam ser unificados ou comparados. Não há um sistema estruturado. Cada vez que o CEO precisa decidir os próximos passos, vários colaboradores passam dias e dias analisando relatórios e sistemas, cada um do seu jeito.

E como eu cheguei a essa conclusão? Porque vejo isso todos os dias na minha frente. Descasco esse “abacaxi numérico” em cada cliente da Égide Gestão Empresarial. Cansei de ver empresas passarem anos sem saber que uma linha de produção dava prejuízo porque estava sendo mascarada por outra que é muito mais lucrativa, pois os dados eram avaliados sempre juntos, afinal o time de vendas era um só e todos vendiam todos os produtos!

Às vezes me chamam para descobrir porque os números não batem … como resolver? E depois que encontram a resposta, vida que segue? Nem pensar. No meu ponto de vista, de quem olha de fora esses cenários, a única solução é dar vários passos para trás e praticamente reestruturar toda a gestão financeira quase do zero. É complicado, mas não é missão impossível.

O ponto de partida para parametrizar dados financeiros é ter clareza de onde se quer chegar.  Qual é a visão financeira macro que a liderança e o CEO precisam ter? Com base em quais informações desejam tomar suas decisões mais estratégicas? Com essa resposta em mãos, inicia-se a jornada de reestruturação e o desenvolvimento do negócio tem sua rota definida.

Tem uma expressão que eu gosto e uso muito nessas situações: arquitetura de informações! A primeira coisa que eu faço é me reunir com a liderança para arquitetar a muitas mãos um “mapa”. É uma estrutura visual para conectar os dados financeiros e fazer com que rodem de uma maneira integrada. Fazemos diversos quadros, esquemas, gráficos e afins até chegar num consenso de como categorizar cada informação.

Feito isso, traçamos um plano para seguir em frente. Pode ser que seja necessário criar projetos especiais para desatar nós em algumas áreas. Pode ser que seja rápido. Pode ser que demore. Tanto faz. O importante é questionar sempre - e o antes possível - se a tomada de decisões está sendo feita com base em dados financeiros confiáveis. Parametrização de dados = saúde financeira!