Do Caos da Falência ao Sucesso Disruptivo como a Gestão de Processos Pode Destruir ou Salvar sua Organização

Papel Determinante: Gestão de Processos no Caminho do Declínio ou do Sucesso

A gestão eficaz dos fluxos de processos tornou-se uma chave praticamente determinante para o sucesso de qualquer organização garantindo economia e agilidade na produção, dessa forma proporcionando benefícios significativos que otimizam o crescimento e a eficácia operacional.

Isso tudo não é novidade e apesar de não ser mais uma descoberta recente, a gestão de processos ainda circula de diversas formas entre os conceitos e teorias badalados da administração do século XXI. Isso evidencia conclusivamente o valor e a importância dessa prática dentro das organizações.

Entretanto, mesmo com a abundância de informações e instruções sobre o tema, a má gestão dos fluxos de processos ainda cerca a maioria das empresas do nosso país, figurando como um dos cavaleiros da falência.

Porque as consequências prejudiciais não se limitam à produtividade e à cadeia de valor, vai além e acaba manchando a reputação da empresa. Dessa forma os malefícios de uma má gestão são tão reais quanto os benefícios de uma boa gestão de processos.

Por exemplo é possível que você já tenha ouvido um colaborador reclamando que a empresa economiza ao máximo de um lado enquanto desperdiça recursos em outro ponto que nem sempre gera retorno. Esse exemplo é mais real do que se pensa e só ocorre quando o fantasma da má gestão dos fluxos de processos está próximo.

Já quando a empresa busca estabelecer uma boa gestão de processos os primeiros benefícios vêm através da identificação e eliminação de redundâncias, que geralmente resultam em desperdícios de recursos e gargalos. Isso leva a uma execução enxuta, mais rápida, econômica e eficaz das atividades operacionais.

Dessa maneira, a organização torna-se cada vez mais competitiva, buscando a excelência na gestão dos processos e trilhando um caminho em direção à melhoria contínua. Isso implica no desenvolvimento constante de processos para aprimorar métodos de produção e adaptar-se às mudanças no ambiente de negócios. 

A Medida do Sucesso: Como a Gestão Eficiente dos Processos Eleva o Patamar das Empresas

Independentemente do nicho e ramo da empresa, a boa gestão do fluxo de processos conduz a organização a um grau maior de maturidade e autoconhecimento, podendo aumentar a fatia de mercado dominada por ela.

Isso ocorre porque uma gestão eficaz alinha os processos operacionais com os objetivos estratégicos da organização, garantindo que cada atividade contribua para o sucesso do negócio como um todo.

Esse feito não se realiza em um passe de mágica; os processos precisam estar bem geridos para que a equipe seja mais produtiva, com menos falhas e uma alocação eficiente de recursos, contribuindo para uma produção mais rápida e de maior qualidade.

Esses fatores impactam diretamente a experiência do cliente, devido às reduções de erros, entregas mais rápidas, dentro do prazo, consistentes e com o menor número possível de falhas, contribuindo para um produto ou serviço mais barato que eleva a satisfação do cliente e, consequentemente, entrega um aumento na fidelização. 

Entre Desertos: Os Malefícios da Má Gestão de Processos Pode Ser a Ruína para a Sua Organização

As vantagens e o brilho da gestão eficiente dos processos são reais, não se limitando a artigos, revistas de negócios ou livros. Da mesma forma, os malefícios da má gestão são tão reais quanto os benefícios da boa gestão.

Porque a má gestão do fluxo de processos leva à ineficiência, ao desperdício de recursos e tempo, minando boa parte do poder competitivo da empresa. Isso resulta em custos adicionais e menor rentabilidade, menos lucro e poder de batalha para enfrentar o ecossistema do atual mercado desafiador.

Além disso, ao contrário da boa gestão, os processos mal geridos não resultam na fidelização de clientes e limitam as chances de entrega de produtos ou serviços de qualidade. Isso prejudica a reputação da empresa e pode levar à perda de capilaridade de mercado.

É importante frisar que, além dos clientes, a organização também perde seu principal recurso, que é o humano. Os colaboradores enfrentam frustrações quando lidam com processos desorganizados, manifestando-se na desmotivação, diminuição do engajamento e produtividade inferior ao esperado.

No início deste artigo, a má gestão dos fluxos de processos foi colocado junto do que eu chamo de cavaleiros da falência, pois a incapacidade de adaptar processos rapidamente, gastos desnecessários, gargalos na produção e fuga de talentos humanos resultam na perda de oportunidades de mercado.

Levando a um caminho obvio, quase como uma regra para as empresas que não conseguem inovar e acompanhar as demandas do mercado, pois todas elas correm o maior risco de deixar de existir. 

Do Percalço à Otimização: Estratégias para Melhorar a Gestão de Fluxo de Processos 

Após abordar diversos problemas, nesta última etapa da nossa leitura, vamos entender quais são as primeiras ações que uma empresa com um nível baixo de eficácia na gestão de fluxo de processos deve tomar para iniciar a otimização em sua gestão e, consequentemente, em todos os processos organizacionais.

Certamente, aqui não apresento uma receita infalível para aprimorar a gestão dos fluxos de processos da sua empresa, pois há uma infinidade de problemas internos que apenas o gestor conhece.

No entanto, se essas sugestões forem seguidas e adaptadas à realidade específica da sua empresa, podem representar o início de uma mudança positiva tão desejada. Portanto, vamos às sugestões passo a passo para otimizar a gestão dos processos.

O primeiro passo é o mapeamento dos processos, estágio em que serão identificados e documentados todos os processos existentes na organização, inclusive aqueles que são vistos como sem importância. Para isso, a gestão pode utilizar ferramentas básicas, como diagramas de fluxo, mapas de processos ou notações BPMN (Business Process Model and Notation), para representar visualmente os processos e garantir o entendimento de todo o fluxo.

O segundo passo é a análise de cada processo para identificar pontos de desperdício, ineficiência, gargalos e oportunidades de melhoria que possam mitigar os problemas, otimizando a forma como a empresa atende às demandas do mercado. Além disso, é fundamental avaliar o desempenho atual dos processos em termos de tempo, custo e qualidade.

O terceiro ponto é a definição dos objetivos e o estabelecimento de metas claras para cada processo, alinhadas aos objetivos estratégicos a curto, médio e longo prazo da organização. Para isso, é necessário definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) mais adequados ao modelo de negócio, possibilitando medir o sucesso e a eficiência dos processos internos.

O quarto passo é a padronização, pois é necessário estabelecer padrões e procedimentos para cada processo, garantindo consistência e conformidade. Isso envolve documentar as melhores práticas e criar manuais de procedimentos para replicar os padrões mesmo em meio a mudanças de equipe ou gerência, mantendo a consistência. 

O quinto passo é a conscientização da necessidade de treinamentos e capacitação. Compreender a importância de fornecer treinamentos adequados e de qualidade aos funcionários é garantir que compreendam os processos e as mudanças implementadas, mantendo a equipe motivada e desenvolvendo atualizações contínuas de melhoria.

O sexto passo é um ponto crítico e o calcanhar de Aquiles de muitas empresas, sendo aquilo que enfraquece toda a estrutura. Às vezes, é a coisa mais difícil de ser estabelecida pela organização: os chamados canais de comunicação para receber feedback dos funcionários e clientes sobre os processos. Portanto, é de extrema necessidade que a empresa tenha uma boa comunicação interna para que os dados e o feedback sirvam para descobrir onde realizar ajustes, de forma contínua ao longo do tempo.

O sétimo e último passo é a necessidade de estar sempre preparado para adaptar os processos conforme as necessidades do negócio evoluem. Embora seja um exagero usar a palavra "sempre", é extremamente importante ser flexível e aberto a ajustes para garantir que os processos continuem se moldando às necessidades do ecossistema da empresa, sem perder a eficácia e eficiência frente ao mercado.

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Referências

BORTOLOZZI JUNIOR, Flávio. Gestão de Processos: uma visão prática.

BURLTON, Roger T. Business Process Management: Profiting From Process. SAMS Journal, 2001.

DU PON, Jack A. G. The Impact of Business Process Management on Organizational Strategy. Journal of Organizational Transformation & Social Change, 2016.

SILVA, Andrea L. P. C. B. et al. BPMN - Notação e Modelagem de Processos de Negócio.